Assistent till enhet Kungsparken

Malmö Stad; Malmö kommun; On-site; SEK 290,160 - 379,440; Full time

Job summary

Malmö Stad söker en administrativ assistent till enhet Kungsparken i Malmö. Rollen innefattar stöd till sektionschefer, fakturahantering, registrering i personal- och ekonomisystem samt diarieföring och upphandling.

Du arbetar i ett team med kollegor på liknande nivå och deltar i planering och uppföljning av verksamhetens aktiviteter. Du har ansvar för att ta fram statistik, stödja rekryteringsprocesser och fungera som kontaktperson mot interna och externa parter.

Qualifications

• Lämplig utbildning inom administration eller ekonomi krävs, kalr.
• Tidigare arbete som assistent eller administratör är meriterande.
• Goda datorvanor och snabb inlärning av nya system.
• Erfarenhet av administrativa system inom ekonomi och personal.

Responsibilities

• Hantera fakturor och beställningar samt registrering i ekonomiska och personalrelaterade system.
• Diarieföra och föra protokoll samt stödja rekrytering och upphandling.
• Ansvara för framtagande av statistik och sammanställningar.
• Fungera som kontaktperson mot andra avdelningar och externa leverantörer.
• Boka lokaler, hantera listor och stödja ledningsgruppens dagordning.
• Utföra ärenden och resursstöd, varav körkort kan krävas och cykelvägledning.

Skills

Service-minded

Organisationsförmåga

Självgående

Samarbetsförmåga

Svenska flytande

Education

Gymnasial utbildning motsvarande 3 år, administration/economi

Eftergymnasial utbildning inom ekonomi/administration

Tools

Hrutan

Ekot

Medvind

ReachMee

Microsoft 365

Job description

Anställningsform

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag

02 aug. (om 18 dagar)

Välkommen till avdelning för ordinärt boende och enhet Kungsparken!

Är du en driven och engagerad person som trivs med att vara spindeln i nätet? Då kan det här vara rollen för dig.

Vi söker nu en assistent till enhet Kungsparken, där du får möjlighet att arbeta i ett mindre team med chans att både bidra till samarbetet och självständigt styra delar av ditt arbete. Du får en viktig roll i verksamheten och goda möjligheter att påverka och utveckla arbetssätt tillsammans med dina kollegor.

Som assistent är du ett viktigt stöd till verksamhetens sektionschefer med administrativa arbetsuppgifter. Arbetsuppgifterna kan exempelvis vara fakturahantering och beställningar, registrering i personal-, ekonomi och verksamhetssystem, diarieföring, föra minnesanteckningar och direktupphandling.

Du arbetar i Malmö stads interna system, där alla anställningar, närvaro och frånvaro läggs in, vilket ligger till grund för utbetalning av lön till enhetens medarbetare. Du kommer även att vara delaktig i resursområdets framtida utveckling.

I rollen ingår även att ansvara för framtagande av statistik och sammanställningar, stötta sektionschefer i rekrytering samt fungera som kontaktperson gentemot andra avdelningar och externa leverantörer. Du arbetar i ett team tillsammans med andra administrativa assistenter på samma nivå. I arbetet ingår även bokningar av lokaler, beställningar, administrera telefonlistor till resursområdena, hålla samman ledningsgruppens dagordning samt administration vid utbildningar. Vissa arbetsuppgifter kan innebära att du utför ärenden, därför behöver du ha manuellt körkort och vara bekväm med att cykla.

Kvalifikationer

• Gymnasial utbildning motsvarande 3 år, med inriktning administration eller ekonomi
• Tidigare erfarenhet som assistent eller administratör
• Tidigare erfarenhet av att ha arbetat med ekonomiadministration, såsom fakturahantering
• God datorvana och förmåga att snabbt sätta sig in i nya digitala program och system
• Tidigare erfarenhet av att ha arbetat i administrativa system, såsom ekonomi- och personalsystem
• Mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift
• Manuellt B-körkort
• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration eller annat relevant område
• Tidigare erfarenhet av relevanta IT-system, såsom Hrutan, Ekot, Medvind, ReachMee, Microsoft 365 (Excel etc.)
• Erfarenhet från vård- och omsorgssektorn
• Erfarenhet från kommunal verksamhet

För att passa i rollen som assistent hos oss på enhet Kungsparken behöver du vara strukturerad, självgående och ha ett gott öga för detaljer. Du trivs i en roll där du får ge service, samarbeta med andra och hantera flera uppgifter parallellt. Du är flexibel, har ett lösningsfokuserat arbetssätt och anpassar dig lätt till förändringar. I din kommunikation är du lyhörd, tydlig och professionell. Du värdesätter olikheter samt har en god kulturell medvetenhet.

I enhet Kungsparken arbetar cirka 550 medarbetare, mestadels undersköterskor och vårdbiträden, men även assistenter, IT-administratörer och sektionschefer. Enheten består av tolv hemtjänstområden, varav sju hemtjänstområden ligger vid Erikslust och fem hemtjänstområden ligger vid Västra Kanalgatan. I det dagliga arbetet utgår du från både Erikslust och Västra Kanalgatan, båda arbetsplatserna nås enkelt med kollektivtrafik.

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

När du söker jobb hos oss kommer vi be dig att visa upp ett utdrag ur Polisens belastningsregister. Utdraget vi vill se är "kontroll av egna uppgifter" och du behöver själv begära ut det via en blankett som du hittar på polisens hemsida: http://bit.ly/polisens-blankett

Övrig information

Lönetyp: Fast månads-, vecko- eller timlön

Tillträde: 4 januari 2027 eller enligt överenskommelse.