Assistent Office Manager

ZJA I Architects & Engineers; Indiana (PA); On-site; USD 37,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Dynamische werkomgeving

Competitief salaris

Ontwikkeling en groei

Job summary

ZJA I Architects & Engineers is een toonaangevend bureau waar teamspirit en creativiteit centraal staan. Voor ons kantoor zoeken we een Assistent Office Manager die de dagelijkse operationele processen soepel laat verlopen en het team ondersteunt met diverse administratieve taken.

Je bent verantwoordelijk voor receptie, vergaderondersteuning en het organiseren van interne bedrijfsactiviteiten. Een proactieve houding, goede organisatorische vaardigheden en vloeiende communicatie in het Nederlands

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO/HBO-opleiding, bij voorkeur in Office Management of een gerelateerd vakgebied.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Sterke communicatieve vaardigheden (EN/NL), zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken.
• Flexibiliteit en multitasking in een snel veranderende omgeving.
• Teamspeler.

Responsibilities

• Beheer van de receptie, inclusief het verwelkomen van bezoekers, beantwoorden van telefoongesprekken en beheren van inkomende e-mail.
• Ondersteunende werkzaamheden voor vergaderingen, inclusief reserveren van parkeerplaatsen en vergaderruimtes.
• Organiseren van bureau- en zakelijke bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij administratieve taken zoals inkomende facturen en kantoorbenodigdheden.
• Mede-organiseren van ontbijtsessies, teamdiners, excursies en sociale activiteiten.
• Samenwerken met het management om bedrijfsprocessen te verbeteren en efficiëntie te bevorderen.

Skills

Organisatievaardigheden

Communicatie EN/NL

Proactieve houding

Multitasken

Teamspeler

Education

MBO/HBO-opleiding Office Management

Tools

Microsoft Office

Job description

Teamspeler.

Wij zijn ZJA. Architecten, ingenieurs onderzoekers en uitvinders.

Opgericht in 1990 is ZJA inmiddels uitgegroeid tot een architectenbureau met meer dan 40 medewerkers. Wij werken aan uiteenlopende (inter)nationale projecten op met name het gebied van infrastructuur, sport en vrije tijd.Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een Assistent Office Manager.

Het constructieve en het creëren van ruimtes - het oplossen en ontwerpen - gaan bij ZJA hand en hand. In die zoektocht naar de beste combinatie van techniek en esthetiek maken zowel duurzaamheid als innovatieve technologieën, zoals parametrisch ontwerp, integraal deel uit van ons ontwerpproces. Op ons bureau doen we meer dan alleen ontwerpen. Want de mooiste dingen maak je als je dingen deelt, en samen plezier hebt in je vak.

Als Assistent Office Manager Ben Je Medeverantwoordelijk Voor Het Soepel Laten Verlopen Van De Dagelijkse Operationele Activiteiten Van Ons Bureau. Je Bent De Spil Van De Organisatie En Ondersteunt Het Team Op Diverse Gebieden. Jouw Taken Omvatten Onder Andere

• Beheer van de receptie, inclusief het verwelkomen van bezoekers, beantwoorden van telefoongesprekken en beheren van inkomende algemene e-mailberichten.
• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor vergaderingen, zowel intern als met klanten, inclusief het reserveren van parkeerplaatsen en vergaderruimtes en faciliteren van de benodigde voorzieningen.
• Organiseren van bureau- en zakelijke bijeenkomsten.
• Ondersteunen van het personeel bij administratieve taken, waaronder het verwerken van inkomende facturen, beheren van kantoorbenodigdheden en faciliteren van dagelijkse operationele behoeften.
• Mede-organiseren van ontbijtsessies met presentaties, team-diners op kantoor, excursies, feesten, borrels en andere activiteiten die bijdragen aan een positieve werksfeer en een team-spirit.
• Samenwerken met het management om bedrijfsprocessen te verbeteren en efficiëntie te bevorderen.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde MBO/HBO-opleiding, bij voorkeur in Office Management of een gerelateerd vakgebied,
• Aantoonbare ervaring als assistent Office Manager, bij voorkeur binnen een creatieve omgeving of architectenbureau,
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail,
• Sterke communicatieve vaardigheden (EN/NL), zowel mondeling als schriftelijk,
• Bekendheid met administratieve software en Microsoft Office-toepassingen,
• Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken,
• Flexibiliteit en het vermogen om te multitasken in een snel veranderende omgeving,
• Teamspeler.

Wat bieden wij...

• Een dynamische werkomgeving binnen een creatief en gepassioneerd team.
• Competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van CAO voor architectenbureaus.
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en groei.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.