Assistent Projectleider

KBenP; Holland, Northern (MI, KY); Hybrid; USD 64,000 - 87,000; Full time

Job summary

KBenP zoekt een Assistent Projectleider die onderdeel uitmaakt van de programmacommissie en support levert aan de programmadirecteur en projectmanagers. Je bereidt, coördineert en bewaakt de integrale project- en programmaplanning en stemt werkzaamheden af met interne disciplines en externe stakeholders.

Je werkt nauw samen met diverse vakdisciplines, rapporteert voortgang en ondersteunt bestuurlijke besluitvorming, verslaglegging en notuleren van overleggen binnen de programmagestructuur.

Responsibilities

• Opstellen, beheren en actualiseren van integrale programma- en projectplanningen in MS Project en Excel.
• Ondersteunen van de programmadirecteur en projectmanagers bij de uitvoering van het programma.
• Vertalen van programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen, inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Signaleren van afwijkingen, risico's en knelpunten en hierover rapporteren aan het programmateam.
• Afstemmen van werkzaamheden en planningen met interne disciplines en externe stakeholders.
• Opstellen van managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van ambtelijke en bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van actiepunten en besluitvorming voortvloeiend uit overlegstructuren.
• Uitvoeren van werkzaamheden conform de binnen het programma geldende werkwijzen, richtlijnen en procedures.

Tools

MS Project

Excel

Job description

Voor een complexe gebiedsontwikkeling zijn wij op zoek naar een Assistent Projectleider die onderdeel uitmaakt van de programmaorganisatie en daar ondersteunend werkzaam is aan de programmadirecteur en projectmanagers. De Assistent Projectleider vervult binnen het programmateam een centrale rol bij het voorbereiden, coördineren en bewaken van de integrale project- en programm planning.De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatiestructuur van het programma. De Assistent Projectleider stemt werkzaamheden af met de programmadirecteur, projectmanagers en diverse interne vakdisciplines. Prioriteiten, planning en resultaten worden vastgesteld binnen het programmateam en de werkzaamheden vinden plaats binnen de geldende processen, kaders en besluitvormingsstructuren van de organisatie.In deze rol fungeer je als centraal aanspreekpunt voor de bestuurlijke planning en ondersteun je de programmaorganisatie bij het realiseren van de ontwikkeldoelstellingen. Je draagt zorg voor een actuele, betrouwbare en inzichtelijke planning en levert input voor bestuurlijke besluitvorming, voortgangsrapportages en overlegstructuren.Je werkt nauw samen met collega's vanuit ruimtelijke ordening, vastgoed, civiele techniek, verkeer en onderwijs en hebt regelmatig contact met externe stakeholders zoals ontwikkelaars, aannemers, nutsbedrijven en maatschappelijke partners. Daarbij opereer je binnen de kaders van het programma en leg je verantwoording af aan de programmadirecteur en de verantwoordelijke projectmanagers.Daarnaast vervul je de rol van secretaris van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Hierbij ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van agenda's, verslaglegging, het bewaken van actiepunten en de administratieve ondersteuning van de besluitvorming.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen, beheren en actualiseren van integrale programma- en projectplanningen in MS Project en Excel.
• Ondersteunen van de programmadirecteur en projectmanagers bij de uitvoering van het programma.
• Vertalen van programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen, inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Signaleren van afwijkingen, risico's en knelpunten en hierover rapporteren aan het programmateam.
• Afstemmen van werkzaamheden en planningen met interne disciplines en externe stakeholders.
• Opstellen van managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van ambtelijke en bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van actiepunten en besluitvorming voortvloeiend uit overlegstructuren.
• Uitvoeren van werkzaamheden conform de binnen het programma geldende werkwijzen, richtlijnen en procedures.