Administrador de Oficina (CDMX)

Simplot Company; Hidalgo, Northern (TX, KY); Hybrid; USD 11,000 - 14,000; Full time

Job summary

Simplot Company busca un/a profesional para brindar apoyo administrativo integral en la operación de México, coordinando administración de oficinas, comunicaciones internas y gestión de instalaciones desde una sede en Miguel Hidalgo. Bajo supervisión limitada, colaborarás con el liderazgo local y áreas corporativas para garantizar servicios y procesos eficientes.

La posición requiere experiencia en administración, manejo de proveedores y coordinación de eventos, con sólida orientación al

Qualifications

• Licenciatura en áreas afines.
• 3–5 años de experiencia en administración de oficinas.
• Inglés básico deseable; bilingüe es altamente deseable.

Responsibilities

• Administrar operaciones diarias de la oficina, compras de suministros y materiales necesarios.
• Coordinar relaciones con la administración del edificio y proveedores externos para asegurar instalaciones en óptimas condiciones.
• Gestionar teléfonos celulares corporativos, la flota y otros recursos asignados a la operación.
• Asegurar salas de juntas y espacios de trabajo disponibles y en óptimas condiciones para reuniones y presentaciones.
• Procesar comprobantes, viáticos, vales y facturas, garantizando su correcta validación y pago oportuno.
• Coordinar reuniones y logística de eventos internos, including viajes y hospedaje.
• Gestionar la experiencia de visitantes y coordinación de itinerarios y transporte.
• Apoyar iniciativas de reconocimiento y coordinación de comunicaciones y atenciones especiales.
• Inducción de nuevos colaboradores y enlace con Seguridad y Salud Ocupacional.
• Colaborar con TI para requerimientos de hardware, software y telefonía.
• Apoyar procesos de incorporación y baja de personal con asignación de equipos.
• Mantener actualizados procedimientos y documentación administrativa.
• Brindar soporte al liderazgo local y enlace con RRHH y Finanzas.

Skills

Relaciones con stakeholders

Gestión de prioridades

Comunicación efectiva

Trabajo en equipo

Proactividad

Education

Licenciatura en Administración de Empresas

Tools

Microsoft Office

Excel

Sistemas de gestión administrativa

Job description

Responsable de proporcionar apoyo administrativo integral a los equipos de la operación en México. Bajo supervisión limitada, este puesto coordina y organiza actividades relacionadas con administración de oficinas, comunicación interna, gestión de instalaciones, soporte a equipos de trabajo y proyectos asignados, además de brindar apoyo al equipo de liderazgo local.

Responsabilidades Principales

• Administrar las operaciones diarias de la oficina, incluyendo la compra de suministros, alimentos, bebidas y materiales necesarios.
• Coordinar la relación con la administración del edificio y proveedores externos para garantizar el adecuado mantenimiento, limpieza y funcionamiento de las instalaciones.
• Gestionar los teléfonos celulares corporativos, la flotilla vehicular y otros recursos asignados a la operación.
• Asegurar que las salas de juntas, equipos y espacios de trabajo se encuentren disponibles y en óptimas condiciones para reuniones y presentaciones.
• Procesar comprobantes, viáticos, vales y facturas, garantizando su correcta validación y pago oportuno.
• Coordinar reuniones, eventos internos, actividades fuera de las instalaciones y logística relacionada, incluyendo reservaciones, viajes, hospedaje y servicios de alimentación.
• Gestionar la experiencia de visitantes corporativos y externos mediante la coordinación de itinerarios, transporte, hospedaje y otros servicios necesarios.
• Apoyar iniciativas de reconocimiento para colaboradores y clientes, así como la coordinación de comunicaciones y atenciones especiales.
• Coordinar la inducción de nuevos colaboradores y servir como enlace con los equipos locales de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Colaborar con el área de Tecnologías de la Información para atender requerimientos de hardware, software, telefonía móvil y otros servicios tecnológicos.
• Apoyar los procesos de incorporación y baja de personal mediante la asignación y recuperación de equipos de trabajo.
• Mantener actualizados los procedimientos, registros y documentación administrativa de la oficina.
• Brindar soporte administrativo al equipo de liderazgo local y fungir como enlace con áreas corporativas, incluyendo Recursos Humanos y Finanzas.

Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Negocios, Recursos Humanos o área afín. (Altamente deseable, aunque no indispensable)

Experiencia Relevante

• Deseable contar con 3-5 años o más de experiencia en administración de oficinas, soporte ejecutivo, coordinación administrativa o posiciones similares.
• Experiencia en la gestión de proveedores, coordinación de eventos corporativos y administración de instalaciones.
• Experiencia deseable en sistemas administrativos y financieros.

Conocimientos y Habilidades

• Excelentes habilidades para construir y gestionar relaciones con distintos grupos de interés.
• Experiencia en sistemas de administración de oficinas, tanto físicos como digitales.
• Manejo avanzado de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Teams y Outlook.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera simultánea en un entorno dinámico.
• Enfoque de trabajo proactivo, flexible y orientado al servicio.
• Experiencia deseable en sistemas de procesamiento financiero.
• Bilingüe en español e inglés (oral y escrito) altamente deseable, aunque no indispensable para ser considerado(a) para la posición.
• Alto nivel de organización, planeación y atención al detalle.

Competencias

• Capacidad para desarrollar relaciones de trabajo colaborativas y productivas con equipos locales y regionales.
• Excelentes habilidades de administración del tiempo y organización.
• Capacidad para gestionar diversas prioridades simultáneamente y tomar decisiones de acuerdo con su importancia y urgencia.
• Habilidades de comunicación efectiva para compartir información, generar soluciones y alcanzar resultados.
• Orientación a la mejora continua mediante la optimización de procesos y prácticas de trabajo.

Location(s):GF Sales Office - Miguel Hidalgo