OFFICE MANAGER (F/H)

Zmirov; Singapore; Hybrid; SGD 36,000 - 54,000; Full time

Job summary

Zmirov recherche un(e) Responsable administratif/Coordinateur(trice) de bureau pour assurer le bon fonctionnement des locaux et l’environnement de travail à Singapour.

Vous gérerez les espaces, les équipements Mac et le planning, tout en veillant au respect des procédures et à la sécurité. Poste sur site, permanent et sans télétravail, avec organisation des déplacements et des événements.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Expérience en agence ou environnement créatif apprécié.
• Bonne organisation et sens du relationnel.
• Capacité à travailler en autonomie et à prioriser.

Responsibilities

• Veiller au bon état des bureaux et espaces communs ;
• Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou d’aménagement ;
• Organiser les interventions de maintenance et assurer leur suivi ;
• Gérer les clés, badges, accès et éventuels dispositifs de sécurité ;
• Suivre les contrats liés à la maintenance des locaux (chaudière, climatisation, transporteur …) ;
• Participer à l’aménagement et à l’optimisation des espaces de travail ;
• S’assurer du respect des règles de sécurité et des procédures internes ;
• Assurer la gestion du planning du flex office (toutes les 2 semaines) ;
• Réservation de vols/hôtels pour les déplacements (via FairJungle) ;
• Assurer l’accueil physique de l’agence (déjeuner et fermeture agence) ;
• Organisation des Portes ouvertes (Press day) de l’agence (3 fois/an)

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Réactivité

Relationnel

Discrétion

Diplomatie

Gestion du planning

Tools

Mac management tools

Job description

Véritable point de coordination de la vie interne de l’agence, vous veillez au bon fonctionnement des bureaux, assurez le suivi logistique et opérationnel de l’environnement de travail.

Au sein du Pôle Administratif de l’agence et en coopération avec l’ensemble de ses collaborateurs, vous aurez la charge les missions suivantes :

Gestion des locaux et vie d’agence

• Veiller au bon état général des bureaux et des espaces communs ;

• Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou d’aménagement ;

• Organiser les interventions de maintenance et assurer leur suivi ;

• Gérer les clés, badges, accès et éventuels dispositifs de sécurité ;

• Suivre les contrats liés à la maintenance des locaux (chaudière, climatisation, transporteur …) ;

• Participer à l’aménagement et à l’optimisation des espaces de travail ;

• S’assurer du respect des règles de sécurité et des procédures internes ;

• Assurer la gestion du planning du flex office (toutes les 2 semaines) ;

• Réservation de vols/hôtels pour les déplacements (via FairJungle).

Gestion des prestataires et des fournitures

• Assurer la logistique des cadeaux clients : commandes, préparation et envois ;

• Gérer les stocks de dotations (presse et influenceurs) entreposés à l’agence, réceptionner et contrôler les livraisons ;

• Gérer les fournitures de bureaux, consommables, produits d’entretien et équipements communs ;

• En charge de la gestion du parc informatique Mac, en collaboration avec l’entreprise prestataire ;

• Anticiper les besoins et passer les commandes ;

• Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats, fournisseurs et dépenses ;

• Respecter les budgets et signaler les éventuels écarts ;

• Participer à la négociation ou à la renégociation des contrats.

Accueil

• Assurer l’accueil physique de l’agence (déjeuner et fermeture agence) ;

• Organisation des Portes ouvertes (Press day) de l’agence (3 fois/an) : préparation et organisation avec les équipes, commande d’équipements, coordination avec la scénographe.

Vous disposez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire. Une première expérience en agence ou dans un environnement créatif est un véritable atout ;Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, autonome, réactive et dotée d’un excellent relationnel ;Vous avez un grand sens de l’organisation ;Vous savez faire preuve de diplomatie et de discrétion ;Vous êtes doté.e d’un grand sens de l’organisation ;Ce poste n’est pas éligible au télétravail.