Senior HR & Payroll Specialist: International Payroll

Array Marketing Group; Polska; Hybrid; PLN 120,000 - 180,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Ubezpieczenie na życie w grupie

Pakiet sportowy

Program adaptacyjny

Dofinansowanie nauki języków

Job summary

Array Marketing, światowy lider w projektowaniu i produkcji rozwiązań ekspozycyjnych, poszukuje specjalisty ds. kadr i płac na stanowisko z praktyką w samodzielnym prowadzeniu payroll oraz obsłudze dokumentacji pracowniczej.

Do zadań należy koordynacja naliczania wynagrodzeń, nadzór nad czasem pracy i zgodnością z przepisami, a także wsparcie pracowników i menedżerów w sprawach kadrowo-płacowych. Praca w Warszawie w międzynarodowym środowisku.

Qualifications

• Minimum 5 lat doświadczenia w obszarze kadr i płac.
• Znajomość prawa pracy, przepisów płacowych i ubezpieczeń społecznych.
• Doświadczenie w płatnościach payroll i współpracy z dostawcą zewnętrznym.

Responsibilities

• Samodzielna realizacja procesów administracji kadrowej w całym cyklu zatrudnienia.
• Koordynowanie miesięcznego procesu naliczania wynagrodzeń we współpracy z zewnętrznym dostawcą usług płacowych.
• Weryfikacja danych wejściowych i naliczeń płacowych, wyjaśnianie rozbieżności i terminowa realizacja payrollu.
• Nadzór nad ewidencją czasu pracy, urlopami, nieobecności oraz innymi danymi wpływającymi na wynagrodzenia.
• Prowadzenie i weryfikowanie dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych zgodnie z przepisami.
• Przygotowywanie i weryfikowanie umów o pracę, aneksów, dokumentów zakończeń zatrudnienia, zaświadczeń.
• Monitorowanie zmian w prawie pracy i wspieranie ich wdrażania.
• Prowadzenie spraw kadrowych cudzoziemców i legalizacji zatrudnienia.
• Rozliczanie spraw z ZUS, Urzędem Skarbowym, PFRON i innymi instytucjami.
• Rozwiązywanie złożonych spraw kadrowo-płacowych i wsparcie managerów.
• Przygotowywanie raportów kadrowo-płacowych.
• Identyfikowanie możliwości usprawnienia procesów HR i payroll.
• Zastępstwo Payroll & Benefits Manager EMEA podczas nieobecności.
• Realizacja projektów specjalnych HR.

Skills

Prawo pracy i przepisy płacowe

Koordynacja payroll

MS Excel / HR systems

Język angielski (B2)

Analiza danych kadrowych

Samodzielność i organizacja

Komunikacja międzynarodowa

Education

Doświadczenie w HR/ płace

Tools

ADP

Job description

Od ponad 40 lat Array Marketing jest światowym liderem w projektowaniu i produkcji rozwiązań ekspozycyjnych oraz merchandisingowych w branży retail, współpracując z czołowymi markami, takimi jak Sephora, L'Oréal, Coty, PUIG czy Amazon. Nasz zespół liczy ponad 1800 profesjonalistów na całym świecie - zapewniamy kompleksową obsługę: od koncepcji, przez projektowanie i inżynierię, aż po produkcję i dostarczenie spersonalizowanych rozwiązań ekspozycyjnych, dzięki którym marki wyróżniają się w punktach sprzedaży.

Nasz sukces opieramy na wartościach i kulturze naszej pracy - działamy jako jeden zespół (One Team), staramy się być lepsi każdego dnia (Better Every Day) i czerpiemy radość z tego, co robimy (Have Fun). Szukamy osób ciekawych świata, otwartych na współpracę, lubiących mierzyć się z wyzwaniami i takich, którzy chcą realnie wpływać na efekty swojej pracy. Dołącz do nas i razem z nami kształtuj przyszłość branży retail.

Miejsce pracy: Warszawa
Nr ref.: MS.23.09.2026/HR

Twoje Zadania:

• Samodzielna realizacja procesów administracji kadrowej w całym cyklu zatrudnienia pracownika.
• Koordynowanie miesięcznego procesu naliczania wynagrodzeń we współpracy z zewnętrznym dostawcą usług płacowych.
• Weryfikacja danych wejściowych i naliczeń płacowych, wyjaśnianie rozbieżności oraz dbanie o terminową realizację payrollu.
• Nadzór nad prawidłową ewidencją i rozliczaniem czasu pracy, urlopów, nieobecności oraz innych danych wpływających na wynagrodzenia.
• Prowadzenie i weryfikowanie dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Przygotowywanie i weryfikowanie umów o pracę, aneksów, dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia, zaświadczeń oraz pozostałej dokumentacji kadrowej.
• Monitorowanie zmian w prawie pracy, przepisach dotyczących wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych i podatków oraz wspieranie ich wdrażania w organizacji.
• Samodzielne prowadzenie spraw kadrowych dotyczących cudzoziemców, w tym procesów związanych z legalizacją zatrudnienia oraz monitorowaniem wymaganych terminów.
• Prowadzenie spraw związanych z ZUS, Urzędem Skarbowym, PFRON oraz innymi instytucjami zewnętrznymi.
• Samodzielne rozwiązywanie złożonych spraw kadrowo-płacowych oraz udzielanie merytorycznego wsparcia pracownikom i managerom.
• Przygotowywanie i weryfikowanie raportów kadrowo-płacowych.
• Identyfikowanie możliwości usprawnienia procesów HR i payroll oraz udział w projektach HR.
• Pełnienie funkcji zastępcy Payroll & Benefits Manager EMEA podczas jego nieobecności.
• Realizacja powierzonych projektów specjalnych i współpraca z zespołem HR w ramach projektów regionalnych.

Wymagania:

• Minimum 5 lat doświadczenia w obszarze kadr i płac
• Bardzo dobra znajomość prawa pracy, przepisów płacowych, podatkowych i ubezpieczeń społecznych.
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu i koordynowaniu procesu payroll, w tym współpracy z zewnętrznym dostawcą (ADP).
• Praktyczna znajomość procesów kadrowych, dokumentacji pracowniczej oraz legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.
• Umiejętność samodzielnego rozwiązywania złożonych spraw kadrowo-płacowych i udzielania merytorycznego wsparcia managerom oraz pracownikom.
• Bardzo dobra znajomość MS Excel i systemów HR/payroll oraz umiejętność pracy z danymi.
• Samodzielność, odpowiedzialność, dokładność, dobra organizacja pracy oraz
• Znajomość języka angielskiego (min. B2) umożlwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym.
• Samodzielność, determinacja, elastyczność i zdolność reagowania na zmiany
• Możliwość rozwoju kompetencji zawodowych i osobistych w firmie o stabilnej pozycji na rynku
• Pracę w międzynarodowym, kreatywnym środowisku
• Udział w ciekawych projektach z branży kosmetycznej
• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• Program adaptacyjny dla nowych pracowników
• Finansowanie nauki j. angielskiego lub niemieckiego na platformie eTutor
• Możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, prywatnej opieki medycznej oraz dofinansowania do pakietu sportowego

w celu wzięcia udziału w rekrutacji na oferowane wolne stanowisko konieczne jest podanie przez Państwa danych osobowych. Dane te będą przetwarzane przez Spółkę WILLSON & BROWN sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-273), ul. Muszkieterów 15c, NIP 5223077025, KRS 0000649340 (Administratora Danych). W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia oraz ograniczenia przetwarzania danych przez administratora oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądanie usunięcia danych osobowych oznacza rezygnację z dalszego udziału w procesie rekrutacji.

W procesie rekrutacji przetwarzane są tylko te dane osobowe, które zamieścili Państwo w CV lub liście motywacyjnym, czyli w szczególności imię, nazwisko, dane kontaktowe (e-mail i numer telefonu), doświadczenie zawodowe, posiadane wykształcenie. Prosimy, aby w CV nie umieszczać danych wrażliwych, w szczególności o stanie zdrowia, nałogach, poglądach politycznych i religijnych, rodzinie i związkach.

Podanie danych jest dobrowolne, więc mogą one być przetwarzane tylko na podstawie Państwa wyraźnej zgody. Z tego względu prosimy, aby do CV załączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Przykładowa treść:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.

Informujemy, że dane osób, które brały udział w rekrutacji, są usuwane po zakończeniu procesu naboru na dane stanowisko, chyba że kandydat wyrazi zgodę na dalsze przechowywanie danych. Wprzypadku zgody na dalsze przetwarzanie danych, przechowujemy informacje przez rok od momentu ich uzyskania. Jeśli chcą Państwo wyrazić taką zgodę, prosimy o dołączenie dodatkowej klauzuli o następującym brzmieniu:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych również po zakończeniu procesu rekrutacji w celach związanych z poszukiwaniem pracowników na takie samo lub podobne stanowisko.”

Kontakt w sprawie przetwarzania danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail [e-mail].