Onboarding & Project Manager, koordynacja klientów i projektów

Waisme; Warszawa; Hybrid; PLN 62,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Premia za efekty

Job summary

WAISME poszukuje osoby do połączenia klienta, zespołu i podwykonawców w sprawnie działający proces. Przejmiesz współpracę od wdrożenia klienta do odbioru, nadzorując plan, informacje, decyzje i terminy, współpracując z odpowiedzialnymi za jakość kreatywną i finanse.

Praca przeważnie zdalna z Polski, z uzgadnianą pracą hybrydową w Warszawie. Umowa o pracę lub B2B — wynagrodzenie zgodnie z opisem, z premią za efekty na ustalonych zasadach.

Qualifications

• Doświadczenie w agencji kreatywnej lub mediowej i samodzielna koordynacja projektów od briefu do odbioru.
• Praktyka prowadzenia kontaktu z klientem i koordynowania podwykonawców.
• Polski i angielski umożliwiające samodzielne prowadzenie spotkań i korespondencji; angielski co najmniej funkcjonalny B2.
• Umiejętność pracy nad kilkoma projektami jednocześnie, dokumentowania decyzji, kontroli terminów i reagowania na zmianę zakresu.

Responsibilities

• Zebranie briefu, celów, materiałów i osób decyzyjnych; prowadzenie spotkania startowego i potwierdzenie zakresu.
• Rozpisanie zadań, odpowiedzialności, zależności, terminów i akceptacji; sprawdzenie dostępności wykonawców.
• Prowadzenie statusów z klientami po polsku i angielsku, podsumowań i jednej uporządkowanej listy uwag.
• Koordynowanie grafików, montażystów, copywriterów, specjalistów reklam i partnerów web; kompletne przekazywanie zleceń.
• Kontrola zużycia budżetu projektu, godzin i zamówień; uzyskanie finansowej zgody przed startem i zmianą zakresu wymagającą nowych wydatków.
• Wczesne identyfikowanie opóźnień i braków, przygotowanie wariantów działania oraz eskalacja do Agency Directora.
• Sprawdzenie kompletności dostawy względem briefu, formatów, wersji i kryteriów odbioru; kierowanie oceny merytorycznej do właściwego specjalisty.
• Pilnowanie odbiorów, dokumentów do fakturowania, przekazania plików i podsumowania projektu; usprawnianie checklist i obiegu decyzji.

Skills

Koordynacja projektów

Komunikacja z klientem

Dwujęzyczny (polski i angielski)

Praca zdalna/hybrydowa

Job description

Przeważnie zdalnie z Polski, z uzgadnianą pracą hybrydową w Warszawie. Pełne zaangażowanie; wymagany polski i angielski. Umowa o pracę: 5600 do 7000 zł brutto/mies. / B2B: 6700 do 8400 zł netto na fakturze + VAT/mies. + premia za efekty na ustalonych zasadach.

Szukamy osoby, która połączy klientów WAISME, zespół i podwykonawców w sprawnie działający proces. Przejmiesz współpracę od wdrożenia klienta do końcowego odbioru, a nie wyłącznie pierwsze spotkanie. Będziesz pilnować planu, informacji, decyzji i terminów, współpracując z osobami odpowiedzialnymi za jakość kreatywną i finanse.

Raportowanie: Agency Director; współpraca z Creative Leadem i Finance & Funding Managerem

Zakres obowiązków

• Zebranie briefu, celów, materiałów, dostępów i osób decyzyjnych; prowadzenie spotkania startowego i potwierdzenie zakresu.
• Rozpisanie zadań, odpowiedzialności, zależności, terminów i akceptacji; sprawdzenie dostępności wykonawców.
• Prowadzenie statusów z klientami po polsku i angielsku, podsumowań i jednej uporządkowanej listy uwag.
• Koordynowanie grafików, montażystów, copywriterów, specjalistów reklam i partnerów web; kompletne przekazywanie zleceń.
• Kontrola zużycia budżetu projektu, godzin i zamówień; uzyskanie finansowej zgody przed startem i zmianą zakresu wymagającą nowych wydatków.
• Wczesne identyfikowanie opóźnień i braków, przygotowanie wariantów działania oraz eskalacja do Agency Directora.
• Sprawdzenie kompletności dostawy względem briefu, formatów, wersji i kryteriów odbioru; kierowanie oceny merytorycznej do właściwego specjalisty.
• Pilnowanie odbiorów, dokumentów do fakturowania, przekazania plików i podsumowania projektu; usprawnianie checklist i obiegu decyzji.

Wymagane kwalifikacje

• Doświadczenie w agencji kreatywnej, marketingowej lub mediowej, redakcji, firmie mediowej albo studiu produkcyjnym, z samodzielną koordynacją projektów od briefu do odbioru.
• Praktyka prowadzenia kontaktu z klientem i koordynowania podwykonawców; umiejętność omówienia własnej odpowiedzialności w zrealizowanych projektach.
• Polski i angielski umożliwiające samodzielne prowadzenie spotkań, korespondencji i ustaleń projektowych; angielski co najmniej funkcjonalny B2.
• Umiejętność pracy na kilku projektach, dokumentowania decyzji, kontroli terminów i reagowania na zmianę zakresu.
• Sprawna obsługa narzędzia projektowego, dokumentów współdzielonych, arkuszy i kalendarza; marka narzędzia nie jest warunkiem.
• Rozumienie produkcji treści i kampanii: brief, scenariusz, format, wersjonowanie, poprawki i publikacja.
• Dostępność na pełny wymiar i odpowiedzialna praca zdalna w uzgodnionych godzinach; bez oczekiwania dyspozycyjności przez całą dobę.
• Dbałość o poufność, minimalne uprawnienia do kont i uporządkowane przekazywanie materiałów.

Mile widziane

• Prowadzenie projektów krótkiego wideo, landing pages i reklam.
• Budżetowanie projektów oraz ewidencja czasu i zleceń.
• Bezpieczne używanie AI do porządkowania notatek i zadań, z kontrolą poprawności i dopuszczalności danych.

Pierwsze 90 dni

• Poznasz ofertę i procesy, uporządkujesz brief oraz plan przykładowego projektu.
• Przejmiesz uzgodnione projekty, statusy i obieg akceptacji w obu językach.
• Wdrożysz uzgodnione usprawnienie na podstawie rzeczywistego problemu w realizacji.

Po czym poznamy dobrze wykonaną pracę

Terminowość, kompletne briefy i przekazania, aktualne plany, kontrola zmian zakresu i brak nieuzgodnionych wydatków. Project Manager nie zastępuje finansowej ani kreatywnej akceptacji projektu.

Materiały i weryfikacja kompetencji

CV w PDF po pytaniach kwalifikacyjnych; dalej rozmowa w obu językach i omówienie przykładowej sytuacji zmiany zakresu lub opóźnienia. Formularz sprawdza deklaracje, a doświadczenie ocenia rekruter. Link do LinkedIn lub portfolio pozostaje opcjonalny.

Warunki i rekrutacja

Praca z terenu Polski, przeważnie zdalna, z uzgadnianymi spotkaniami lub pracą hybrydową w Warszawie. Umowa o pracę w pełnym wymiarze albo stała współpraca B2B o porównywalnym uzgodnionym zaangażowaniu. Organizację pracy określa właściwa umowa. Nie oczekujemy dyspozycyjności przez całą dobę.

Aktualne miesięczne wynagrodzenie i dostępne formy współpracy znajdują się na początku tej oferty. UoP to kwota brutto, B2B to netto na fakturze przed własnymi podatkami i składkami plus VAT, gdy ma zastosowanie. Widełki dotyczą stałej podstawy. Nie pytamy o poprzednie wynagrodzenie.

Zacznij od kwalifikacji dla tego stanowiska poniżej. Po spełnieniu warunków dodasz CV i wymagane materiały. Doświadczenie oraz oba języki ocenia rekruter. Dodatkowy PDF i zgoda dotycząca dodatkowych zwykłych danych są dobrowolne. Jeśli standardowa kwalifikacja nie uwzględnia Twojej sytuacji, skontaktuj się z opiekunem w celu indywidualnej weryfikacji.

Wynagrodzenie podstawowe + premia za efekty. Cele, sposób pomiaru, warunki uzyskania i zasady wypłaty premii ustalamy przed rozpoczęciem współpracy. Premia jest dodatkiem do opublikowanej podstawy i nie stanowi gwarantowanej stałej kwoty.