Mitarbeiter:in Empfang & Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Mitarbeiter:in Empfang & Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Bei uns übernimmst du die zentrale Rolle als Schnittstelle zwischen den Bereichen Gebäude, Infrastruktur und Versorgung sowie unserem internen Team und externen Partnern. Du sorgst für reibungslose Abläufe, schaffst eine angenehme und produktive Arbeitsatmosphäre für das gesamte Team und unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen.*

Du hast eine Schlüsselposition in unserem Unternehmen und trägst maßgeblich zur reibungslosen Organisation bei. Du bist die erste Anlaufstelle für Informationen, kümmerst dich um die Bürokoordination und hast ein offenes Ohr für allerlei Anliegen.

• Betreuung der Empfangs- und der Telefonzentrale
• Erstkontakt für externe Anfragen und Interessenten
• Organisation und Abwicklung des Postverkehrs
• Verantwortung über die Kassenführung sowie die Verwaltung von Debit- und Kreditkarten
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Planung und Buchung von Dienstreisen
• Selbstständige Verwaltung und Betreuung unserer Unternehmenswohnungen sowie des Vermietungsprozesses (von der Anzeige bis zum Mietvertrag)
• Koordination unseres Reinigungs- und Hausmeisterteams
• Verwaltung des firmeneigenen Fuhrparks (Kundendienst, TÜV-Termine, Reifenwechsel)
• Organisation kleiner Aufmerksamkeiten zu Anlässen wie Geburtstagen, Betriebsjubiläen oder Abschieden
• Planung und Durchführung interner Events

* Ideal für den beruflichen Wiedereinstieg – nach Familienpause, Sabbatical oder kürzerer Auszeit

08:30 Uhr Entgangene Anrufe checken, Briefkasten leeren, Post öffnen, sortieren, verteilen

09:30 Uhr Büromaterial-Check und neue Bestellungen, Kaffee auffüllen, Geburtstagskarte vorbereiten

10:15 Uhr Kaffeepause mit Kolleg:innen

10:30 Uhr Putzplan Küche prüfen, Reinigungskraft briefen, Hausmeister koordinieren.

11:30 Uhr Fuhrpark: Fahrtenbuch kontrollieren, Werkstatt-Termine koordinieren.

12:00 Uhr Mittagspause im Park

12:30 Uhr Abrechnung und Übergabe WG-Zimmer vorbereiten.

13:30 Uhr Abrechnungen kontrollieren, Kreditkartenabrechnungen prüfen, Belege sortieren.

14:30 Uhr Tagesabschluss: To-do-Liste für morgen, Ausgangspost bearbeiten

15:00 Uhr Feierabend

• Teilzeit (50 – 75 % / 20 – 30 h pro Woche)
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Möglichkeit zum Homeoffice (an einzelnen Tagen)
• Unser Firmenfitness-Programm mit EGYM Wellpass
• Vorteilsportal für Mitarbeiterangebote
• Ein Monatsgehalt von 2.750 – 3.500 € (berechnet für eine 100 %-Stelle)
• Du kannst gut mit Menschen, greifst gerne zum Hörer und kannst dir Gehör verschaffen.
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Hotelfachmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast Erfahrung in diesem Bereich
• Du sprichst Deutsch auf C1-Sprachniveau für deine Alltagskommunikation
• Du sprichst Englisch mindestens auf Sprachniveau B1 für die gelegentliche Kommunikation (schriftlich oder telefonisch)
• Du kannst mit Bürosoftware umgehen (unsere Arbeitsplätze sind mit Apple-Geräten ausgestattet)
• Du hast Erfahrungen im Mietrecht
• Du hast bereits Erfahrungen in einem Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV)

Die zeroseven design studios, The Home of Brand Evolution, wird dein neuer inspirierender Arbeitsplatz in der Ulmer Innenstadt sein. In unserem besonderen Büro in der Zionskirche arbeiten rund 40 kreative Köpfe gemeinsam daran, Marken zum Leben zu erwecken – strategisch, visuell und technologisch. Wir entwickeln Markenauftritte, gestalten digitale Nutzererlebnisse und realisieren Web- sowie E-Commerce-Projekte. Unser interdisziplinäres Team vereint Strategie, Design, Technologie und Online-Marketing unter einem Dach. Wir stehen für einen offenen, wertschätzenden Umgang, flache Hierarchien und ein inspirierendes Umfeld. Wir glauben an gute Zusammenarbeit, starke Ideen und Menschen, die gerne mitdenken, mitgestalten und mit uns wachsen möchten.

Du bist nie alleine, weder im Büro, noch in den Pausen. Wir sind Kolleg:innen, die auch Freund:innen sind. Wir lieben es, gemeinsam zu Kochen und gemeinsam zu Essen. Donnerstags gibt es immer Müsli für alle, das frisch zubereitet wird. (Und zwar von dir, was dich zur/zum Held:in von zeroseven macht). Da kommt dann der Inhalt unseres obligatorischen Obstkorbs mit rein. Unser Kaffee schmeckt wirklich lecker, auch wenn man ein bisschen Barrista-Know-How dafür braucht. Wir sind Design-Addicts, Gamer, Nerds, Fantasy- und Musikliebhaber, Serien-Binger. Einmal im Monat gibt es den "Last Thursday". Hier bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen (technischen) Stand und lassen den Arbeitstag beim Feierabendbier ausklingen. Wir arbeiten collaborativ und leben flache Hierarchien (die Chefetage ist direkt für alle ansprechbar). Unsere gute Work-Life-Familiy-Balance wird von allen geschätzt, deshalb arbeiten wir auch aus dem Homeoffice oder in Teilzeit.

Worauf du dich sonst noch freuen kannst

• Persönlicher Karrierepfad / Entwicklungsfahrplan
• Einmal wöchentlich gibt es Frühstück für alle als Müsli, Porridge oder Pancakes
• Gemeinsame Mittagspausen im Stadtpark oder unserer WG-Küche
• Regelmäßiger Besuch vom Foodtruck und gemeinsame Grill-Events
• Kostenlose Wasser (laut, leise, gekühlt)
• Ein erlesenes Angebot verschiedener Teesorten
• Hochwertiger Kaffee aus der Siebträgermaschine
• Jubiläumsgeschenke für 5, 10 und 15 Jahre bei uns
• Buddy-Programm, das gleich nach Vertragsunterschrift startet
• Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge (Entgeltumwandlung mit Zuschuss von uns)
• Feedback-/Review-Meetings, einmal pro Quartal
• Invidueller Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen
• Monatliche All-hands Meetings
• Regelmäßige und individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flexible Arbeitszeiteinteilung
• Möglichkeit zu Teilzeit
• Möglichkeit zu Remote-Arbeit und Homeoffice
• Ausgleich von Überstunden mit 1:1 Freizeitausgleich
• 30 Tage Jahresurlaub
• Dienstrad/Bikeleasing (Entgeltumwandlung mit Zuschuss von uns)

Ich freue mich auf Deine Bewerbung und unser erstes gemeinsames Gespräch.