Koordinator

SLU - Swedish University of Agricultural Sciences; Lomma kommun; On-site; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

SLU i Alnarp söker en erfaren koordinator som stödjer prefekt och ledning med analytiskt och administrativt stöd. Rollen kräver flexibilitet och förmåga att hantera komplexa processer inom utbildning, forskning och administration.

Du driver och utvecklar interna processer, sammanställer beslutsunderlag och månadsrapporter samt fungerar som superanvändare i MS Office 365. Placering är Alnarp och anställningen är tillsvidare 80–100% enligt överenskommelse.

Qualifications

• Relevant akademisk examen med inriktning mot administration, handläggning eller offentlig verksamhet
• Mångårig erfarenhet av självständigt arbete med administrativa processer, arbetsflöden och presentationer/mötesunderlag
• Mångårig erfarenhet av ledningsstöd, beslutsunderlag, analyser och datainsamling
• Erfarenhet av administrativt stöd vid forskningsansökningar
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet på superanvändarnivå
• Dokumenterad god samarbetsförmåga
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska

Responsibilities

• Ta fram beslutsunderlag och underlag till BT:s ledning
• Sammanställa remissvar och nyckeltal
• Följa upp beslut, deadlines och leveranser inom BT
• Fungera som chefers stöd och stöd till interna möten
• Driva och utveckla administrativa processer och arbetsflöden, t.ex. QA-system och indikatoruppföljning
• Samordna remissvar och stöd vid större forskningsansökningar
• Användarstöd i MS Office 365 och relaterade verktyg

Skills

Samarbetsförmåga

Planering

Analytiskt tänkande

Education

Relevant akademisk examen inom administration

Tools

MS Office 365

Job description

Institutionen för biosystem och teknologi

Är du en ansvarstagande och noggrann person som får saker att hända genom god planering, tydlig struktur och prestigelöst samarbete? Vill du ha en nyckelroll i att skapa och upprätthålla ändamålsenliga administrativa processer vid en institution i stark utveckling? Vi söker nu en erfaren och initiativrik koordinator som vill bidra till vår fortsatta utveckling. Funktionen ska stödja BT:s ledning och ämnesmiljöer genom analytiskt, administrativt och ledningsnära stöd. Rollen ska bidra till hög kvalitet i institutionens processer, dokument och beslutsunderlag samt säkerställa effektiv samordning mellan utbildning, forskning och administration.

Om jobbet

Som koordinator vid Institutionen för biosystem och teknologi är du en central funktion som bidrar till en kvalitativ, resurseffektiv och välfungerande verksamhet. Du arbetar nära prefekt, ställföreträdande och biträdande prefekter, ämnesgruppsledare samt HR- och ekonomifunktionerna. Institutionen befinner sig i en expansiv fas med flera pågående utvecklingsinitiativ, och du kommer att stödja BT:s ledning och ämnesmiljöer genom analytiskt, administrativt och ledningsnära stöd. Rollen kräver en person som är flexibel, trivs med varierande arbetsuppgifter och kan växla mellan strategiska, operativa och praktiska moment i det dagliga arbetet. Du kommer att ha ett nära samarbete med institutionens medarbetare och god tillgång till stöd från SLU:s centrala administrativa funktioner. Din närmaste chef är prefekten för institutionen.

Dina arbetsuppgifter

Ledningsstöd och beslutsunderlag

• Ta fram skriftliga underlag, bakgrundsnoteringar och beslutsdokument till BT:s ledning
• Sammanställa och kvalitetssäkra remissvar från institutionens ämnesmiljöer
• Ta fram månadsrapportpresentationer, statusöversikter och nyckeltal
• Samordna och sammanställa input till strategiska processer, t.ex. utvecklingsplaner, ackreditering eller kvalitetsarbete
• Följa upp beslut, deadlines och leveranser inom BT
• Vara chefsstöd till prefekt, ställföreträdande och biträdande prefekter och ämnesgruppsledare, med särskilt ansvar för interna möten

Analys, data och kvalitetssäkring

• Samla in, strukturera och analysera data för ledningsrapportering
• Kvalitetssäkra dokument, rutiner och interna processer
• Ta fram översikter över undervisningsuppdrag, forskningsaktiviteter, nyckeltal m.m.
• Bidra till institutionens kvalitetsarbete, inklusive dokumentation, processbeskrivningar och uppföljning

Stöd till administrativa processer

• Självständigt driva och tillsammans med kollegor utveckla effektiva administrativa processer och arbetsflöden, exempelvis inom:
  • etablering och underhåll av institutionens kvalitetssäkringssystem
  • uppföljning och koordinering av indikatorer
  • framtagning av presentationer och mötesunderlag
  • administrativt stöd vid större forskningsansökningar
  • administrativt stöd vid ombyggnadsprojekt
• Sammanställa och koordinera institutionens remissvar
• Fungera som superanvändare och ge stöd i MS Office 365
• Utföra övriga administrativa och praktiska uppgifter vid behov

Krav

• Relevant akademisk examen med inriktning mot administration, handläggning eller offentlig verksamhet
• Mångårig erfarenhet av självständigt arbete med administrativa processer, arbetsflöden samt framtagning av presentationer och mötesunderlag
• Mångårig erfarenhet av ledningsstöd, beslutsunderlag, analyser och datainsamling
• Erfarenhet av administrativt stöd vid forskningsansökningar
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet på superanvändarnivå
• Dokumenterad god samarbetsförmåga
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska

Du är strukturerad, ansvarstagande och lösningsorienterad, trivs med att hantera flera arbetsuppgifter parallellt och har god initiativförmåga. Du är flexibel och kan anpassa arbetssätt för att stödja verksamhetens övergripande mål. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Meriterande

• Erfarenhet av att utveckla administrativa processer och arbetsflöden, gärna inom projektadministration
• Erfarenhet av administrativt arbete kopplat till fysisk arbetsmiljö

Om oss

Mer information om institutionen: https://www.slu.se/om-slu/organisation/institutioner/biosystem-teknologi/

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba vid SLU på https://www.slu.se/om-slu/jobba-pa-slu/

Placering

Alnarp

Anställningsform

Tillsvidareanställning. SLU kan komma att tillämpa provanställning.

Omfattning

80-100%, enligt överenskommelse.

Tillträde

Snarast möjligt, enligt överenskommelse.

Fackliga kontaktpersoner

https://internt.slu.se/min-anstallning/facket/kontaktpersoner/

SLU

Läs mer om SLU på https://www.slu.se