Inköpssamordnare

Molndal; Mölndals kommun; Vor Ort; SEK 360.000 - 540.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Mölndals stad söker en inköpssamordnare vid inköps- och upphandlingsenheten. Tjänsten innebär att driva e-handelsarbetet, utveckla arbetsflöden och säkra en kvalitetssäkrad upphandlingsprocess i hela organisationen.

Du arbetar nära interna verksamheter, leverantörer och systemägare, utbildar användare och erbjuder stöd i frågor om avtal, upphandlingar och digitala lösningar. Vi ser mångfald som styrka och erbjuder en möjlighet att påverka vardagen för kommunens medborgare.

Qualifikationen

• Relevanta eftergymnasiala utbildningar inom e-handel, ekonomi, administration eller upphandling.
• Erfarenhet av e-handel eller upphandlingsfrågor i offentlig sektor krävs.
• Stor systemvana och erfarenhet av de angivna IT-systemen är meriterande.
• God kommunikatör med fokus på kvalitet, effektivitet och service.

Aufgaben

• Driva och utveckla e-handelsarbetet i staden.
• Utveckla arbetsmetoder och rutiner för bättre avtalstrohet och en väldefinierad inköpsprocess.
• Samverka med interna enheter, leverantörer och systemägare.
• Administrativa uppgifter som inköp, fakturering och arkivering.
• Stödja upphandlingar och konkurrensutsättningar.

Kenntnisse

kommunikation

nyfikenhet

strukturerad

pedagogisk

serviceinriktad

Ausbildung

Eftergymnasial utbildning inom e-handel/ekonomi/administration/upphandling

Tools

Visma Proceedo

TendSign

Unit4

Jobbeschreibung

Avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning

Om Mölndals stad

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!
På inköps- och upphandlingsenheten befinner vi oss på en spännande förändringsresa. Under de senaste åren har vi arbetat med flera uppdrag som centralisering av upphandlingsfunktionen, påbörjat införande av kategoristyrning och framtagande av en stadsgemensam inköpsprocess i utvecklingen mot en mer inköpsmogen organisation. Vi är 16 medarbetare som tillsammans arbetar för att effektivisera stadens inköp och skapa värde för medborgarna genom effektfulla upphandlingar, avtalsuppföljning och utvecklad e-handel.

Om tjänsten

Som en av inköps- och upphandlingsenhetens två inköpssamordnare är dina huvudsakliga arbetsuppgifter att driva och utveckla e-handelsarbetet i staden. Tjänsten kan beskrivas som spindeln i nätet när det kommer till inköpsfrågor.
Du medverkar till en god utveckling av arbetsmetoder och rutiner i syfte att nå ökad avtalstrohet och en kvalitetssäkrad inköpsprocess. Du drivs av viljan att modernisera, effektivisera och utveckla arbetssätt, processer och systemlösningar och arbeta för ökad automatisering. Du håller dig uppdaterad genom omvärldsbevakning och du reflekterar regelbundet över vad som behöver utvecklas i din verksamhet.
Arbetet innebär kontakter med både den interna verksamheten och med leverantörer och du tar ett särskilt ansvar för att beställningsflödena fungerar inom staden och ut till leverantören. Du samarbetar kontinuerligt med systemansvariga för optimering av flöden och processer. Du utbildar och registrerar användare, administrerar behörigheter och ger bästa möjliga stöd och service till stadens verksamheter i inköpsfrågor. Du bidrar till att rutinerna kring inköp fungerar och till att fånga upp samverkansbehov och därigenom möjliggöra smartare inköp med stadens bästa i fokus. I det arbetet informerar och utbildar du om avtal, riktlinjer, instruktioner, beställningskanaler och inköpssystem.
Det ingår viss avtalsuppföljning i tjänsten i nära samarbete med enhetens analytiker och avtalscontroller. Rollen innebär även en del förekommande administrativa uppgifter på enheten såsom inköp, fakturering, arkivering, utlämnande av allmän handling och posthantering. Du kommer också stötta stadens verksamheter vid direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar.

Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning med inriktning mot e-handel, ekonomi, administration, inköp/upphandling eller annan utbildning alternativt mångårig arbetslivserfarenhet arbetsgivaren bedömer likvärdig.
Erfarenhet av att arbeta med e-handel eller inköpsfrågor i offentlig sektor är ett krav.
Du har stor systemvana och har du arbetat med de IT-system vi använder oss av (Visma Proceedo, TendSign och Unit4) är det meriterande. Det är även meriterande om du har erfarenhet av att utforma och genomföra digitala utbildningar samt att ha genomfört direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar.
I rollen som inköpssamordnare krävs att du är en god kommunikatör med känsla för kvalitet, effektivitet och service och att du trivs med att samverka och samarbeta med andra aktörer. Som person är du strukturerad, noggrann och lösningsfokuserad.
Du har förmågan att kunna se digitaliseringens och AI:s möjligheter i olika delar av inköpsprocessen. Du har god kunskap kring och förmåga att användateknikens möjligheter för arbetsuppgifter där det är lämpligt.
Den samordnande rollen med många kontakter och rollen som ansiktet utåt för enheten gör att vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och att du kompletterar de andra i gruppen. Du har en god pedagogisk förmåga och förklarar komplexa problem på ett lättförståeligt sätt. Du är nyfiken, stimulerar till dialog och är välvilligt ifrågasättande samt har förmåga att se mer än en möjlig lösning.

Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.
Innan en eventuell anställning kommer vi att kontrollera medborgarskap. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du kunna uppvisa ett giltigt uppehåll-/arbetstillstånd eller kunna styrka att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd.
Bakgrundskontroller kan komma att genomföras innan anställning.
I vissa tjänster krävs digital identifiering (t.ex. BankID) för att utföra arbetsuppgifter. Identifieringen används endast för att bekräfta din identitet i systemen.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.