Administratör schemastöd, Navet

Umeå Kommun; Umeå kommun; On-site; SEK 320,000 - 360,000; Full time

Job summary

Umeå kommun söker en administratör till Fritidsförvaltningen i Navet, centrala Umeå. Rollen innebär att ge stöd till chefer i schemaläggning, bemanningsplanering och administration för att möta verksamhetens behov.

Du arbetar i ett litet team, är serviceinriktad och har god kommunikation med chefer, medarbetare och andra kontakter inom verksamheten. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet och självständigt arbete.

Qualifications

• Gymnasieutbildning eller högskoleutbildning som är adekvat för arbetsuppgifterna.
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete såsom schemaläggning, bemanningsplanering, bemanningsekonomi och logistik.
• God digital förmåga och vana att kommunicera via telefon, Teams och mejl.
• Erfarenhet av arbete i olika verksamhetssystem.
• Mycket goda kunskaper i det svenska språket i tal och skrift.

Responsibilities

• Ge stöd till chefer i schemaplanering och bemanningsarbete.
• Förbättra samarbete mellan chefer och medarbetare kring bemanningskrav.
• Säkerställa att scheman följer ekonomi, kvalitet och arbetsmiljökrav samt avtal.
• Hantera kommunikation och användning av olika verksamhetssystem.

Skills

Digital kommunikation

Teams & mejl

Självständigt arbete

Verksamhetssystem

Mycket god svenska

Education

Gymnasieutbildning eller högskoleutbildning

Tools

WinLas

Personec

Timecare Planering/Pool

Job description

Fritidsförvaltningen inom Umeå kommun vill bidra till en god livsmiljö genom att skapa goda möjligheter till en aktiv fritid med idrott, motion, rekreation och folkhälsa. I verksamhetens ansvarsområde ingår verksamhet och drift av idrotts- och fritidsanläggningar, fritids-, utflykts- och rekreationsområden, anläggningar för fritidsbåtar samt insatser inom fritidsfiske och rörligt friluftsliv. Fritidsförvaltningen har genom kommunens gemensamma Föreningsbyrå ansvaret för samlad beredning, uppföljning och utvärdering av kommunens stöd till föreningslivet samt att kontakter mellan kommunens olika företrädare och det organiserade föreningslivet stärks.

Vi söker nu en vass administratör till vår nya stödfunktion inom Fritidsförvaltningen. Vi i är uppbyggnadsfasen av en ny enhet som ska ge värdefullt stöd till chefer inom Fritid bad med fokus på schemaläggning, rekrytering, korttidsbemanning och administration.

Dina arbetsuppgifter

Som administratör får du en viktig roll att ge stöd till chefer och verksamheter i schemaplanering, schemaläggning och samplanering. Du kommer ha kontinuerlig dialog/samarbete med chefer när det gäller bemanningskrav och bemanningsplanering. Schemastöd medverkar till att schema följer verksamhetens behov och krav utifrån ekonomi, kvalité och arbetsmiljö, följer lagar och avtal samt arbetsmiljöverkets hälsorisker kring arbetstider.

Om dig

I din roll kommer du att ingå i ett mindre team där ni tillsammans bidrar till att utveckla och förbättra arbetssätt och processer. Vi söker dig som är serviceinriktad, har ett professionellt och förtroendeingivande bemötande samt känner dig trygg i att hantera frågor från chefer, medarbetare och andra kontaktytor inom verksamheten. Du har god förmåga att arbeta självständigt, samtidigt som du trivs med att samarbeta nära kollegor och andra intressenter för att nå gemensamma mål. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

• Gymnasieutbildning eller högskoleutbildning som är adekvat för arbetsuppgifterna.
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete såsom schemaläggning, bemanningsplanering, bemanningsekonomi och logistik.
• God digital förmåga och vana att kommunicera via telefon, Teams och mejl.
• Erfarenhet av arbete i olika verksamhetssystem.
• Mycket goda kunskaper i det svenska språket i tal och skrift.

Meriterande

• Erfarenhet av arbete som verksamhetsadministratör, chefsstöd eller planerare.
• Kunskap om arbetsrätt med tyngdpunkt på ATL, LAS samt de skärpta arbetstidsreglerna som trädde i kraft hösten 2023.
• Erfarenhet av arbete i WinLas, Personec, Timecare Planering/Pool och/eller Multiaccess.

Anställningsinformation

Tjänsten avser en särskild visstidsanställning, heltid, med start snarast enligt överenskommelse till och med 2027-06-20. Tjänsten är placerad på Navet i centrala Umeå.

Före erbjudande om anställning ber vi dig uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister. Detta görs som ett sista steg i rekryteringsprocessen.

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 viktiga medarbetare. Vår organisation är indelad i nio förvaltningar och tillsammans jobbar vi för att Umeå ska växa med omtanke. Vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Tillsammans med oss får du jobba i samhällsviktiga uppdrag där du bidrar till att Umeå fortsätter vara tryggt, säkert och roligt.

Umeå är norra Sveriges största stad med ett rikt utbud av upplevelser och möjligheter. Vi är en förenings- och kulturstad som erbjuder ett rikare liv även utanför jobbet. Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Vi ska bli fler och därför söker vi kanske just dig? Vi erbjuder schyssta villkor, bra förmåner och goda utvecklingsmöjligheter för ett livslångt lärande, samt jobb som är viktiga för alla dem som lever och verkar här. Vi ser fram emot att höra från dig.

Anställningsform Tidsbegränsad anställning

Anställningen avslutas

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Snarast enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Ort Umeå

Referensnummer

Facklig företrädare