Administratör till avdelningen för it och digitalisering

Stockholms stad; Stockholms kommun; On-site; SEK 357,000 - 446,000; Full time

Benefits offered by this job

Kreativ arbetsplats

Goda kompetensutvecklingsmöjligheter

Stort nätverk inom Stockholms stad

Möjlighet till samhällsnytta

Flexibel arbetstid

Friskvårdsbidrag

Träningslokaler i närheten

Job summary

Stockholms stad söker en serviceinriktad administratör till avdelningen för it och digitalisering. Du får viktig roll i avdelningens administration med fokus på kvalitet och service, stöd till ledning och projekt, samt hantering av lokaler, inköp och fakturor.

Vi söker en strukturerad och kommunicerande person som trivs i en roll med många kontaktytor och hög servicenivå. Anställningen är tillsvidare med månadslön och möjlighet till utveckling inom organisationen.

Qualifications

• Relevant utbildning som anses lämplig för tjänsten, minst gymnasieexamen.
• Flerårig erfarenhet av liknande administrativa uppgifter i större organisation.
• Erfarenhet av att stötta ledning och större medarbetar-/chefgrupp.
• Mycket goda datorkunskaper i MS Office och samverkansytor (SharePoint).
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
• Erfarenhet från Stockholm stad.
• Erfarenhet av att arbeta i Agresso (Unit4) och eDok (Platina).

Responsibilities

• Ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt.
• Ansvara för avdelningens lokaler och inköp av förbrukningsmaterial.
• Fördela och kontera fakturor samt lägga inköpsordrar i ekonomisystemet.
• Diarieföring av delegationsbeslut.
• Stötta vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter.
• Lägga beställningar, hantera behörigheter och administration i stadens IT-portal.

Skills

Serviceinriktad

Strukturerad

Kommunikation

Självständig

Svenska (tal och skrift)

Education

Gymnasieexamen

Tools

MS Office (Outlook)

SharePoint

Agresso (Unit4)

eDok (Platina)

Job description

Administratör till avdelningen för it och digitalisering

Stockholms stad, Stadsledningskontoret, Avdelningen för it och digitalisering

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 390 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Stockholms stads strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering. Vårt uppdrag är att skapa förutsättningar för morgondagens digitalisering bland annat genom att förvalta och utveckla stadens centrala it-miljö. Vi söker nu en serviceinriktad administratör då nuvarande går vidare till nya utmaningar. Är det du?

Välkommen till oss

Avdelningen för it och digitalisering har närmare 60 medarbetare varav 5 chefer. Vi sitter i fina och ljusa lokaler på Kungsholmen. Strategi och styrning är en av fyra enheter på avdelningen och består av 16 engagerade medarbetare. Enheten samordnar, styr och stödjer stadens digitaliseringsarbete med fokus på helhetssyn, kvalitet och framtida behov. Vi ansvarar även för avdelningens administrativa rutiner, ekonomistyrning och verksamhetsplanering.

• en kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat,
• goda kompetensutvecklingsmöjligheter,
• stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor,
• stora möjligheter till att bidra till samhällsnytta,
• flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen.

Som administratör på stadsledningskontoret blir du en viktig kugge i avdelningens administration där stort fokus ligger på kvalitet och service. Exempel på arbetsuppgifter:

• ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt,
• ansvara för avdelningens lokaler och inköp av förbrukningsmaterial,
• fördela och kontera fakturor samt lägga inköpsordrar i vårt ekonomisystem,
• diarieföring av bland annat delegationsbeslut,
• stötta vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter,
• lägga beställningar, hantera behörigheter och administration i stadens portal för it-beställningar.

Du är avdelningens administratör som arbetar i nära samarbete med enhetens ekonomer och handläggare. Arbetsuppgifterna är varierande och kan komma att förändras över tid i dialog med enhetschef.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• relevant utbildning som vi finner lämplig för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieexamen,
• flerårig erfarenhet av liknande roll/administrativa uppgifter i en större organisation,
• erfarenhet av att stötta större medarbetar-/chefsgrupp och därav vana att hantera större mängd fakturor och liknande,
• mycket goda datorkunskaper, där du obehindrat kan hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook) och samverkansytor (Sharepoint) för att dela dokument,
• mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska.
• erfarenhet från Stockholm stad,
• erfarenhet av att arbeta i systemen Agresso (Unit4) och eDok (Platina).

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. Du är en social person som trivs med att vara en närvarande och stöttande funktion i en professionell miljö. I rollen kommer du att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor, därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet effektivt. Du är lugn, trevlig och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du är anpassningsbar och har lätt för att ställa om ditt förhållningssätt efter ändrade omständigheter.

Vidare ser vi att du är självgående och trygg i att självständigt driva ditt arbete framåt. Du är grundlig i ditt sätt att utföra uppgifter och är väl medveten om kvalitetsstandard inom ramen för ditt uppdrag.

Övrigt

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval. I övrigt kommer rekryteringsprocessen bestå av intervjuer samt referenstagning.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

• Kristina Lundevall, rekryterande chef, [e-mail]

Facklig företrädare