Administrative Assistant / Receptionist, 3171

Cypress HCM; Boise (ID); On-site; USD 35,000 - 55,000; Full time

Job summary

Ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Luftfahrt sucht einen engagierten Verwaltungsassistenten, der die reibungslose Abwicklung von administrativen Aufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind Sie das Gesicht des Unternehmens, das Reisende und Besucher empfängt und eine zentrale Rolle in der Organisation von Teammeetings und Veranstaltungen spielt. Sie werden auch dafür verantwortlich sein, die Sicherheit und Effizienz im Büro zu gewährleisten, während Sie mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um einen erstklassigen Service zu bieten. Wenn Sie eine Leidenschaft für hervorragenden Kundenservice haben und in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifications

• Erfahrung in der Kundenbetreuung und im Empfangsbereich.
• Fähigkeit zur effizienten Organisation und Kommunikation.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Reisenden und Besuchern.
• Koordination von Ankünften und Sicherheitsprotokollen.

Skills

Kundenservice

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeiten

Microsoft Office 365

Education

Abschluss in einem relevanten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung

Tools

PFM-Professional Flight Management

Microsoft Office

Job description

Administrative Assistant / Receptionist, 3171
As an Aviation Administrative Receptionist supporting Corporate Aviation in Boise, Idaho, you will perform entry-level administrative support through efficient organization and communication skills in this differentiated environment. This role offers an opportunity to contribute meaningfully to the smooth operations of processes and activities within the department while expanding the scope of the receptionist position.

Administrative Receptionist Duties

1. Receive and host travelers, visitors, and contractors.
2. Coordinate arrivals of packages, rental cars, and catering.
3. Uphold security protocols for site access and ensure safety standards are followed.
4. Distribute incoming communications, identify priorities, and respond to inquiries through appropriate channels.
5. Assist with organizing team meetings and site events; coordinate catering as needed.
6. Support new employee onboarding activities, including ordering equipment for new hires.
7. Serve as a support liaison to Executive Admins across various departments and sites.
8. Schedule maintenance and repairs for site buildings, area offices, and equipment.
9. Monitor office supplies and printer items; reorder as needed.
10. Manage hangar and aircraft stock inventory; organize stock areas and order supplies as necessary.
11. Process expense reports efficiently and maintain budget consciousness.

Aviation Operations Support

1. Utilize PFM-Professional Flight Management software.
2. Maintain passenger PFM profiles and update traveler preferences promptly.
3. Post all flight expenses accurately to PFM records.
4. Compile PFM data for business reviews.
5. Prepare presentations and reports using Microsoft Office.

Attributes

• Professional and polite customer service skills.
• Excellent time management and results-driven attitude.
• Ability to interact effectively with team members at all organizational levels.
• Outstanding written and verbal communication skills.
• Understanding of Microsoft Office 365 applications.
• An associate’s degree preferred or equivalent job experience.