Administrativ koordinator till Kliniska Studier Sverige - Forum Söder

Region Skåne; Lunds kommun; On-site; SEK 300,000 - 400,000; Full time

Job summary

Region Skåne söker en administrativ koordinator för att stödja och främja klinisk forskning i Lund. Du kommer att vara navet i Grants Office verksamhet och säkerställa effektiva ansökningsprocesser.

Rollen kräver erfarenhet av administrativt arbete med fokus på forskargrupper, koordinering av utbildningar och ärendehantering. Vi letar efter någon med en relevant utbildning och minst två års erfarenhet inom offentlig sektor eller akademi. Välkommen med din ansökan!

Qualifications

• Minst två års erfarenhet av administrativt koordinerande arbete.
• Erfarenhet av koordinering av externa evenemang.
• Mycket god datorvana för MS Office.

Responsibilities

• Säkerställa smidiga ansökningsprocesser.
• Planera och genomföra utbildningsinsatser.
• Administrera ansökningsprocesser.

Skills

Koordinering av externa evenemang

Administrativt arbete

Tydlig kommunikation

Struktur och noggrannhet

Datorvana (MS Office)

Färdigheter i svenska och engelska

Education

Universitets-/högskoleutbildning inom samhällskunskap, juridik, ekonomi, livsvetenskaper

Tools

Ärendehanteringssystem

Job description

Gör skillnad. Varje dag.

Vill du göra nytta för samhället och vara med att bidra till att mer klinisk forskning genomförs i Sverige? Stimuleras du av samarbete med kollegor och att vara i en miljö där utveckling sker kontinuerligt? Då kan detta vara tjänsten för dig!

Kliniska Studier Sverige - Forum Söder är en unik regional stödfunktion med uppdrag att stödja och främja klinisk forskning i Södra sjukvårdsregionen. Vi erbjuder stöd och tjänster till forskare, forskningspersonal och life science-företag, som genomför kliniska studier i hälso- och sjukvården. Därmed verkar vi för att Sverige ska vara ett attraktivt land för genomförande av kliniska studier, vilka bidrar till utvecklingen av nya och innovativa produkter och behandlingsmetoder, till nytta för patienter och samhälle. Forum Söder har också uppdraget att verka som regional nod för södra sjukvårdsregionen inom ramen för den nationella samverkan Kliniska Studier Sverige, som stöds av Vetenskapsrådet. Vår verksamhet omfattar ett fyrtiotal medarbetare och finns på Skånes universitetssjukhus i Lund.

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ koordinator är du navet i Grants Office dagliga verksamhet. Du säkerställer att ansökningsprocesserna löper smidigt, från att en forskargrupp tar första kontakt till att ansökan är inlämnad och diarieförd. I rollen ansvarar du för att planera och genomföra utåtriktade utbildningsinsatser. Som ansvarig för vårt ärendehanteringssystem, utlysningskalender och delar av den interna kommunikationen fungerar du ofta som forskarnas första kontaktväg in till Grants Office. Du har en viktig roll i att se till så inget faller mellan stolarna i en miljö med många parallella ärenden.

Dina arbetsuppgifter innefattar att:

• koordinera utbildningarna som Grants Office ansvarar för
• hantera inkommande förfrågningar och fördela ärenden inom Grants Office
• upprätthålla och uppdatera Grants Office ärendehanteringssystem och utlysningskalender
• administrera ansökningsprocesser: hantera portaler (PRISMA, EU Funding & Tenders Portal), samla in underlag och säkerställa formalia
• diarieföra ansökningar och avtal i enlighet med Region Skånes rutiner
• koordinera interna och externa möten, workshops och utbildningstillfällen
• bistå med kommunikation och informationsspridning om utlysningar och Grants Office tjänster
• sammanställa underlag för nyckeltal för uppföljning och rapportering
• ge praktiskt stöd till forskargrupper i ansökningsportaler och formaliafrågor
• bidra till att dokumentera processer och mallar för återkommande utlysningar

För att lyckas i rollen är det viktigt att du sätter forskarens behov kring sin ansökan i fokus, är genuint serviceinriktad och har en god förmåga att kommunicera effektivt. Du är noggrann och trivs med att skapa ordning i miljöer där många saker händer samtidigt. Med ett naturligt sinne för struktur förstår du vikten av att göra rätt sak vid rätt tid.

Du kommunicerar tydligt och professionellt med forskargrupper, är lyhörd för deras behov och kan förklara administrativa krav på ett tillgängligt sätt. Rollen kräver också flexibilitet och en vilja att stötta kollegorna i teamet där det behövs. Du trivs med att bidra till helheten och känner dig bekväm med att inte alltid ha alla svar själv. Det är viktigt för oss att du delar Grants Office engagemang för klinisk forskning och förstår att ditt bidrag är avgörande för att ansökningarna når fram. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har:

• universitets-/högskoleutbildning inom samhällskunskap, juridik, ekonomi, livsvetenskaper såsom medicin, hälsovetenskap, farmaceutisk vetenskap eller naturvetenskap alternativt annan motsvarande utbildning som vi ser som relevant för tjänsten
• minst två års dokumenterad erfarenhet av administrativt koordinerande arbete, gärna i offentlig sektor, universitet eller region
• erfarenhet av koordinering av externa evenemang, utbildningar eller workshops
• god förmåga att hantera många parallella ärenden med hög noggrannhet och möta deadlines
• erfarenhet av ärendehanteringssystem, diarieföring eller liknande administrativa system
• mycket god datorvana för MS Office eller liknande
• god förmåga att kommunicera på svenska och engelska

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administration av forskningsansökningar inom akademi, universitetssjukhus eller offentlig FoU-verksamhet
• kunskaper om PRISMA eller EU Funding & Tenders Portal
• grundläggande förståelse för klinisk forskning och dess administrativa krav

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi planerar att genomföra intervjuer v. 38-39.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.

Varaktighet:, tillträde: Tillträde sker enligt överenskommelse.

På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner.

När du söker ett jobb hos Region Skåne blir din ansökan en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna behandlas och sparas enligt dataskyddsförordningen (GDPR).