Adjoint(e) administratif(-ve) principal(e)

Caisse de dépôt et placement du Québec; New York, Northern (NY, KY); Hybrid; USD 95,000 - 130,000; Full time

Job summary

La Caisse de dépôt et placement du Québec, groupe d’investissement mondial, recherche un adjoint administratif principal pour soutenir la directrice des opérations mondiales – Amériques à New York.

Vous gérerez des agendas complexes sur plusieurs fuseaux horaires, coordonnerez des réunions et des déplacements nationaux et internationaux, et assurerez la continuité opérationnelle de l’équipe, avec discrétion et fiabilité reconnues.

Qualifications

• Dix années d’expérience ou plus dans un rôle de soutien administratif auprès de la haute direction.
• Excellente maîtrise de l’organisation et de la priorisation des activités.
• Capacité à travailler avec discrétion et fiabilité dans un environnement sensible.

Responsibilities

• Gérer des agendas complexes et multi-fuseaux horaires pour la direction.
• Coordonner des réunions et des instances de gouvernance avec de multiples parties prenantes.
• Organiser des déplacements nationaux et internationaux et assurer la préparation des déplacements.

Skills

Anglais (oral et écrit)

Discrétion

Organisation

Gestion d’agendas

Tools

Microsoft Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Concur

Job description

**Devenez un actif pour la collectivité!**Faites partie d’un groupe mondial d’investissement et ressentez la fierté de contribuer à bâtir un avenir durable.À La Caisse :* On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale.* On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.* On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir.* On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission.Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats.## **Description d'emploi**Relevant de la directrice des opérations mondiales – Amériques, l’adjoint(e) administratif(-ve) principal(e) assure un soutien administratif de haut niveau à une équipe basée à New York, composée de deux à trois membres de la direction ainsi que de professionnel(le)s en investissement.À titre de ressource clé reconnue pour sa fiabilité et sa discrétion, cette personne assume un rôle déterminant dans la gestion d’agendas complexes, l’organisation des déplacements des membres de la direction et la coordination des activités de gouvernance. Elle agit également comme levier de continuité opérationnelle en assurant une capacité de relève au sein d’une équipe de cinq professionnel(le)s en soutien administratif.**Ce que vous ferez*** Offrir un soutien administratif de haut niveau à la direction, incluant deux à trois membres de la direction et la directrice des opérations mondiales – Amériques;* Gérer des agendas hautement complexes et en constante évolution dans plusieurs fuseaux horaires, en assurer la priorisation et optimiser la séquence des activités;* Coordonner des rencontres de haut niveau, des comités complexes et des instances de gouvernance impliquant de multiples parties prenantes internes et externes;* Anticiper et résoudre de manière autonome les conflits d’horaire, en faisant preuve de jugement et de discrétion;* Assurer la coordination des cycles récurrents des membres de la direction et des comités, veiller à leur bon déroulement et à leur préparation;* Organiser des déplacements d’affaires complexes, tant nationaux qu’internationaux, incluant des itinéraires multisegments et des ajustements fréquents de dernière minute;* Assurer une continuité de service lors des absences et des périodes de pointe.**Ce qui vous distingue*** Faire preuve d’un professionnalisme, d’une discrétion et d’un jugement irréprochables;* Démontrer un haut niveau de fiabilité, de ponctualité et de responsabilisation;* Faire preuve d’un souci du détail rigoureux et assurer une exécution constante de haute qualité;* Démontrer un fort sens de l’appropriation et du suivi;* Adopter une approche calme, structurée et orientée vers les solutions, et ce, dans un environnement sous pression;* Démontrer un esprit d’équipe marqué et une approche collaborative;* Adopter une attitude proactive, adaptable et orientée vers le service.**Ce que vous apportez*** Détenir plus de dix années d’expérience dans un rôle de soutien administratif auprès de la haute direction;* Démontrer une expertise avancée dans la gestion d’agendas complexes et la coordination de déplacements de haut niveau;* Maîtriser de façon avancée Microsoft Outlook pour la gestion d’horaires complexes, ainsi que Word, Excel et PowerPoint;* Posséder une expérience avec Concur ou tout autre outil de gestion des dépenses et des déplacements (un atout);* Avoir évolué dans un environnement professionnel dynamique, idéalement dans les services financiers et dans un contexte international;* Démontrer une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;* Avoir une connaissance du français (un atout).*Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse!***Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.**La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.