Koordynator/ka Recepcji

GATX Rail Europe; Województwo mazowieckie; On-site; PLN 45,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Umowa o pracę

Praca od 8:00 do 16:00

4 dni pracy zdalnej miesięcznie

Benefit program emerytalny

Job summary

GATX Rail Europe w Warszawie poszukuje Koordynatora Recepcji do zadań związanych z organizacją pracy biura, obsługą gości oraz koordynacją wydarzeń firmowych.

Stanowisko wymaga minimum 3 lat doświadczenia, bardzo dobrej znajomości polskiego i angielskiego oraz umiejętności organizacyjnych i obsługi dostawców. Oferujemy stabilną umowę o pracę, pracę w godzinach 8–16 i dodatkowe 4 dni pracy zdalnej w miesiącu.

Qualifications

• Minimum 3 lata doświadczenia w recepcji lub administracji biurowej.
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego.
• Doświadczenie w koordynowaniu pracy innych osób oraz współpracy z dostawcami i partnerami zewnętrznymi.
• Praktyczna znajomość pakietu Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel i PowerPoint).

Responsibilities

• Współpraca z administracją budynku, dostawcami usług oraz partnerami zewnętrznymi, nadzór nad jakością świadczonych usług i koordynacja bieżących działań.
• Zarządzanie wybranymi obszarami administracyjnymi, w tym flotą samochodową, miejscami parkingowymi oraz usługami wspierającymi funkcjonowanie biura.
• Pełnienie roli kierownika kancelarii niejawnej.
• Planowanie i kontrola kosztów funkcjonowania biura, obsługa faktur oraz współpraca z działami finansowymi.
• Inicjowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych oraz dbanie o efektywne funkcjonowanie biura.
• Organizowanie pracy recepcji, planowanie grafików, koordynowanie zastępstw oraz wspieranie rozwoju standardów obsługi.

Job description

GATX Rail Europe jest wiodącym, oferującym kompleksowe usługi leasingodawcą wagonów kolejowych, zapewniającym wysokiej jakości, zróżnicowaną flotę do ponad 20 krajów europejskich. Dzięki doświadczonemu, zorientowanemu na usługi zespołowi koncentrujemy się na tym, aby leasing wagonów i transport kolejowy były proste, wydajne i bezproblemowe, w czym pomocne są nasze biura strategicznie rozmieszczone w całej Europie. W GATX wspieramy, rozwijamy i doceniamy naszych pracowników, budując kulturę odpowiedzialności, szacunku i doskonalenia. Cenimy różnorodność i otwartą komunikację, wspierające tworzenie przyjaznego środowiska nastawionego na współpracę. Razem jesteśmy w stanie osiągnąć więcej i wciąż zmieniamy się na lepsze nieustannie kwestionując status quo.

W związku z rozwojem naszej organizacji poszukujemy kandydata/kandydatki na stanowisko:

Koordynator/ka Recepcji

• Czujesz, że jesteś osobą, do której inni naturalnie zwracają się po pomoc i wsparcie?
• Lubisz organizować, koordynować i dbać o sprawne funkcjonowanie biura na co dzień?
• Potrafisz zachować spokój, dobrą organizację i pozytywne nastawienie nawet wtedy, gdy wiele dzieje się jednocześnie?
• Czy mamy 3x TAK?

Do Twoich obowiązków będzie należało:

• współpraca z administracją budynku, dostawcami usług oraz partnerami zewnętrznymi, nadzór nad jakością świadczonych usług i koordynacja bieżących działań
• zarządzanie wybranymi obszarami administracyjnymi, w tym flotą samochodową, miejscami parkingowymi oraz usługami wspierającymi funkcjonowanie biura
• pełnienie roli kierownika kancelarii niejawnej
• planowanie i kontrola kosztów funkcjonowania biura, obsługa faktur oraz współpraca z działami finansowymi
• inicjowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych oraz dbanie o efektywne funkcjonowanie biura
• organizowanie pracy recepcji, planowanie grafików, koordynowanie zastępstw oraz wspieranie rozwoju standardów obsługi
• współpraca z zespołami wewnętrznymi przy organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i innych inicjatyw biznesowych
• zapewnienie profesjonalnej obsługi recepcji oraz dbanie o pozytywne doświadczenia gości, pracowników i partnerów biznesowych
• koordynacja bieżącego funkcjonowania biura, w tym zarządzanie przestrzenią biurową, zaopatrzeniem oraz obiegiem korespondencji i dokumentów
• organizacja spotkań, szkoleń oraz wydarzeń wewnętrznych, obejmująca przygotowanie sal, cateringu oraz wsparcie logistyczne
• kompleksowa organizacja integracyjnych i cyklicznych imprez pracowniczych (wybór lokalizacji, procesowanie umów, przygotowanie komunikacji, itp.)
• dbanie o wysoki standard i estetykę recepcji, sal konferencyjnych oraz części wspólnych
• zapewnianie wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dla pracowników oraz gości firmy
• budowanie przyjaznej atmosfery oraz wspieranie pozytywnego wizerunku firmy na co dzień
• nowoczesne biuro w dogodnej lokalizacji w centrum miasta
• udział w ciekawych projektach prowadzonych w profesjonalnym, międzynarodowym środowisku
• realną możliwość rozwijania kompetencji zawodowych dzięki szerokiej gamie szkoleń
• pakiet benefitów, w tym między innymi atrakcyjny pracowniczy program emerytalny
• umowę o pracę
• pracę w godz. 8–16 od poniedziałku do piątku
• dodatkowe 4 dni pracy zdalnej w miesiącu
• przyjazne środowisko pracy, dobrą atmosferę i współpracę w zespole

Od kandydatów oczekujemy:

• minimum 3 lat doświadczenia na stanowisku związanym z recepcją, administracją biurową lub koordynacją pracy biura
• bardzo dobrej znajomości języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie
• doświadczenia w koordynowaniu pracy innych osób oraz współpracy z dostawcami i partnerami zewnętrznymi
• doświadczenia w obsłudze faktur, kontroli kosztów lub innych procesów administracyjno-finansowych
• praktycznej znajomości pakietu Microsoft 365 (w szczególności Outlook, Teams, Word, Excel i PowerPoint) oraz narzędzi biurowych
• bardzo dobrej organizacji pracy, umiejętności ustalania priorytetów i efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie
• samodzielności, odpowiedzialności oraz nastawienia na rozwiązywanie problemów i usprawnianie procesów
• wysokiej kultury osobistej, komunikatywności i umiejętności budowania pozytywnych relacji