Administratör

Sjöfartsverket; Stockholms kommun; On-site; SEK 312,000 - 402,000; Full time

Benefits offered by this job

Distansarbete några dagar/vecka

Job summary

Sjöfartsverket söker en Administratör som placeras i Stockholm, Rosenvik, och som fungerar som administrativt chefsstöd till chefer och kärnverksamheter. Du hanterar personal- och ekonomiadministration, inköp och uppföljning av fakturor samt arbetar i administrativa IT-system.

Du förväntas ta en central roll i den dagliga driften och utveckla rutiner, med möjlighet till distansarbete några dagar i veckan.

Qualifications

• Godkänd gymnasieutbildning.
• Goda kunskaper i och vana av att arbeta i hela Officepaketet.
• Erfarenhet av administration eller service kopplat till 24/7 verksamhet.
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i olika affärssystem.
• God förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska, i tal och skrift.
• B-körkort.

Responsibilities

• Genomföra personaladministration och ekonomiadministration.
• Hantera beställningar och inköp.
• Boka utbildningar.
• Stödja internkommunikation.
• Daglig uppföljning av verksamheten.
• Diarieföring.
• Viss fastighetsadministration.
• Lokal administratörs e‑identiteter (EFOS-kort).

Skills

Officepaketet

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Public 360

Job description

Sveriges vackraste arbetsplats söker en

Administratör

med placering i Stockholm, Rosenvik

Att arbeta som administrativt chefsstöd på Sjöfartsverket

Som administrativt chefsstöd fungerar du som ett stöd till chefer och övrig personal inom Sjöfartsverkets kärnverksamheter lotsning, lotstransporter och lotsplanering. I arbetsuppgifterna ingår framförallt att hantera all form av personaladministration som schemaplanering, lönehantering, inköp och kontering och uppföljning av fakturor. Arbete i administrativa IT-system är en del i arbetet. Du förväntas ta en central roll i den dagliga driften och det kan periodvis bli många olika ärenden att hålla ihop samtidigt. Att kunna göra avvägningar och prioriteringar är därför en förutsättning för att lyckas med jobbet.

Arbetsuppgifter

Vi strävar hela tiden att utveckla vår verksamhet så vi ser även att du är en person som identifierar och föreslår effektiviseringar och förbättringar av våra administrativa rutiner och arbetssätt och ditt eget arbete. Du kommer vara en viktig kontaktperson för våra stöd- och styrfunktioner och ingå i Sjöfartsverkets nätverk av kunniga administratörer. Geografiskt omfattar arbetet personalgrupper från Stockholm i söder till Kalix i norr, så en del resor kan förekomma för att möjliggöra personliga möten och för en ökad verksamhetskännedom.

Exempel På Dagliga Uppgifter

• Genomföra personaladministration och ekonomiadministration
• Hantera beställningar och inköp
• Boka utbildningar
• Stödja internkommunikation
• Daglig uppföljning av verksamheten
• Diarieföring
• Viss fastighetsadministration
• Lokal administratör e-identiteter (EFOS-kort)

Vem är du?

För att vara aktuell för rollen som Administratör krävs att du har:

• Godkänd gymnasieutbildning
• Goda kunskaper i och vana av att arbeta i hela Officepaketet
• Erfarenhet från att ha arbetat med administration eller service kopplat till 24/7 verksamhet
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i olika affärssystem
• God förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, både i tal och i skrift
• B-körkort

Det är meriterande om du har arbetat med liknande arbetsuppgifter inom offentlig sektor samt om du har vana av att arbeta med diarieföring i Public 360. Även erfarenhet från att ha arbetat inom sjöfartssektorn är ett plus.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person är du strukturerad, flexibel, noggrann och serviceinriktad samt känner stolthet i din roll som administratör. Även om du verkligen bidrar till att allt skall vara välplanerat förstår du att det oväntade inträffar och att du då blir extra viktig för att möjliggöra anpassning till nya situationer. Du ser det som en möjlighet att jobba med administration och att själv kunna påverka och planera dina arbetsuppgifter. Du är självgående, ansvarstagande och känner dig trygg i att kunna ta egna beslut och göra nödvändiga prioriteringar inom tjänstens befogenheter. Utöver detta ser vi att du är positiv, lösningsorienterad och stresstålig.

Varför ska du välja Sjöfartsverket?

Sjöfartsverket är ett tjänsteproducerande affärsverk inom transportsektorn. Vår arbetsmiljö är unik och vårt uppdrag är unikt – Sveriges vackraste arbetsplats. Vårt uppdrag är att utveckla transport och sjöfart i linje med riksdagens och regeringens beslut. Vår affärsidé är att erbjota effektiva sjövägar, moderna tjänster och maritimt partnerskap för tillväxt, konkurrenskraft och hållbar utveckling.

Sjöfartsverket erbjuder en trivsam arbetsmiljö med goda möjligheter att förena arbetsliv och privatliv, det kan till exempel finnas möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete några dagar i veckan. Vi har en tydlig identitet och ett starkt varumärke. Vi är en utvecklingsinriktad organisation och arbetar ständigt för att utveckla våra medarbetare samt för att upprätthålla våra nöjda kunder. Är vi rätt organisation för dig är det en självklarhet för dig att agera på ett professionellt, öppet och engagerat sätt. Vårt arbete utgår från den statliga värdegrunden, vi arbetar också aktivt för jämställdhet, mångfald och inkludering och ser det som en självklarhet att du delar vår uppfattning.

Hur och när?

Den här rekryteringen gäller en tillsvidareanställning som beräknas tillsättas snarast.

Sjöfartsverket kan komma att tillämpa sex månaders provanställning.

Befattningen kan innebära krigsplacering vid Sjöfartsverket.

För den här befattningen tillämpas individuell lönesättning.

Tjänsten kan komma att kräva svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kan komma att genomföras innan erbjudande om anställning.

Upplysningar

Lotsområdeschef Stockholm Tor Wildenstam : [e-mail]

Lotstransportchef Mitt Fredrik Sundberg: [e-mail]

Lotstransportchef Nord Alf Lind: [e-mail]

Fackliga Företrädare

Saco-S Patrik Wikand, OFR/ST Carl Cremonese, Seko Ib Bergström, samtliga kan nås via vår växel 0771–630000.

Sjöfartsverket gör kontinuerliga och aktiva val kring exponering och rekryteringsstöd i varje rekrytering. Vi undanber oss därför direktkontakt av annonsförsäljare, bemannings- och rekryteringsföretag.