Avdelningskoordinator till GBAD Command & Control

Saab AB; Göteborgs kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Saab AB söker en avdelningskoordinator som blir navet i vår organisation och stödjer avdelningen med struktur, planering och administrativt arbete. Rollen kräver närvaro på kontoret större delen av tiden och nära samarbete med avdelningens chefer och medarbetare.

Du kommer att ansvara för onboarding, inköp, fakturauppföljning, resor och mötesorganisation samt ekonomisk uppföljning och underlag. Det är en varierad tjänst i en växande verksamhet med många kontaktytor och utvecklingsmöjligheter.

Qualifications

• Minst flera års kvalificerat administrativt stöd till chef eller ledningsgrupp.
• Erfarenhet av ekonomiadministration och fakturahantering.
• God förmåga att planera, prioritera och koordinera flera aktiviteter samtidigt.
• Mycket god systemvana, särskilt Microsoft 365.
• Mycket god kommunikation på svenska och engelska.

Responsibilities

• Koordinera introduktion och onboarding av nyanställda.
• Koordinera konsultavtal och förlängningar.
• Hantera inköp, beställningar och administration enligt rutiner.
• Kontrollera och följa upp fakturor mot rapporterad tid och avtal.
• Stödja ledningen med ekonomiuppföljning och sammanställning av underlag.
• Planera, boka och koordinera tjänsteresor samt stödja medarbetare med reseräkningar och utlägg.
• Planera och koordinera konferenser, workshops, ledningsmöten och andra avdelningsaktiviteter.
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom fikabeställningar, representation och övriga evenemang.
• Samordna uppvaktningar vid födelsedagar och andra medarbetarhändelser.

Tools

Microsoft 365

Job description

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.

Nu söker vi en avdelningskoordinator som vill vara navet i vår organisation och bidra till att våra cirka 125 medarbetare, med målsättning att växa till omkring 150, får bästa möjliga förutsättningar att lyckas.

Det här är en bred och central roll där du ansvarar för att skapa struktur, koordinera aktiviteter och ge administrativt stöd till både avdelningsledning, chefer och medarbetare.

Som avdelningskoordinator är du en nyckelperson i verksamheten. För att lyckas i rollen ser vi att du är på plats på kontoret merparten av tiden. Rollen bygger på nära samarbete med avdelningens chefer och medarbetare samt ett aktivt deltagande i den dagliga verksamheten, där tillgänglighet, service och personliga kontakter är viktiga framgångsfaktorer.

• Ansvara för introduktion och onboarding av nyanställda.
• Koordinera och följa upp konsultavtal och konsultförlängningar.
• Hantera inköp, beställningar och administration enligt gällande rutiner.
• Kontrollera och följa upp fakturor mot rapporterad tid och avtal.
• Stödja ledningen med ekonomiuppföljning och sammanställning av underlag.
• Planera, boka och koordinera tjänsteresor samt stödja medarbetare med reseräkningar och utlägg.
• Planera och koordinera konferenser, workshops, ledningsmöten och andra avdelningsaktiviteter.
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom fikabeställningar, representation och övriga evenemang.
• Samordna uppvaktningar vid exempelvis födelsedagar, jubileum och andra medarbetarhändelser.
• Säkerställa att information hålls uppdaterad i relevanta system och samarbetsytor.
• Vara ett operativt stöd till avdelningschef och chefer inom avdelningen.
• Driva och utveckla administrativa arbetssätt och processer för att skapa effektivitet och struktur.
  

Du blir en central stödfunktion i en växande verksamhet där du får möjlighet att påverka arbetssätt, skapa struktur och bidra till att både ledning och medarbetare kan fokusera på sina kärnuppdrag. Rollen erbjuder stor variation, många kontaktytor och möjligheten att göra verklig skillnad i vardagen för omkring 150 personer.

Som en del av rollen ingår du i ett nätverk av assistenter och koordinatorer inom Saab där ni stöttar varandra, delar erfarenheter och utvecklar gemensamma arbetssätt. Det ger dig ett brett kontaktnät och goda möjligheter till både lärande och utveckling.

Vi söker dig som tycker om att få andra att lyckas. Du är serviceinriktad och prestigelös, men också trygg i att ta egna initiativ och driva frågor självständigt.

För att lyckas i rollen tror vi att du har:

• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chef, ledningsgrupp eller större verksamhet.
• Erfarenhet av ekonomiadministration, fakturahantering eller ekonomisk uppföljning.
• God förmåga att planera, prioritera och koordinera många aktiviteter parallellt.
• Mycket god systemvana och erfarenhet av Microsoft 365.
• Förmåga att skapa struktur i en verksamhet med många intressenter.
• Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi tror att du är:

• Proaktiv och initiativrik
• Strukturerad och noggrann
• Självgående och ansvarstagande
• Lösningsorienterad
• Relationsskapande och kommunikativ
• Serviceinriktad med hög integritet
  

Befattningen kräver att dugenomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan,i förekommande fall,medföra krav på visst medborgarskap.

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas.

Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.

Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här .