Senior Management Coordinator

Saab; Solna kommun; On-site; SEK 550,000 - 700,000; Full time

Job summary

Saab AB i Solna söker en relationer- och koordinator med kvalificerat ledningsstöd som stärker ledningens arbete. Rollen kombinerar kalenderhantering, mötesplanering, resor och administration med operativ koordinering och uppföljning.

Du blir nyckelperson med breda kontaktytor, arbetar nära PU-chefen och PU-ledningen samt BU Digital Battlespace Solutions, och du bidrar till effektivt ledningsarbete i en snabb miljö.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd och projektkoordinering.
• Planera och koordinera flera parallella aktiviteter.
• Självständigt driva uppföljning och skapa struktur kring möten, beslut och aktiviteter.
• Skapa professionella presentationer och ledningsmaterial.
• Intresse för och vana att använda moderna digitala verktyg och AI i arbetet.
• God kommunikativ förmåga och samarbete över funktioner.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.

Responsibilities

• Ge kvalificerat stöd till PU-chef och ledning genom kalenderhantering, mötesplanering och resor.
• Koordinera ledningsmöten, agenda, material och uppföljning.
• Följa upp aktiviteter, deadlines och åtaganden samt säkerställa framdrift.
• Utveckla och kvalitetssäkra presentations- och ledningsmaterial.
• Koordinera workshops och aktiviteter inom och mellan olika delar av organisationen.
• Stödja ekonomisk och administrativ hantering som fakturor och avtal.
• Använda AI och digitala verktyg för effektiv planering och informationshantering.
• Bygga kontakter inom BU Digital Battlespace Solutions och Saab.</noln>

Skills

Ledningsstöd

Projektkoordination

Planering & Prioritering

Presentationsfärdigheter

Digitala verktyg & AI

Kommunikativ förmåga

Svenska & engelska

Education

Akademisk utbildning meriterande

Tools

Agresso

Job description

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.

Vill du arbeta nära ledningen i en verksamhet där AI, digitalisering och ny teknik förändrar både våra lösningar och hur vi arbetar? Vi söker dig som kombinerar ett starkt koordinator-hantverk med driv, struktur och förmågan att få en komplex verksamhet att fungera effektivt.

Rollen kombinerar kvalificerat administrativt ledningsstöd med operativ koordinering. Du ansvarar för kalender, möten, resor och administration samtidigt som du bidrar till struktur, uppföljning och framdrift i ledningens arbete. Du blir en nyckelperson med många kontaktytor och en viktig funktion i att skapa förutsättningar för ett effektivt ledningsarbete.

I rollen kommer du bland annat att :

• Ge kvalificerat stöd till PU-chef och ledning genom kalenderhantering, mötesplanering, resor, koordinering och administration.
• Proaktivt planera och förbereda ledningens aktiviteter och skapa framförhållning i en miljö med högt tempo.
• Koordinera ledningsmöten och andra viktiga forum, inklusive agenda, material, actions och uppföljning.
• Följa upp aktiviteter, deadlines och åtaganden och hjälpa till att säkerställa framdrift.
• Ta fram och kvalitetssäkra professionellt presentations- och ledningsmaterial.
• Koordinera workshops, event och aktiviteter inom och mellan olika delar av organisationen.
• Stödja ekonomisk och administrativ hantering, exempelvis fakturor, konsultbeställningar, avtal och tidrapportering.
• Utveckla och använda moderna digitala arbetssätt, inklusive AI-baserade verktyg, för att effektivisera planering, informationshantering, möten och administration.
• Bygga effektiva kontaktytor inom BU Digital Battlespace Solutions och med andra delar av Saab samt externa parter.

Du kommer att tillhöra Product Unit (PU) Future Battlespace och arbeta nära PU-chefen och PU-ledningen, samtidigt som rollen ger ett bredare stöd till Business Unit (BU) Digital Battlespace Solutions.

Digital Battlespace Solutions befinner sig i en intensiv utvecklingsfas. Vi utvecklar framtidens digitala försvarslösningar inom bland annat AI, datacentriska lösningar, digitala plattformar, rymdförmågor, datafusion, Information Exchange Gateways (IEG) och kommunikationslösningar. Samtidigt utvecklar vi våra egna arbetssätt och hur vi använder ny teknik för att skapa värde i verksamheten.

För rätt person finns goda möjligheter att utvecklas mot ett bredare ansvar inom ledningsstöd, verksamhetskoordinering eller en Chief of Staff-liknande roll.

Tjänsten är placerad på Saabs kontor i Solna Strand.

Vi söker dig som trivs med att ligga steget före och skapa struktur i en komplex vardag. Du har ett högt servicefokus, gott omdöme och förmågan att bygga förtroendefulla relationer.

Du är bekväm med att arbeta nära seniora ledare i en verksamhet där prioriteringar ibland förändras snabbt. Med hög integritet och förståelse för vikten av kvalitet, noggrannhet och diskretion skapar du förtroende och bidrar till ett effektivt ledningsarbete.

Vi tror att du har erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, projektledning eller andra koordinerande roller där du arbetat nära beslutsfattare och ansvarat för att driva och samordna komplexa aktiviteter.

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, projektkoordinering eller motsvarande.
• Mycket god förmåga att planera, prioritera och koordinera flera parallella aktiviteter.
• Vana att självständigt driva uppföljning och skapa struktur kring möten, beslut och aktiviteter.
• Mycket god förmåga att skapa professionella presentationer och annat ledningsmaterial.
• Intresse för och vana att använda moderna digitala verktyg och AI i ditt arbete.
• God kommunikativ förmåga.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.

Akademisk utbildning är meriterande, liksom erfarenhet från större, internationella eller tekniskt komplexa organisationer. Erfarenhet av ekonomisk administration och affärssystem som Agresso eller motsvarande är också meriterande.

Befattningen kräver att dugenomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan,i förekommande fall,medföra krav på visst medborgarskap.

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas.

Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.

Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här .

Vänligen observera att vi arbetar med löpande urval och att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum har gått ut.