Utredningssekreterare

Vårgårda kommun; Vårgårda kommun; On-site; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Vårgårda kommun söker en utredningssekreterare som stöder den politiska organisationen genom att samordna ärendeprocessen, planera sammanträden och säkerställa hög kvalitet i beslutsunderlag. Du arbetar i kanslienheten och samverkar med nämnder, tjänstepersoner och politiker.

Du har relevant utbildning inom offentlig förvaltning och erfarenhet av registratur eller ärendehantering. En diplomatisk kommunikatör med helhetsperspektiv och god svenska uppskattas starkt.

Qualifications

• Relevant eftergymnasial utbildning inom offentlig förvaltning eller likvärdigt område.
• Du har god förmåga att kommunicera tydligt i tal och skrift.
• Du har serviceinriktning och förmåga att arbeta strukturerat i ett högt tempo.

Responsibilities

• Samordna ärendeprocessen för nämnder och säkerställa kvalitets- och efterlevnadsnivå i handlingar.
• Ge råd och service till tjänstepersoner och politiker samt delta i sammanträden och presidieberedningar.
• Leda nämndsamordning och uppföljning av beslut samt stödja chefer och handläggare med dokumentationsarbete.

Skills

Serviceinriktad

Kommunikativ

Organisationsförmåga

Education

Relevant eftergymnasial utbildning inom offentlig förvaltning

Tools

Ärendehanteringssystem

Job description

Om arbetsplatsen

Vårgårda kommun – här lyckas vi tillsammans!

Välkommen till Vårgårda kommun och en arbetsplats där du får utvecklas och göra skillnad varje dag. Med respektfullt bemötande och hög tillgänglighet gör vi allt för att leverera välfärdstjänster som överträffar invånarnas förväntningar. Med utgångspunkt i vår vision, vår gemensamma värdegrund och tydliga politiska mål bygger vi för stark tillväxt och ett attraktivt arbetsgivarvarumärke.

I Vårgårda kommun arbetar vi tillsammans med fokus på verksamhetens syfte och invånarnas behov. Vi vill vara en plats där drömmar kan bli verklighet, där trygghet och aktivitet går hand i hand och där alla kan känna sig hemma. Tillsammans fortsätter vi att utveckla en kommun där det är gott att leva, bo och verka!

Vårgårda kommun står inför en ny nämndsorganisation från 2027. Rollen erbjuder en unik möjlighet att bidra till utvecklingen av framtidens arbetssätt för nämndadministration, ärendehantering och politisk styrning. Du kommer att vara en viktig del i arbetet med att utveckla och forma de processer som ska stödja den nya organisationen.

På kanslienheten blir du en del av ett kompetent och engagerat team där vi hjälper varandra, delar med oss av kunskap och har roligt tillsammans. Vi värdesätter ett öppet arbetsklimat med högt i tak, där professionalism och kvalitet går hand i hand med arbetsglädje och gemenskap.

Arbetsuppgifter

Som utredningssekreterare är du ett kvalificerat stöd till kommunens politiska organisation. Du ansvarar för att samordna ärendeprocessen för en eller flera nämnder och säkerställer att sammanträden, beslutsunderlag och dokumenthantering håller hög kvalitet och följer gällande lagstiftning.

• Ansvar för registratur och nämndsamordning för en eller flera nämnder.
• Råd och service till tjänstepersoner och politiker samt samordning och deltar på politiska sammanträden och presidieberedningar.
• Nämndsamordning i samband med politiska sammanträden som innebär att planera och koordinera arbetet, stödja nämndens verksamhet genom administration och uppföljning av beslut.
• Stöd till chefer och handläggare med ärendehantering, dokumenthantering och framtagande av beslutsunderlag.
• Kvalitetsgranskning av beslutsunderlag för att säkerställa korrekthet, kvalitet och att de följer gällande lagar, regelverk och interna riktlinjer.

Arbetet följer fasta tidplaner, vilket innebär att du ofta arbetar mot tydliga deadlines. Samtidigt finns det utrymme att utveckla arbetssätt, bidra med nya idéer och tillsammans med kollegorna omvärldsbevaka och driva utvecklingen inom området.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.

Det är meriterande om du har:

• juridisk kompetens eller erfarenhet av juridiskt arbete inom offentlig verksamhet.
• tidigare erfarenhet av registratur, nämndsarbete eller erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation.
• kunskap om kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen samt erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem.

Som person är du serviceinriktad, prestigelös och bidrar till ett positivt och professionellt samarbetsklimat. För att trivas i denna roll behöver du ha ett helhetsperspektiv, vara diplomatisk och en tydlig kommunikatör i såväl tal som skrift.

Du arbetar strukturerat och har lätt för att skapa ordning och överblick, även när tempot är högt och flera processer pågår samtidigt. Du ser digitala verktyg som ett naturligt stöd i ditt arbete och har ett intresse för att utveckla effektiva arbetssätt.

För tjänsten krävs mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.