Ledningsstöd och verksamhetskoordinator

Saab; Linköpings kommun; On-site; SEK 700,000 - 900,000; Full time

Job summary

Saab AB söker dig som vill arbeta nära ledningen och ta stort eget ansvar i vårt arbete med Operational Excellence och transformation. Du får möjlighet att bygga och utveckla processer som stärker verksamhetens leveransförmåga.

Du blir ledningsstöd och verksamhetskoordinator, ansvarig för kvalificerat stöd, portföljsamordning och mötesledning. Du skapar överblick över utvecklingsinitiativ, samordnar aktiviteter och följer upp att beslut omsätts i handling.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, verksamhetskoordinering, projektledning, PMO eller liknande arbete.
• Vana att samordna och följa upp uppdrag med flera intressenter.
• Förmåga att leda möten och driva aktiviteter från överenskommelse till genomförande.
• God kommunikativ förmåga och vana att ta fram tydliga presentationer och beslutsunderlag.
• God digital vana och erfarenhet av verktyg för samarbete, planering och uppföljning.
• Relevant utbildning eller motsvarande kompetens genom arbetslivserfarenhet.

Responsibilities

• Hålla samman planering och uppföljning av utvecklingsuppdrag, initiativ och aktiviteter.
• Skapa en aktuell bild av status, ansvar, milstolpar, beroenden och resursbehov i vår gemensamma portfölj.
• Planera och leda möten, workshops och councils tillsammans med ansvariga chefer och ordförande.
• Förbereda presentationer och beslutsunderlag samt säkerställa tydliga beslut, ansvariga och nästa steg.
• Aktivt följa upp åtaganden och leveranser, fånga hinder och lyfta frågor som kräver beslut.
• Självständigt driva avgränsade initiativ från planering till genomförande och överlämning.
• Utveckla gemensamma arbetssätt för samarbete, dokumentation och uppföljning.
• Hantera praktisk samordning, exempelvis resor, hotellbokningar och mötesarrangemang, samt underlag och beställningar vid konsultanskaffning i samarbete med inköp.

Skills

Ledningsstöd

Portföljsamordning

Projektledning

PMO

Mötesledning

Samarbete över avdelningar

Presentationer

Education

Relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet

Tools

Stratsys

Job description

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.

Är du den som skapar struktur, samlar rätt personer och ser till att saker blir genomförda? Vi söker dig som vill arbeta nära ledningen och ta stort eget ansvar i vårt arbete med Operational Excellence och transformation.

Vi bygger förmågan att utveckla och förändra verksamheten tillsammans med organisationens avdelningar och staber. Som ledningsstöd och verksamhetskoordinator blir du en viktig del av teamet som håller ihop och driver detta arbete. Du arbetar nära chefer, funktionsansvariga och uppdragsledare. Du skapar överblick över utvecklingsinitiativ, samordnar aktiviteter och följer upp att beslut omsätts i handling. När något stannar upp söker du orsaken, tar kontakt med berörda och hjälper arbetet vidare.

Uppdraget kombinerar kvalificerat ledningsstöd, portföljsamordning och mötesledning med praktisk administration. Du får också självständigt driva avgränsade utvecklings- och förbättringsuppdrag. Här finns utrymme att ta stort ansvar och växa in i nya uppdrag utifrån verksamhetens behov, din erfarenhet och dina styrkor.

Det här kommer du att göra

• Hålla samman planering och uppföljning av utvecklingsuppdrag, initiativ och aktiviteter.
• Skapa en aktuell bild av status, ansvar, milstolpar, beroenden och resursbehov i vår gemensamma portfölj.
• Planera och leda möten, workshops och councils tillsammans med ansvariga chefer och ordförande.
• Förbereda presentationer och beslutsunderlag samt säkerställa tydliga beslut, ansvariga och nästa steg.
• Aktivt följa upp åtaganden och leveranser, fånga hinder och lyfta frågor som kräver beslut.
• Självständigt driva avgränsade initiativ från planering till genomförande och överlämning.
• Utveckla gemensamma arbetssätt för samarbete, dokumentation och uppföljning.
• Hantera praktisk samordning, exempelvis resor, hotellbokningar och mötesarrangemang, samt underlag och beställningar vid konsultanskaffning i samarbete med inköp.

Du har en stark egen drivkraft och leder ditt arbete självständigt. Du söker aktivt information, tar kontakt med berörda och sätter arbetet i rörelse. Du identifierar vad som behöver göras och agerar utan att invänta detaljerade instruktioner. Samtidigt har du omdömet att avgöra vad du kan driva vidare själv och vad som behöver förankras eller lyftas för beslut.

Du skapar struktur även när förutsättningarna inte är helt på plats. Du kan växla mellan helhet och detaljer och prioritera när flera frågor behöver uppmärksamhet.

Ditt ledarskap märks i hur du bygger förtroende, skapar tydlighet och får människor att komma vidare tillsammans. Du är trygg i att leda möten, ställa frågor och följa upp överenskommelser även utan ett formellt chefsmandat.

Du trivs med variationen i ett ledningsnära uppdrag. Ett beslutsunderlag, ett förbättringsinitiativ och en praktisk bokning är alla delar av ett arbete där du bidrar till att helheten fungerar. Du tar ansvar för att slutföra det du åtar dig och har hög integritet i hanteringen av information och relationer.

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, verksamhetskoordinering, projektledning, PMO eller liknande arbete.
• Vana att samordna och följa upp uppdrag med flera intressenter.
• Förmåga att leda möten och driva aktiviteter från överenskommelse till genomförande.
• God kommunikativ förmåga och vana att ta fram tydliga presentationer och beslutsunderlag.
• God digital vana och erfarenhet av verktyg för samarbete, planering och uppföljning.
• Relevant utbildning eller motsvarande kompetens genom arbetslivserfarenhet.

Erfarenhet av portföljsamordning, förändringsarbete, Stratsys eller konsultanskaffning är meriterande.

Befattningenkräver att dugenomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan,i förekommande fall,medföra krav på visst medborgarskap.

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas.

Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.

Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här

Om du är intresserad av vilka förmåner som du kan ta del av som anställd på Saab i Sverige, kan du läsa om dem här