Exekutiv assistent till Luleå Hamn

Student Consulting; Luleå kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Luleå Hamn söker en exekutiv assistent som närmas nära vd och ledningsgruppen för att skapa struktur, tempo och kvalitet i det dagliga arbetet.

Du koordinerar möten, förbereder beslutsunderlag och stödjer ledningen i dagliga uppgifter samt styrelsearbete.

Qualifications

• Erfarenhet av liknande roll som exekutiv assistent eller administratör.
• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
• Vana vid att hantera dokument, möten, beslutsunderlag och uppföljning.

Responsibilities

• Planera och koordinera möten, kalender och aktiviteter.
• Förbereda presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
• Stötta ledning och vd i administrativa uppgifter.
• Samordna ledningens arbete och årshjul (kallelser, agendor, protokoll och uppföljning).
• Förbereda och administrera styrelsemöten (kallelser, underlag, protokoll och uppföljning).
• Föra minnesanteckningar/protokoll och följa upp beslut.
• Handa interna och externa kontakter professionellt och förtroendeskapande.
• Stötta i projekt och utveckla arbetssätt och rutiner.

Skills

Officepaketet

Flerspråkig kommunikation

Education

Kvalificerad administratörsutbildning

Tools

Officepaketet

Job description

Vill du arbeta nära ledningen i ett bolag som är mitt i en spännande utveckling? Luleå Hamn söker nu en exekutiv assistent som vill bidra till att skapa struktur, tempo och kvalitet i det dagliga arbetet

Luleå Hamn är en viktig del av regionens utveckling och står inför stora investeringar kopplat till industrins omställning. Vi befinner oss i en expansiv fas där många utvecklingsprojekt pågår samtidigt, och vår verksamhet växer.

Om rollen

Som exekutiv assistent har du en central roll i att skapa struktur och få vardagen att fungera smidigt. Du arbetar nära vd och ledningsgrupp och är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet.

Du bidrar till att planering, möten och uppföljning håller hög kvalitet och att rätt saker händer vid rätt tid. Rollen omfattar även stöd i styrelsearbetet, där du är delaktig i att samordna underlag, planering och administration kring styrelsemöten.

Rollen är ny och formas tillsammans med vd och hr-chef.

Du rapporterar till hr-chef.

• Planera och koordinera möten, kalender och aktiviteter
• Förbereda presentationer, rapporter och beslutsunderlag
• Stötta ledning och vd i administrativa uppgifter i det dagliga arbetet
• Samordna ledningens arbete och årshjul (kallelser, agendor, protokoll och uppföljning)
• Förbereda och administrera styrelsemöten (kallelser, underlag, protokoll och uppföljning)
• Föra minnesanteckningar/protokoll och följa upp beslut
• Hantera interna och externa kontakter på ett professionellt och förtroendeskapande sätt
• Stötta i projekt och andra uppgifter vid behov
• Bidra till att utveckla och förenkla arbetssätt och rutiner

Detta söker vi

Vi söker dig som har ett naturligt driv att underlätta för andra och som trivs med att ligga steget före. Du är strukturerad, lyhörd och har en god förmåga att skapa ordning även när tempot är högt.

Du bygger förtroende i dina kontakter och har ett professionellt och omtänksamt sätt i samarbetet med andra.

Som person är du:

• Självständig och initiativtagande
• Noggrann och organiserad
• Flexibel och lösningsorienterad
• Diskret med hög integritet
• Samarbetsinriktad och trygg i många kontaktytor.

Kvalifikationer

• Erfarenhet av liknande roll, till exempel exekutiv assistent, vd-assistent eller kvalificerad administratör
• Mycket goda kunskaper i svenska och god engelska
• Mycket god administrativ förmåga och vana att hantera dokument, möten, beslutsunderlag och uppföljning.
• Förmåga att arbeta strukturerat och säkerställa kvalitet i administrativa processer.
• God digital vana och erfarenhet av Officepaketet.

Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta nära ledning eller i en större organisation.
• Erfarenhet av styrelsearbete eller att hantera styrelseadministration.
• Erfarenhet av arbete i en organisation med certifierade ledningssystem eller dokumentstyrda processer.
• Kunskap om kvalitetsarbete, styrande dokument och verksamhetsutveckling.

Tjänsten är en tillsvidareanställning. Vi tillämpar sex månaders provanställning, med start enligt överenskommelse.