Yönetici Asistanı

DIGIVEGA®; Kâğıthane; On-site; TRY 180,000 - 300,000; Full time

Job summary

Digivega ofisi için üst düzey yöneticileriyle günlük iş akışını yönetecek, ajanda ve toplantı organizasyonlarını koordine edecek bir Yönetici Asistanı aranıyor. Müşteriler ve iş ortaklarıyla profesyonel iletişim kuracak, süreçlerin takibini sağlayacak bir ekip arkadaşıdır.

İyi organizasyon becerisi, güçlü iletişim ve takip yeteneği olan, İngilizceyi yazılı/sözlü kullanabilen adaylar tercih edilir. Office 365 ve Google Workspace deneyimi değerli; gizli bilgileri güvenli şekilde yönetebilme

Qualifications

• İş geliştirme konularında tecrübe.
• Tercihen 3–5 yıl deneyimli
• Yönetici asistanlığı ve kurumsal iletişim konusunda deneyimli
• Telefon, e-posta ve yüz yüze iletişimde güçlü
• İyi seviyede sözlü ve yazılı İngilizce
• MS Office ve Google Workspace araçlarını etkin kullanabilen
• Dijital araçları ve AI teknolojilerini günlük iş süreçlerinde kullanmaya açık

Responsibilities

• Yönetici ajandasını ve günlük iş akışını planlayıp takip etmek
• Toplantı, görüşme, seyahat ve organizasyon süreçlerini koordine etmek
• Müşteriler, iş ortakları ve diğer paydaşlarla profesyonel iletişim kurmak
• Toplantı randevularının alınması ve toplantı organizasyonlarının gerçekleştirilmesi
• Gerektiğinde ekipleri ve yöneticileri bilgilendirmek ve hazırlıkları koordine etmek
• Toplantı kararları ve sonraki adımları takip etmek
• Gerekli iletişim ve follow-up süreçlerini yürütmek
• Gizli ve hassas bilgileri güvenli şekilde yönetmek
• Günlük operasyonel ihtiyaçlara destek olmak
• İlgili kişilerle iletişim ve koordinasyonu sağlamak

Skills

İş Geliştirme Tecrübesi

Yönetici Asistanlığı

İletişim Becerileri

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Digivega yönetimine doğrudan bağlı çalışacak; günlük yönetici süreçlerini, toplantı ve ajanda organizasyonunu yönetecek, aynı zamanda müşteriler ve iş ortaklarıyla yürütülen iletişim ve takip süreçlerinde aktif rol alacak bir Yönetici Asistanı arıyoruz.

Aradığımız ekip arkadaşının güçlü bir organizasyon ve takip yeteneğinin yanı sıra, insan ilişkileri ve iletişim konusunda da başarılı olmasını önemsiyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Yönetici ajandasının ve günlük iş akışının planlanması ve takibi
• Toplantı, görüşme, seyahat ve organizasyon süreçlerinin koordine edilmesi
• Mevcut ve potansiyel müşteriler, iş ortakları ve diğer paydaşlarla telefon, e-posta ve mesaj yoluyla profesyonel iletişim kurulması
• Müşterilerden toplantı randevularının alınması, uygun zamanların koordine edilmesi ve toplantı organizasyonlarının gerçekleştirilmesi
• Planlanan görüşmeler öncesinde ilgili ekiplerin ve yöneticilerin bilgilendirilmesi ve gerekli hazırlıkların koordine edilmesi
• Toplantı sonrasında alınan kararların, açık konuların ve sonraki adımların takip edilmesi
• Müşterilerden beklenen bilgi, brief, geri dönüş veya onayların düzenli olarak takip edilmesi
• Gönderilen teklif, sunum ve dokümanların ardından gerekli iletişim ve follow-up süreçlerinin yürütülmesi
• Gerektiğinde ilgili kişilere hatırlatma yapılması ve süreçlerin sonuçlanana kadar takip edilmesi
• Yönetici, müşteri ve şirket içindeki ilgili ekipler arasındaki iletişim ve koordinasyonun sağlanması
• Yönetimin günlük operasyonel ihtiyaçlarına destek verilmesi
• Gizli ve hassas bilgilerin profesyonel ve güvenilir şekilde yönetilmesi

Aradığımız Profil

• İş geliştirme konularında tecrübeli
• Tercihen benzer pozisyonlarda en az 3–5 yıl deneyimli
• Yönetici asistanlığı ve kurumsal iletişim konusunda deneyimli
• Telefon, e-posta ve yüz yüze iletişimde güçlü
• İnsanlarla kolay iletişim kurabilen ve profesyonel ilişki geliştirebilen
• Randevu alma, görüşme organize etme ve takip konusunda başarılı
• İletişim ve ikna kabiliyeti yüksek
• Gerektiğinde nazik ancak kararlı biçimde takip yapabilen
• Organizasyon ve zaman yönetimi konusunda güçlü
• Aynı anda birden fazla süreci düzenli şekilde takip edebilen
• Detaylara önem veren ve sonuç odaklı
• İnisiyatif alabilen ve bir sonraki adımı öngörebilen
• İyi seviyede sözlü ve yazılı İngilizce
• Microsoft Office ve Google Workspace araçlarını etkin kullanabilen
• Dijital araçları ve AI teknolojilerini günlük iş süreçlerinde kullanmaya açık

Nasıl Bir Ekip Arkadaşı Arıyoruz?

Sadece ajandayı yöneten değil, işlerin ilerlemesini sağlayan bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Bir görüşme yapılması gerekiyorsa doğru kişiyle iletişime geçebilen, randevuyu organize eden ve toplantının gerçekleşmesini sağlayan;

bir müşteriden geri dönüş bekleniyorsa süreci takip eden;

bir toplantı sonrasında yapılması gereken işler varsa ilgili kişileri koordine eden;

yöneticinin günlük iş yükünü azaltırken hiçbir önemli konunun gözden kaçmamasını sağlayan bir çalışma arkadaşı.

Bu pozisyonun temelinde güçlü iletişim, organizasyon, takip ve güven bulunuyor.