Fleet Operations Specialist

Eternis; Warszawa; On-site; PLN 110,000 - 150,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Karta Multisport

Ścieżka kariery

Job summary

Eternis w Warszawie poszukuje Fleet Operations Specialist do zespołu Floty. Będziesz odpowiadać za administrację operacyjną naszej floty pojazdów, zarządzać dokumentacją ubezpieczeniową i leasingową, zadbasz o płynny obieg dokumentów oraz wesprzesz procesy przygotowania aut dla naszych oddziałów. Oczekujemy minimum roku doświadczenia w podobnym obszarze, dobrej organizacji pracy, komunikatywności i samodzielności.

Lokalizacja: Al. Niepodległości 18, praca stacjonarna.

Qualifications

• Masz minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku operacyjnym lub administracyjnym
• Dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz ustalać priorytety
• Lubisz pracę z danymi, raportami i dokumentacją
• Jesteś komunikatywny/a, samodzielny/a i odpowiedzialny/a
• Potrafisz sygnalizować ryzyka, opóźnienia i odchylenia od planu
• Dobrze odnajdujesz się we współpracy z wieloma interesariuszami

Responsibilities

• Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi: przygotowywanie raportów i monitorowanie terminów (OC/AC)
• Zarządzanie umowami leasingowymi: monitorowanie kończących się umów i decyzji o wykupie aut
• Przygotowanie pojazdów i ewidencja floty: pozyskiwanie dokumentów leasingowych i aktualizacja danych w panelu
• Administracja i archiwizacja dokumentów pojazdów i przekazywanie ich do archiwum i back office

Job description

Kim jesteśmy?

W Eternis innowacja nie jest hasłem, a naszą codzienną praktyką. Łączymy nowoczesne technologie z realnymi potrzebami ludzi, zmieniając sposób, w jaki pracują i poruszają się w miastach.

Zarządzamy jedną z najbardziej zaawansowanych flot pojazdów elektrycznych na rynku - od samochodów premium Tesla, przez dedykowane floty elektryczne dla partnerów takich jak Glovo, po nowoczesne taksówki rozwijane we współpracy z Bolt w ramach projektu BETER.

Rozwijamy również własną technologię - Eternis App to narzędzie, które realnie wspiera kierowców i kurierów: upraszcza onboarding, zapewnia wsparcie w czasie rzeczywistym, pozwala monitorować wyniki i daje pełną przejrzystość w zakresie zarobków oraz aktywności.

Kogo szukamy?

Budujemy zespoły ludzi zaangażowanych, ciekawych świata i gotowych brać odpowiedzialność. Dajemy przestrzeń do realnego wpływu na rynek pracy w obszarze urban mobility, który właśnie przechodzi jedną z największych transformacji od lat.

To miejsce dla osób, które lubią tempo, praktyczne działanie i wychodzenie poza schematy.

Twoja rola

Jako Fleet Operations Specialist dołączysz do zespołu Floty, gdzie będziesz odpowiadać za sprawną administrację operacyjną naszej floty pojazdów. W tej roli przejmiesz kompleksowe zarządzanie dokumentacją ubezpieczeniową i leasingową, zadbasz o płynny obieg dokumentów oraz wesprzesz procesy przygotowania aut dla naszych oddziałów.

Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi

• Przygotowywanie raportów ubezpieczeniowych do wznowień oraz pilnowanie kluczowych terminów (OC/AC).

• Kontrolowanie kosztów ubezpieczeń przy wznowieniach polis per auto.

• Wypowiadanie oraz zakup polis przy zmianach spółek lub sprzedaży pojazdów.

Zarządzanie umowami leasingowymi

• Monitorowanie kończących się umów leasingowych i nadzór nad terminowym podejmowaniem decyzji o wykupie aut.

• Procesowanie cesji leasingowych pomiędzy spółkami.

Przygotowanie pojazdów i ewidencja floty

• Pozyskiwanie dokumentów leasingowych (dowody rejestracyjne, tablice) oraz sprawna wysyłka do naszych oddziałów.

• Bieżące wprowadzanie i aktualizowanie danych pojazdów w panelu Eternis i bazie floty.

Administracja i archiwizacja

• Kompletowanie dokumentacji pojazdów (dowody, polisy, umowy generalne, dokumenty posprzedażowe, szkody całkowite).

• Przekazywanie dokumentów do archiwum, działu finansów oraz Back Office.

• Weryfikowanie i uzupełnianie braków w kartach pojazdów i na dysku Google Drive.

Ta rola jest dla Ciebie, jeśli

• Masz minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku operacyjnym lub administracyjnym

• Dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz ustalać priorytety

• Lubisz pracę z danymi, raportami i dokumentacją

• Jesteś komunikatywny/a, samodzielny/a i odpowiedzialny/a

• Potrafisz sygnalizować ryzyka, opóźnienia i odchylenia od planu

• Dobrze odnajdujesz się we współpracy z wieloma interesariuszami

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie projektowe

• praca z klientem lub w środowisku operacyjnym

• znajomość procesów flotowych lub logistycznych

Lokalizacja: Al. Niepodległości 18

Tryb pracy: Stacjonarnie

Języki: polski (native), angielski (B2+)

Co oferujemy

• Środowisko pracy oparte na współpracy, otwartości i dzieleniu się wiedzą

• Realne możliwości rozwoju w roli i awansu w strukturach firmy, wspierane transparentną ścieżką kariery

• Prywatną opiekę medyczną dla Ciebie i Twojej rodziny

• Dofinansowanie karty Multisport, aby zadbać o kondycję i energię do codziennych wyzwań

• Przestrzeń do działania opartego na samodzielności, zaufaniu i wsparciu