Facilities & Logistics Assistant

Maleo Offices; Lisboa; Presencial; EUR 12 000 - 18 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Subsídio de refeição em cartão

Benefícios adicionais em cartão (saúde

Seguro de saúde

Programa de apoio ao colaborador e às‑

Passe para transportes públicos

Resumo da oferta

Maleo Offices procura um(a) profissional para integrar a equipa de Facilities & Logistics, com foco no suporte administrativo, contratual e de compras.

Serás responsável por acompanhar atividades de manutenção e logística nos Centros Maleo, apoiar negociações de contratos e gestão de utilities, assegurando eficiência operacional e qualidade de serviços.

Qualificações

• Experiência mínima de 1 ano na área administrativa.
• Capacidade de gestão de tarefas e adaptação à mudança.
• Capacidade de gerir vários projetos em simultâneo.
• Espírito de iniciativa.
• Capacidade de trabalhar individualmente e em equipa.
• Boa comunicação escrita e oral.
• Domínio de ferramentas do Office (Word, PowerPoint, Excel).

Responsabilidades

• Elaborar orçamentos de acordo com projetos do departamento.
• Solicitar cotações a parceiros.
• Negociar e gerir contratos de utilities e facilities.
• Emitir guias de transporte diariamente.
• Elaborar, controlar e arquivar relatórios técnicos.
• Gerir o calendário de intervenções técnicas subcontratadas.
• Monitorizar mapas de atividades do departamento (compras, vendas, consumos, avenças, contratos com subempreiteiros).
• Atualizar a base de dados dos armazéns e apoiar controlo de stocks.
• Dar suporte administrativo ao departamento de Facilities & Logistics.

Conhecimentos

Boa comunicação escrita e oral

Gestão de tarefas

Trabalhar em equipa

Multitarefa / gerir vários projetos

Domínio de Office (Word/PowerPoint/EXC

Ferramentas

Office suite

Descrição da oferta de emprego

Reconhecida pelos seus escritórios de excelência, a Maleo está agora a evoluir para um ecossistema muito mais amplo de experiências, serviços e soluções.

Com presença consolidada em Lisboa e Porto, e uma operação em crescimento, a Maleo desenvolve e gere um ecossistema que cruza real estate, development, serviços e experiência, criando soluções completas para empresas e profissionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

No segmento de offices, oferece uma rede de espaços flexíveis em localizações premium, adaptados a diferentes dimensões e necessidades empresariais, complementados por uma oferta de meetings & events que permite a realização de reuniões, ativações e experiências com uma abordagem de hospitalidade.

Através da vertente de care, leva serviços premium diretamente para os escritórios dos clientes - desde receção e concierge a manutenção, limpeza e apoio a eventos - garantindo eficiência operacional e foco no core business.

Na Maleo, trabalhamos numa vertente de hospitality, onde cada detalhe contribui para criar espaços que fazem a diferença. Acreditamos que o rigor, o cuidado, a qualidade e eficiência do serviço são essenciais para garantir o bom funcionamento dos nossos espaços e proporcionar uma experiência diferenciadora a quem os utiliza.

É neste contexto, e numa fase de crescimento e expansão, com a integração de novos desafios ao nível da manutenção, logística e acompanhamento das nossas operações, que procuramos integrar um/a Facilities & Logistics Assistant.

Nesta função, terás a oportunidade de colaborar com diferentes equipas e parceiros, assegurando o suporte administrativo, contratual e de compras à equipa de Facilities & Logistics. Serás responsável por acompanhar as atividades de manutenção e logística dos Centros Maleo, bem como apoiar a negociação e gestão dos contratos de utilities e facilities, contribuindo para o bom funcionamento e eficiência dos nossos espaços.

Serás responsável por:

• Terás um papel ativo na elaboração de orçamentos, de acordo com os projetos do departamento, e na solicitação de cotações a atuais e potenciais parceiros;
• Acompanhar e apoiar a negociação e gestão contratual dos serviços de utilities & facilities dos vários Centros;
• Serás responsável por garantir a emissão diária de guias de transporte;
• Terás também a teu cargo a elaboração, controlo e arquivo dos relatórios técnicos referentes aos serviços prestados pelo departamento;
• Gerir de forma eficiente o calendário de intervenções técnicas subcontratadas;
• Terás um papel importante na monitorização dos mapas referentes às atividades do departamento, nomeadamente compras, vendas, consumos, apólices, avenças e contratos com subempreiteiros;
• Assegurar a atualização da base de dados dos armazéns, apoiando também as tarefas de controlo de stocks;
• Darás suporte administrativo ao departamento de Facilities & Logistics, contribuindo para o acompanhamento e organização das suas atividades.

O que esperamos de ti:

• Experiência mínima de 1 ano na área administrativa;
• Capacidade de gestão de tarefas e adaptação à mudança;
• Capacidade de gerir vários projetos em simultâneo;
• Espírito de iniciativa;
• Capacidade de trabalhar individualmente e em equipa
• Boa comunicação escrita e oral;
• Domínio de ferramentas do office (Word, PowerPoint, Excel);

O que oferecemos:

• Subsídio de refeição em cartão;
• Benefícios adicionais em cartão (saúde, educação e wellness);
• Seguro de saúde;
• Programa de apoio ao colaborador e à sua família;
• Atribuição do passe para utilização de transportes públicos.