Ledningskoordinator - Vikariat

Bostads AB Mimer; Västerås kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Benefits offered by this job

Transparent verksamhet

Möjlighet att påverka Västerås

Er arbeitsmiljö på Navet Västerås

Job summary

Mimer söker en ledningskoordinator till Västerås som arbetar nära VD, ledningsgruppen och styrelsen. Du planerar och samordnar möten, håller ordning på dokumentation och ser till att underlag finns på rätt plats vid rätt tid.

Du ger VD administrativt stöd, samordnar kalender, möten och kontakter samt förbereder och följer upp åtaganden. Rollen kräver hög integritet, diskretion och förmåga att hålla löpande arbete ihop.

Qualifications

• Relevant eftergymnasial utbildning eller erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom lednings- eller styrelseadministration.
• Mycket god planerings- och samordningsförmåga samt noggrann dokumenthantering.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.
• Goda kunskaper om Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system.
• Goda kunskaper om diarieföring och arkivering.

Responsibilities

• Planera och administrera ledningsgruppens och styrelsens möten, från årsplanering till dagordningar, protokoll och dokumentdistribution.
• Ge VD löpande administrativt stöd med kalenderplanering, mötesbokningar och kontakter.
• Följa upp beslut, åtgärder och åtaganden på uppdrag av VD.
• Samordna administrativa frågor och informationsflöden kopplade till VD, ledningsgruppen och styrelsen.
• Hantera diarieföring, arkivering och dokumenthantering så att handlingar är ordnade och spårbara.
• Hantera och samordna begäran om utlämnande av allmänna handlingar enligt gällande regler.
• Ta hand om post, resor och konferenser samt vid behov samordna studiebesök och interna arrangemang.
• Bidra till att administrativa rutiner följs och att ledningsstödet fungerar smidigt.

Skills

Planering

Samordning

Dokumenthantering

Kommunikation

Education

Relevant eftergymnasial utbildning

Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

Tools

MS Office

Job description

I över 100 år har Mimer varit med och byggt Västerås och dess stadsdelar till vad de är idag, och det tänkte vi fortsätta göra i 100 år till, minst. Hos oss präglas arbetet av våra värderingar Omtänksamma, Nytänkande och Engagerade, men samtidigt av struktur genom hög kvalitet i det vi gör. Vår vision är att skapa hemlängtan och framtidstro. Som medarbetare hos oss kommer du få dina förmågor utmanade och vi kommer hjälpa dig att växa i din roll.

Om rollen

Som ledningskoordinator har du en central roll nära VD, ledningsgruppen och styrelsen. Du planerar och samordnar möten, håller ordning på dokumentation och ser till att underlag och information finns på rätt plats i rätt tid.

En viktig del av jobbet är att ge VD ett nära och proaktivt administrativt stöd. Du samordnar kalender, möten och kontakter samt hjälper till med praktiska förberedelser och uppföljning av åtaganden.

Du bidrar till kontinuitet och kvalitet genom att hålla ihop det löpande arbetet och se till att befintliga rutiner fungerar och följs. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar, där din struktur och ditt omdöme gör skillnad i vardagen.

Typiska arbetsuppgifter

• Planera och administrera ledningsgruppens och styrelsens möten, från årsplanering och kallelser till dagordningar, mötesunderlag, protokoll och distribution av handlingar.
• Ge VD löpande administrativt stöd med kalenderplanering, mötesbokningar, kontakter och praktiska förberedelser.
• Följa upp beslut, åtgärdspunkter och åtaganden på uppdrag av VD.
• Samordna administrativa frågor och informationsflöden kopplade till VD, ledningsgruppen och styrelsen.
• Hantera dokument, diarieföring och arkivering så att handlingar är ordnade, spårbara och enkla att hitta.
• Hantera och samordna begäran om utlämnande av allmänna handlingar enligt gällande rutiner och regler.
• Hantera post, boka resor och konferenser samt vid behov samordna studiebesök och interna arrangemang.
• Bidra till att befintliga administrativa rutiner följs och att det dagliga ledningsstödet fungerar smidigt.

Vi söker dig som har:

• Relevant eftergymnasial utbildning eller erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom lednings- eller styrelseadministration.
• Mycket god förmåga att planera, samordna och hantera dokumentation strukturerat och noggrant.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system, gärna mötes- och ärendehanteringssystem.
• Goda kunskaper om dokumenthantering, diarieföring och arkivering.

Erfarenhet av att hantera allmänna handlingar och kunskap om tillhörande regelverk är meriterande. Det är också meriterande om du har arbetat inom offentlig verksamhet, kommunala bolag eller andra politiskt styrda organisationer.

Du är strukturerad och noggrann, med förmåga att planera din vardag och hålla tidsramar. Du tar ansvar för dina uppgifter, ser vad som behöver göras och följer upp tills arbetet är klart. När förutsättningarna ändras kan du ställa om och prioritera.

Du trivs i en stödjande roll med många kontakter och samarbetar på ett lyhört och lösningsorienterat sätt. Eftersom du arbetar nära ledningen är det viktigt att du hanterar information och förtroenden med diskretion, integritet och gott omdöme.

Vad erbjuder vi?

• En transparent verksamhet där vi har högt i tak och delar idéer, nya tankesätt och uppmuntrar delaktighet.
• En träningsretur som innebär att du kan registrera din träning utanför arbetstid och få tillbaka i ledighet.
• Fantastiska kollegor som kan, som orkar och som vill göra skillnad varje dag.
• En verksamhet med en stark kultur, tydliga värderingar och en förankrad vision.
• Möjligheten att få vara med och utveckla en hel stad - vårt Västerås!

Bra att veta

Tjänsten är ett vikariat med start så snart som möjligt och sträcker sig drygt ett år. Du utgår från vårt kontor på Navet i Västerås.

Sista ansökningsdag är 22 november.