Office Manager (m/f)

Arche Consulting Sp. z o.o.; Komorów; On-site; PLN 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna Medicover

Atrakcyjna lokalizacja blisko Warszawy

Umowa o pracę

Job summary

Arche Consulting Sp. z o.o. poszukuje Office Managera do kompleksowego zarządzania administracją biura, relacjami z dostawcami i zewnętrzną księgowością.

Odpowiedzialny będzie za budżet, obieg dokumentów oraz organizację podróży służbowych dla zarządu i zespołu. Wymagane minimum 1–2 lata doświadczenia w administracji/recepcji, biegła obsługa MS Office lub Google Workspace oraz komunikatywność na poziomie B2+ angielskiego.

Qualifications

• biegle obsługa MS Office (Word, Excel, PowerPoint) lub Google Workspace
• wybitna umiejętność zarządzania czasem i priorytetyzowania zadań
• umiejętność pracy pod presją czasu i pracy wielozadaniowej
• komunikacja na wysokim poziomie w kontaktach z dostawcami i zespołem

Responsibilities

• kompleksowe zarządzanie administracją: tworzenie, wdrażanie i optymalizacja procesów biurowych od A do Z
• koordynacja zewnętrzna: relacje z dostawcami, administracją budynku, firmami kurierskimi, zewnętrzną księgowością i IT
• zarządzanie budżetem biurowym: planowanie i kontrola wydatków, negocjowanie umów
• obieg dokumentów: nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji firmowej, umów i faktur
• koordynacja podpisywania umów (DocuSign/Autenti) i kontakt z notariuszem/kancelarią prawną
• organizacja podróży służbowych dla zarządu i zespołu: rezerwacje lotów, hoteli, transferów, wizy
• planowanie przestrzeni biurowej: rozstawienie mebli, zakup dodatkowych biurek
• koordynacja remontów/awarii: kontakt z administracją budynku
• zarządzanie flotą (jeśli dotyczy): opieka nad samochodami służbowymi, przeglądy, ubezpieczenia

Skills

Organizacja czasu

Wielozadaniowość

Komunikacja interpersonalna

Proaktywność

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

Naszym Klientem jest technologiczna specjalizująca się w dziedzinie automatyki i robotyki.

Obowiązki

kompleksowe zarządzanie administracją: tworzenie, wdrażanie i optymalizacja procesów biurowych od A do Z,

koordynacja zewnętrzna: zarządzanie relacjami z kluczowymi dostawcami, administracją budynku, firmami kurierskimi oraz zewnętrzną księgowością czy IT,

zarządzanie budżetem biurowym: planowanie i kontrolowanie wydatków, negocjowanie umów z dostawcami (sprzęt, wyposażenie, usługi),

obieg dokumentów: nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji firmowej, umów i faktur,

dokumentacja prawna: koordynowanie podpisywania umów (np. przez platformy typu DocuSign/Autenti), kontakt z notariuszem i kancelarią prawną, prowadzenie rejestru umów (NDA, umowy B2B/UoP)

kompleksowa organizacja podróży służbowych dla zarządu i zespołu (rezerwacja lotów, hoteli, transferów, wyrabianie wiz)

planowanie przestrzeni biurowej – jeśli zespół dynamicznie rośnie, Office Manager planuje rozsadzenie, dokupuje biurka lub inicjuje poszukiwania nowego, większego biura

koordynacja remontów/awarii: zarządzanie relacjami z administracją budynku (np. zgłaszanie awarii klimatyzacji, koordynacja drobnych prac remontowych)

zarządzanie flotą (jeśli dotyczy): opieka nad samochodami służbowymi, pilnowanie przeglądów, ubezpieczeń i kart paliwowych.

Wymagania

doświadczenie: minimum 1-2 lata udokumentowanego doświadczenia na stanowisku Office Managera, w administracji, na recepcji lub jako asystent/ka,

umiejętności organizacyjne: wybitna umiejętność zarządzania czasem, wielozadaniowość (multitasking) oraz skuteczność w ustalaniu priorytetów pod presją czasu,

umiejętności techniczne: biegła obsługa komputera, pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) lub Google Workspace oraz praktyczna znajomość obsługi sprzętów biurowych,

znajomość języków: komunikatywna (min. B2) znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, pozwalająca na swobodną obsługę gości i korespondencji (dostosuj poziom do potrzeb firmy),

kompetencje miękkie: wysoka kultura osobista, wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne oraz otwartość na współpracę z ludźmi na różnych szczeblach organizacji,

proaktywność i samodzielność: podejście typu "can-do", umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów i samodzielnego podejmowania decyzji w obszarze administracyjnym.

stabilną formę zatrudnienia: zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,

pracę w trybie stacjonarnym,

prywatna opieka medyczna: zapewniamy atrakcyjny pakiet opieki zdrowotnej w Medicover, aby zadbać o Twoje zdrowie i bezpieczeństwo,

komfortowe biuro: czeka na Ciebie przyjazne i dobrze wyposażone miejsce pracy zlokalizowane tuż pod Warszawą,

perspektywy rozwoju: gwarantujemy stabilne zatrudnienie w dynamicznie rosnącej organizacji, w której doceniamy inicjatywę i zaangażowanie.