Werkstudent:in (m/w/d) - Operations Assistant

garten.ai; Polska; Hybrid; PLN 91,000 - 121,000; Part time

Benefits offered by this job

100 % Remote

Flexible Stunden bis 20 Std./Woche

Job summary

gartenAI sucht eine engagierte Werkstudent:in mit A-Player-Mentalität, die eigenständig arbeitet und Verantwortung übernimmt. Du arbeitest eng mit dem Gründer zusammen und hältst den operativen Alltag auf Kurs – von Aufgaben bis hin zu administrativen Abläufen. 100 % Remote, bis zu 20 Stunden pro Woche, Vergütung 15–20 € pro Stunde.

Du erhältst klare Ziele, Verantwortungsbereiche und Entscheidungsgrenzen. Wir setzen auf realistische Planung, transparente Kommunikation und zuverlässige Ergebnisse.

Qualifications

• Eigeninitiative & Verantwortung
• Sorgfalt & Verlässlichkeit
• Selbstorganisation
• Technisches Verständnis & AI-Affinität
• Klare Kommunikation

Responsibilities

• Operations & Aufgabenmanagement: Vorgänge in Notion übernehmen, Verantwortliche & Fristen festlegen.
• Kommunikation & Inbox: Relevanz prüfen, Antworten vorbereiten, Freigaben beachten.
• Reisen & Administration: Reisen & Termine organisieren, Belege & Kosten verwalten.
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege ordnen, Unterlagen vorbereiten.
• AI Ops & Automatisierung: Prozesse identifizieren, Automatisierungen prüfen & dokumentieren.

Job description

Du willst Verantwortung übernehmen und an deinen Ergebnissen gemessen werden?

Für gartenAI suche ich eine Werkstudent:in mit A-Player-Mentalität: Du denkst mit, hältst Zusagen ein und bleibst an Aufgaben dran, bis sie wirklich abgeschlossen sind.

Du arbeitest direkt mit mir als Gründer und hältst den operativen Alltag auf Kurs – von Aufgaben und Follow-ups über Kommunikation und Reiseorganisation bis zu administrativen Abläufen. Du erkennst, wenn Informationen fehlen, ein Vorgang hängen bleibt oder eine Entscheidung gebraucht wird, und kümmerst dich aktiv um den nächsten Schritt.

Du bekommst klare Ziele, Verantwortungsbereiche und Entscheidungsgrenzen. Innerhalb dieses Rahmens erwarten wir Eigeninitiative, Sorgfalt und zuverlässige Ergebnisse. Wenn du für jeden nächsten Schritt eine Anweisung brauchst oder offene Punkte erst auf Nachfrage ansprichst, passt diese Rolle nicht zu dir.

Dafür bekommst du viel Vertrauen, hohe Eigenständigkeit und direkten Einblick in AI-Projekte, Consulting und Unternehmensaufbau. Wenn du zuverlässig lieferst und dich weiterentwickeln möchtest, kannst du zunehmend eigene Automatisierungen und AI-Workflows übernehmen.

100 % Remote · bis zu 20 Std./Woche · 15–20 € pro Stunde

Dein Studium und deine Gesundheit haben Vorrang. Gleichzeitig zählen deine Zusagen: Wir erwarten realistische Planung, transparente Kommunikation und verlässliche Arbeit innerhalb deiner vereinbarten Stunden.

Aufgaben

Du hältst den operativen Alltag von gartenAI auf Kurs. Dein Maßstab: Vorgänge kommen voran, Zusagen werden eingehalten und offene Punkte werden zuverlässig abgeschlossen.

Operations & Aufgabenmanagement

• Du überführst Absprachen aus Meetings und E-Mails in konkrete Aufgaben in Notion – mit Verantwortlichen, Fristen und klaren nächsten Schritten.
• Du verfolgst offene Vorgänge eigenständig bis zum Abschluss und hältst Status und Prioritäten aktuell.
• Fehlen Informationen oder gerät eine Deadline in Gefahr, beschaffst du Antworten, stellst gezielte Rückfragen und bringst notwendige Entscheidungen frühzeitig zu mir.

Kommunikation & Inbox

• Du sortierst die geschäftliche Kommunikation nach Relevanz und Handlungsbedarf. Wichtige Anfragen, Fristen und notwendige Entscheidungen behältst du im Blick.
• Du bereitest Antworten und nächste Schritte vor. Bei externer Kommunikation prüfst du Empfänger, Inhalte, Anhänge, Termine und Zusagen sorgfältig und beachtest die vereinbarten Freigaben.

Reisen & Administration

• Du organisierst Reisen und Termine anhand klarer Vorgaben und hältst Buchungen, Unterlagen und relevante Informationen vollständig und übersichtlich.
• Du kümmerst dich um den gesamten Vorgang: Planung, Abstimmung, Belege, Reisekosten und offene Nachbereitung.

Vorbereitende Buchhaltung

• Du hältst Belege und administrative Vorgänge in Lexware Office und Fileee vollständig, nachvollziehbar und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
• Du erkennst fehlende Unterlagen und Unstimmigkeiten und klärst sie frühzeitig. Freigaben und sensible finanzielle Entscheidungen bleiben bei mir.

AI Ops & Automatisierung

• Du erkennst wiederkehrende Arbeit und unnötige manuelle Schritte. Du schlägst konkrete Verbesserungen vor und prüfst, wo AI oder Automatisierung sinnvoll helfen können.
• Mit wachsender Erfahrung und zuverlässiger operativer Arbeit übernimmst du eigene kleine Automatisierungen, AI-Workflows, Research-Aufgaben und interne Tools. Du prüfst die Ergebnisse und dokumentierst deine Lösungen nachvollziehbar.

Qualifikation

Was du mitbringen musst

Eigeninitiative & Verantwortung
Du übernimmst Verantwortung für Ergebnisse. Du erkennst selbst, was als Nächstes passieren muss, beschaffst fehlende Informationen und verfolgst offene Punkte konsequent. Wenn du Unterstützung oder eine Entscheidung brauchst, kommst du mit einer konkreten Frage und möglichst einem Lösungsvorschlag.

Sorgfalt & Verlässlichkeit
Du hältst Zusagen ein und prüfst deine Arbeit, bevor du sie als erledigt meldest. Termine, Zahlen, Empfänger und Unterlagen verdienen deine Aufmerksamkeit. Wenn dir ein Fehler passiert, sprichst du ihn offen an, kümmerst dich um die Korrektur und ziehst Konsequenzen für deine Arbeitsweise.

Selbstorganisation
Du kannst deine Aufgaben, Prioritäten und Deadlines eigenständig organisieren – auch remote und neben deinem Studium. Du schätzt deine Kapazität realistisch ein, kommunizierst deine Verfügbarkeit klar und meldest Engpässe rechtzeitig.

Technisches Verständnis & AI-Affinität
Du bewegst dich sicher in digitalen Tools und arbeitest dich zügig und selbstständig in neue Systeme ein. Notion, Google Workspace und AI-Tools gehören zu deinem Arbeitsumfeld. Du prüfst AI-Ergebnisse kritisch und möchtest verstehen, wie sich Prozesse sinnvoll verbessern lassen. Erfahrung mit Automatisierung, Programmierung oder Daten ist ein Plus.

Klare Kommunikation
Du formulierst auf Deutsch sicher, präzise und professionell. Du kannst einen Sachverhalt knapp zusammenfassen und deutlich machen, welche Information oder Entscheidung du brauchst. Englische Dokumentation und technische Inhalte kannst du sicher verstehen.

Lernbereitschaft & hoher eigener Anspruch
Du willst gute Arbeit leisten und besser werden. Du kannst direktes Feedback annehmen und setzt es sichtbar um. Wiederkehrende Fehler oder unnötig aufwendige Abläufe sind für dich ein Anlass, deine Vorgehensweise zu verbessern.

Studium & konkrete Beispiele
Du bist eingeschrieben, idealerweise in Informatik, Data Science, Software Engineering, Wirtschaftsinformatik oder einem vergleichbaren Studiengang. Entscheidend ist deine Arbeitsweise. Du kannst anhand eines Jobs, Studienprojekts, Ehrenamts oder eigenen Projekts zeigen, wie du Verantwortung übernommen und etwas zuverlässig zum Abschluss gebracht hast.

Benefits

Was du dafür bekommst

Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer
Du arbeitest direkt mit mir, Patrik Garten, AI Solution Architect und Gründer von gartenAI. Du bekommst unmittelbaren Einblick in Consulting, AI-Projekte, Unternehmensaufbau und operative Entscheidungen – und siehst, wie deine Arbeit zum Fortschritt des Unternehmens beiträgt.

Vertrauen & echte Eigenständigkeit
Du bekommst eigene Verantwortungsbereiche und Gestaltungsspielraum bei der Umsetzung. Klare Ziele, Prioritäten und Entscheidungsgrenzen geben dir Orientierung. Innerhalb dieses Rahmens kannst du selbstständig handeln und Verbesserungen vorantreiben.

Praktische Entwicklung Richtung AI Ops
Du arbeitest mit Notion, Google Workspace und verschiedenen AI-Tools an realen Abläufen. Wenn dein operatives Fundament zuverlässig sitzt, kannst du zunehmend eigene Automatisierungen, AI-Workflows und kleinere technische Aufgaben übernehmen. So baust du Erfahrung auf, die du unmittelbar anwenden kannst.

100 % Remote & mit deinem Studium vereinbar
Du organisierst deine Arbeitszeit weitgehend flexibel neben deinem Studium – innerhalb vereinbarter Deadlines und Kommunikationsregeln. Gesundheit und Studium haben Vorrang. Deine Verfügbarkeit und Aufgaben stimmen wir so ab, dass du realistisch planen und zuverlässig arbeiten kannst.

Transparente Vergütung
Du erhältst 15–20 € pro Stunde bei bis zu 20 Stunden pro Woche.

Perspektive für Menschen, die Verantwortung wollen
Wenn die Zusammenarbeit funktioniert und du zuverlässig gute Ergebnisse lieferst, kann dein Verantwortungsbereich wachsen. Du kannst zunehmend Prozesse mitgestalten und anspruchsvollere operative und technische Themen übernehmen.