Samordnande arkivarie till Fastighetskontoret

Stockholms stad; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 480,000 - 640,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibel arbetstid

Goda friskvårdsmöjligheter

Möjlighet att arbeta hemifrån

Job summary

Stockholms stad söker en samordnande arkivarie till Fastighetskontoret med uppdrag att leda arkiv- och registraturarbetet och driva utveckling av informationshantering. Du kommer arbeta i nära samarbete med HR, arkiv och registratur, jurister och IT, med fokus på att implementera nya arbetssätt och säkerställa att administrativa processer följer lagstiftning och interna regler.

Rolig och viktig tjänst där du bidrar till en modern verksamhet, god informationshantering och ökat engagemang bland

Qualifications

• Akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap.
• Erfarenhet av digital informationshantering och digitalisering.
• Erfarenhet av att utbilda, vägleda och kommunicera arkivfrågor till olika målgrupper.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt och pedagogiskt på svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Leda, planera, prioritera och följa upp arkiv- och registraturfunktionens arbete.
• Samordna det dagliga arbetet och bidra till ett gott samarbete inom funktionen.
• Proaktivt utveckla arbetssätt och processer inom registratur och arkiv- och informationshantering.
• Bidra till att digitalisering och nya arbetssätt möter verksamhetens behov och regler.
• Säkerställa arkivkrav vid införande och förvaltning av IT-system och digitala lösningar.
• Arbeta med informationsvärdering, gallringsutredningar och styrande dokument.
• Ge råd, stöd och vägledning till medarbetare inom informationshantering och sekretessprövning.
• Planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser på ett pedagogiskt sätt.
• Omvärldsbevaka och omsätta förändringar till praktiska arbetssätt.

Skills

arkivkompetens

digitalisering

utbilda

vägleda

kommunikation

Education

Arkiv- och informationsvetenskap

Job description

Samordnande arkivarie till Fastighetskontoret

Stockholms stad, Fastighetskontoret, Verksamhetsstöd, HR, arkiv och registratur

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.

Välkommen till oss

Är du en arkivarie som tycker om att samarbeta, skapa engagemang och göra komplexa frågor begripliga för andra?

Vi söker nu dig som vill vara med och forma en ny roll hos oss. Som samordnande arkivarie får du möjlighet att tillsammans med verksamheten utveckla arbetssätt, strukturer och innehåll i rollen.

Hos oss får du kombinera din arkivkompetens med utveckling och digitalisering. I nära samarbete med verksamheten skapar du förståelse och engagemang för hur god informationshantering bidrar till en effektiv, rättssäker och modern organisation.

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter.

Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling.

Som samordnande arkivarie får du en central roll i att leda, samordna och utveckla arkiv- och informationshanteringsarbetet på fastighetskontoret. Rollen är både operativ och utvecklingsinriktad och innebär att du omsätter lagstiftning, regelverk och din professionella kunskap till arbetssätt som är tydliga, användbara och värdeskapande för verksamheten.

Du blir en del av enheten hr, arkiv och registratur. Tillsammans med enhetschef, arkivarie, registrator och kollegor på kontoret arbetar du för att skapa förutsättningar för en sammanhållen och effektiv hantering av information inom fastighetskontoret. Du kommer även arbeta nära kollegor på andra enheter såsom jurister, informationssäkerhetssamordnare, IT och DSO. Att arbeta inom Stockholms stad innebär även att du som arkivarie har möjlighet till ett brett nätverk av arkivariekollegor samt dialoger med kollegorna på Stockholms stadsarkiv.

Som samordnande arkivarie på fastighetskontoret har du ett särskilt ansvar för att utveckla arkiv- och registraturfunktionen och vara en ambassadör för god informationshantering. Både i kontorets verksamhet och gentemot allmänhet och medborgare. Du skapar engagemang, bygger relationer och hjälper medarbetare att förstå hur vi tillsammans kan hantera information på bästa sätt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

I rollen ansvarar du för att:

• leda, planera, prioritera och följa upp arkiv- och registraturfunktionens arbete
• samordna det dagliga arbetet och bidra till ett gott samarbete inom funktionen
• proaktivt utveckla arbetssätt och processer inom registratur och arkiv- och informationshantering
• bidra till att digitalisering och nya arbetssätt möter såväl verksamhetens behov som gällande regelverk
• säkerställa arkivkrav vid införande, förvaltning och avveckling av IT-system och digitala lösningar
• arbeta med informationsvärdering, gallringsutredningar, styrande dokument och utveckling av hanteringsanvisningar
• ge råd, stöd och vägledning till medarbetare på kontoret inom informationshantering och i regelefterlevnad. Detta omfattar även stöd vid sekretessprövning i samband med utlämnande av allmän handling
• planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser på ett pedagogiskt och verksamhetsnära sätt
• omvärldsbevaka och omsätta förändringar inom området till praktiska arbetssätt

Din kompetens och erfarenhet

Du som söker har:

• akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av digital informationshantering, digitalisering och verksamhetsutveckling
• erfarenhet av att utbilda, vägleda och kommunicera arkivfrågor till olika målgrupper
• mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt och pedagogiskt på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet från offentlig sektor
• erfarenhet av att ha arbetat som registrator eller haft ett nära samarbete med registrator
• erfarenhet från fastighetsbranschen
• erfarenhet av att leda, samordna eller driva utvecklingsarbete
• erfarenhet av att ställa arkivkrav i samband med IT-utveckling
• erfarenhet av arbete med bevarande och gallring av digital information
• erfarenhet av att utveckla processer och arbetssätt inom informationshantering

Vem är du?

För att lyckas i rollen behöver du vara en kommunikativ och engagerande person som tycker om att möta människor och skapa förståelse. Du har lätt för att anpassa din kommunikation efter olika målgrupper och kan göra komplexa frågor begripliga och relevanta för andra.

Du är trygg i din arkivkompetens, men framför allt tycker du om att använda den för att stötta andra och utveckla verksamheten. Du bygger relationer, skapar förtroende och trivs med att samarbeta med kollegor inom olika områden.

Du är strukturerad, lösningsorienterad och tar initiativ till förbättringar, och du vågar utmana gamla sanningar och prova nya vägar. Du är också uthållig och har förmåga att driva utvecklingsarbete över tid, även när förändring kräver tålamod och fortsatt engagemang. Som samordnare bidrar du till engagemang, utveckling och ett gott samarbete inom funktionen.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, din motivation och ditt engagemang för uppdraget.

Övrigt

I denna rekrytering använder vi oss utav arbetspsykologiska tester.

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.
Från och med 1 september 2026 ska du inte längre bifoga ett personligt brev när du söker jobb hos oss.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

• Anna Hellström, rekryterande chef, 08-50826984, [e-mail]