B2B Backoffice Advisor (m/w/d)

Westwing; New Munich (MN); Hybrid; USD 47,000 - 73,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

Hybrides Arbeiten

Wichtel-Kita & Elternunterstützung

Wellbeing-Support

Job summary

Westwing sucht eine/n B2B Backoffice Advisor in München, der/die unsere Geschäftskundenteams unterstützt, Anfragen bearbeitet, Bestellungen koordiniert und das After-Sales-Erlebnis verbessert.

Sie arbeiten eng mit Account Managern, Logistik und Finanzen zusammen, nutzen CRM/ERP-Systeme und KI-gestützte Prozesse, um Abläufe zu optimieren und Kundenservice auf hohem Niveau sicherzustellen. Hybrid-Arbeit mit drei Bürotagen pro Woche wird angeboten.

Qualifications

• Erste Erfahrung im Customer Care oder in einer serviceorientierten Rolle.
• Proaktive, hands-on Mentalität und strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (Telefon und E-Mail).
• Grundkenntnisse in CRM-/ERP-Systemen und sicherer Umgang mit MS Office; Zendesk von Vorteil.

Responsibilities

• Selbstständige Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen unserer Geschäftskunden entlang des gesamten Verkaufsprozesses und Unterstützung der Account Manager bei administrativen Aufgaben.
• Eigenverantwortliche Abwicklung von Bestellungen, Lieferungen, Reklamationen und Retouren in enger Zusammenarbeit mit internen Teams (Logistik, Vertrieb, Finanzen).
• Analyse und Aufbereitung von Kundenfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Angebots und unserer Prozesse.
• Mitarbeit an Projekten und Backoffice-Aufgaben mit Hands-on-Mentalität und der gezielten Nutzung von KI und Automatisierung zur Prozessoptimierung.
• Koordination von Lieferungen zwischen B2B-Kunden, Account Managern sowie internen Logistik- und Fulfillment-Teams zur termingerechten Abwicklung.

Skills

Kundenorientierung

Serviceorientierung

B2B-Erfahrung

Kommunikation

Tools

CRM/ERP-Systeme

Zendesk

Job description

JOIN OUR TEAM

Als B2B Backoffice Advisor bist du Teil unseres wachsenden Geschäftskundenteams und trägst maßgeblich dazu bei, unseren Kunden ein reibungsloses After-Sales-Erlebnis zu bieten. Du betreust unsere B2B-Kunden, beantwortest Anfragen, koordinierst Bestellungen und stellst während des gesamten Prozesses einen exzellenten Service sicher. Darüber hinaus unterstützt du unsere Account Manager bei administrativen Aufgaben im Backoffice und wirkst aktiv an der Optimierung interner Abläufe mit. Diese Position bietet dir die Chance, deine Karriere im Bereich Customer Care und After Sales zu starten oder weiter auszubauen. Die Position ist unbefristet und der Arbeitsort ist München.

WHAT YOU'LL DO

• Selbstständige Bearbeitung von schriftlichen und telefonischen Anfragen unserer Geschäftskunden entlang des gesamten Verkaufsprozesses und Unterstützung der Account Manager bei administrativen Aufgaben und im Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliche Abwicklung von Bestellungen, Lieferungen, Reklamationen und Retouren in enger Zusammenarbeit mit internen Teams (Logistik, Vertrieb, Finanzen), um reibungslose Abläufe sicherzustellen
• Analyse und Aufbereitung von Kundenfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Angebots und unserer Prozesse
• Mitarbeit an Projekten und Backoffice-Aufgaben mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und lösungsorientierten Denkweise sowie der gezielten Nutzung von KI und Automatisierung zur Prozessoptimierung
• Selbstständige und proaktive Koordination von Lieferungen zwischen B2B-Kunden, Account Managern sowie internen Logistik- und Fulfillment-Teams (Warehouse, WDS, Last Mile) zur Sicherstellung eines reibungslosen und termingerechten Ablaufs
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in logistischen Prozessen sowie aktive Einbringung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen in enger Zusammenarbeit mit relevanten Schnittstellen

YOU COME WITH

• Erste Erfahrung im Customer Care oder in einer anderen serviceorientierten Rolle, idealerweise im B2B-Umfeld
• Proaktive, hands-on Mentalität kombiniert mit einer strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (Telefon und E-Mail)
• Grundkenntnisse in CRM-/ERP-Systemen und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Zendesk von Vorteil
• Detailorientierten Arbeitsweise, Teamgeist und der Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen und dich weiterzuentwickeln
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (fließend) sowie sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil

WHY WESTWING

Wenn du ein Umfeld suchst, in dem Kreativität auf Ambition trifft, Ideen schnell Wirkung zeigen und Menschen Raum bekommen, um zu wachsen – dann bist du bei uns genau richtig.

Wir bauen die Superbrand im Bereich Design auf – gemeinsam mit einem Team, das die Zukunft des schönen Wohnens mitgestaltet.

Was dich bei uns erwartet:

• Ein inspirierendes, internationales Umfeld, das dich ermutigt, Verantwortung zu übernehmen, zu wachsen und deinen eigenen Weg zu gehen
• Eine Kultur des Vertrauens, der Offenheit und der Zusammenarbeit, geprägt durch regelmäßige All-Hands, Q&As und echten Austausch auf Augenhöhe
• Hybrides Arbeiten mit 3 Bürotagen pro Woche – für Teamspirit, schnelle Entscheidungen und kreativen Flow
• Bis zu 4 Wochen im Jahr Work-from-Anywhere – weil neue Orte neue Inspiration bringen
• 30 Urlaubstage – Zeit, um aufzutanken und Neues zu entdecken
• Ein wunderschönes, zentrales und hundefreundliches Büro mit inspirierenden Räumen, sonniger Terrasse und vielen Lieblingsplätzen zum Austauschen
• Exclusive Team-Benefits: 40 % Rabatt auf die Westwing Collection, 20 % auf Drittmarken, 20% Family-&-Friends-Rabatt auf die Westwing Collection und Gutscheine zu besonderen Anlässen
• Teamrituale, die verbinden – Movie Nights, Oktoberfest, Sommer- & Winterfeste und vieles mehr
• Wellbeing-Support mit Mental-Health-Ressourcen, Sportangeboten und Vorsorgeprogramme
• Nachhaltige Mobilität mit ÖPNV-Vorteilen – weil Bewegung wichtig ist
• Unterstützung für Eltern: unsere eigene Westwing Wichtel-Kita und eine Partnerschaft mit Elly & Stoffl
• Ein jährlicher Social Impact Day, an dem du dich für ein Herzensprojekt engagieren kannst – weil Menschlichkeit unsere Stärke ist

ABOUT US

Westwing, Europas #1 im Beautiful Living E-Commerce, ist in 20+ europäischen Ländern vertreten und hat im Jahr 2025 ein GMV (Bruttowarenvolumen) von EUR 507 Mio. erwirtschaftet. Als Europas Premium One-Stop Destination für Designliebhaber bietet Westwing ein einzigartiges Markenerlebnis mit einem kuratierten Sortiment aus der Westwing Collection und Drittmarken. Die integrierte Plattform vereint Shop, Daily Specials, Stores, B2B Services (Westwing Business) und den Westwing Design Service. Westwings Team arbeitet zusammen an dem gemeinsamen Ziel "Excite people to create homes that unlock the full beauty of life". Westwing wurde 2011 gegründet, hat seinen Hauptsitz in München und ist seit Oktober 2018 an der Frankfurter Börse gelistet. Als…