Assistent till enhet Kungsparken

Malmö kommun; Malmö kommun; On-site; SEK 260,000 - 340,000; Full time

Job summary

Malmö kommun söker en administrativ assistent till avdelningen för ordinärt boende och enhet Kungsparken i Malmö. Du blir en del av ett mindre team och bidrar både till samarbete och självständighet i ditt arbete.

Arbetsuppgifterna inkluderar fakturahantering, registrering i olika system, diarieföring och uppföljning av statistik samt stöd till sektionschefer vid rekrytering. Körkort och cykelförmåga är meriterande.

Qualifications

• Gymnasieval 3 år med inriktning mot administration eller ekonomi.
• Tidigare erfarenhet som assistent eller administratör.
• Erfarenhet av ekonomiadministration och arbete i administrativa system.
• God datorvana och snabb inlärning av nya digitala program.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Manuellt B-körkort och cykelfärdigheter.

Responsibilities

• Kundtjänst och administrativt stöd för verksamhetens sektionschefer, inklusive fakturahantering och beställningar.
• Registrering i personal-, ekonomi- och verksamhetssystem samt diarieföring.
• Föra minnesanteckningar och direktupphandling.
• Ansvara för framtagande av statistik och sammanställningar samt stötta sektionschefer vid rekrytering.
• Fungera som kontaktperson gentemot andra avdelningar och externa leverantörer.
• Bokningar av lokaler, hantering av telefonlistor, sammanställning av ledningsgruppens dagordning och administration vid utbildningar.
• Utföra ärenden som kan kräva manuellt körkort samt cykel.

Skills

Administrativ erfarenhet

Ekonomiadministration

Fakturahantering

Systemkunskap

Education

Gymnasieutbildning 3 år

Tools

Hrutan

Ekot

Medvind

ReachMee

Microsoft 365

Job description

Välkommen till avdelning för ordinärt boende och enhet Kungsparken! Vi söker nu en assistent där du får möjlighet att arbeta i ett mindre team och bidra både till samarbetet och till att självständigt styra delar av ditt arbete.

Arbetsuppgifter

• Kundtjänst och administrativt stöd för verksamhetens sektionschefer, inklusive fakturahantering och beställningar.
• Registrering i personal-, ekonomi- och verksamhetssystem samt diarieföring.
• Föra minnesanteckningar och direktupphandling.
• Ansvara för framtagande av statistik och sammanställningar samt stötta sektionschefer vid rekrytering.
• Fungera som kontaktperson gentemot andra avdelningar och externa leverantörer.
• Bokningar av lokaler, hantering av telefonlistor, sammanställning av ledningsgruppens dagordning och administration vid utbildningar.
• Utföra ärenden som kan kräva manuellt körkort samt cykel.

Du arbetar i Malmö stads interna system där alla anställningar och närvaroinformation utsäver löneutbetalning för enhetens medarbetare. Du kommer även vara delaktig i resursområdets framtida utveckling.

Kvalifikationer

• Gymnasieval 3 år med inriktning till administration eller ekonomi.
• Tidigare erfarenhet som assistent eller administratör.
• Erfarenhet av ekonomiadministration, fakturahantering och arbete i administrativa system såsom ekonomi- och personalsystem.
• God datorvana och förmåga att snabbt sätta sig in i nya digitala program och system.
• Mycket goda kunskaper i svenska, både tal och skrift.
• Manuellt B-körkort.
• Kan cykla.

Meriterande om du har

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration eller annat relevant område.
• Erfarenhet av relevanta IT-system som Hrutan, Ekot, Medvind, ReachMee, Microsoft 365 (Excel, etc.).
• Erfarenhet från vård- och omsorgssektorn.
• Erfarenhet från kommunal verksamhet.

För att passa i rollen som assistent hos oss på enhet Kungsparken behöver du vara strukturerad, självgående och ha ett gott öga för detaljer. Du bör trivas med att ge service, samarbeta med andra och hantera flera uppgifter parallellt. Du är flexibel, har ett lösningsfokuserat arbetssätt och anpassar dig lätt till förändringar. I din kommunikation är du lyhörd, tydlig och professionell samt värdesätter olikheter och har god kulturell medvetenhet.

Upplysningar

När du söker jobb hos oss kommer vi be dig att visa upp ett utdrag ur Polisens belastningsregister. Utdraget vi vill se är "kontroll av egna uppgifter" och du behöver själv begära ut det via en blankett på polisens hemsida: http://bit.ly/polisens-blankett.

Information om tjänsten

• Anställningsform: Tillsvidare
• Omfattning: 100 %
• Antal tjänster: 1
• Tillträde: 4 januari 2027 eller enligt överenskommelse.

Om enheten

Enheten Kungsparken består av cirka 550 medarbetare, främst undersköterskor, vårdbiträden samt assistenter, IT-administratörer och sektionschefer. Våra arbetsplatser är Erikslust och Västra Kanalgatan, båda nåbara med kollektivtrafik.