Systemförvaltare inom e-handel och inköp

Västerås stad; Västerås kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Västerås stad söker en driven upphandlings- och systemförvaltare som säkerställer effektiva inköps- och fakturaflöden. Du arbetar nära upphandlare, ekonomi och verksamhet för att höja kvaliteten och utveckla processerna.

Du förvaltar systemet, hanterar masterdata och behörigheter, deltar i upphandlingar med fokus på e-handel och fakturahantering samt deltar i utvecklingsinitiativ och användarforum.

Qualifications

• Erfarenhet av arbete i inköpssystem och fakturahantering.
• Behörighetsadministration och masterdatahantering är meriterande.
• Kännedom om e-handel, beställningsprocesser och offentlig upphandling är plus.

Responsibilities

• Ansvara för att inköps- och fakturaflöden fungerar effektivt.
• Samarbeta med upphandlare, ekonomi och verksamhet för kvalitetsförbättring.
• Förvalta och utveckla systemet, behörigheter och masterdata.
• Driva utvecklingsinitiativ och användarforum.
• Ta fram statistik och rapporter kopplade till inköp och fakturahantering.

Skills

Inköpssystemer

Fakturahantering

Behörighetsadministration

Masterdata

E-handel

Tools

Visma Proceedo

Job description

Din arbetsuppgifter

I rollen ansvarar du för att vårt e-handelssystem och våra inköpsrelaterade processer fungerar effektivt och stödjer verksamheternas behov. Du jobbar tillsammans med tre kollegor i uppdraget och arbetet är varierat och innehåller både operativa och strategiska inslag. Du kommer att arbeta nära upphandlare, kategoriledare, ekonomi och verksamhet för att säkerställa att våra inköps- och fakturaflöden håller hög kvalitet och fortsätter att utvecklas.

En viktig del av uppdraget är att förvalta och utveckla våra system. Det innebär bland annat att hantera masterdata, administrera behörigheter, attestroller och delegeringar samt säkerställa att organisationsstrukturer och leveransadresser är korrekta och aktuella. Du ansvarar även för att identifiera, felsöka och lösa problem i beställnings- och fakturaflöden och du stödjer verksamheten i frågor som rör beställningar, inleveranser och ordermatchning. Rollen innebär också att du medverkar i upphandlingar med fokus på e-handel och fakturahantering.

Utöver den löpande förvaltningen får du en aktiv roll i vårt utvecklingsarbete. Du kommer att driva och genomföra förändringar i system och arbetssätt, medverka vid införande av nya beställningsvägar och digitala lösningar och delta i utvecklingsinitiativ och användarforum.

För att ge verksamheten ett bra beslutsstöd arbetar du även med uppföljning och analys. Du tar fram statistik, rapporter och underlag kopplade till inköp och fakturahantering samt bidrar med analyser av inköpsmönster, avtalstrohet och systemanvändning. Genom ditt arbete bidrar du till att stärka styrningen, öka effektiviteten och säkerställa att stadens resurser används på bästa möjliga sätt.

Din kompetens

Vi söker dig som har erfarenhet av arbete i inköpssystem, gärna Visma Proceedo eller liknande, och du har en god förståelse för fakturahantering och ekonomiska flöden. Du har erfarenhet av behörighetsadministration och vi ser det som positivt om du har erfarenhet av masterdatahantering. Vi vill att du har erfarenhet och kunskap om e-handel och beställningsprocesser och har du dessutom erfarenhet av offentlig upphandling är det ett plus.

Som person är du strukturerad, lösningsorienterad och har ett genuint intresse för att utveckla arbetssätt och processer. Du är ansvarstagande och kan självständigt driva ditt arbete framåt. Du trivs i samarbeten och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer. Då du samarbetar med både användare och leverantörer har du förmågan att anpassa din kommunikation och är både tydlig och pedagogisk.

Du arbetar i gränslandet mellan verksamhet, ekonomi, inköp och digital utveckling och blir en viktig del av arbetet med att skapa effektiva, hållbara och kvalitetssäkrade processer. Vi erbjuder ett självständigt och varierande arbete där du får stort ansvar, goda utvecklingsmöjligheter och engagerade kollegor som gärna delar med sig av sin kunskap.

Övrig information: I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.