Finance Operations Specialist

HeadHR; Wrocław; Hybrid; PLN 67,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote 3 dni w tygodniu

Job summary

HeadHR poszukuje pracownika do finansów/administracji z doświadczeniem w księgowości i przetwarzaniu płatności w biurze we Wrocławiu. Będziesz wystawiać faktury, monitorować płatności i wspierać procesy księgowe zgodnie z procedurami firmy.

Wymagana jest dobra znajomość Excel/Sheets, znajomość AP/AR i ERP, umiejętność analitycznego myślenia oraz komunikacja w języku polskim i angielskim (min. B1). Praca w modelu hybrydowym, możliwość pracy z biura 3 dni w tygodniu.

Qualifications

• 2+ years of experience in finance or accounting roles.
• Solid knowledge of accounting principles (invoices, payments, AP/AR).
• Experience with financial systems / ERP / workflow platforms.
• Excellent Excel or Google Sheets skills (formulas, filters, pivot tables).
• Outstanding organizational & analytical skills with great attention to detail.
• Proactive approach, strong ownership and willingness to improve processes.
• Good communication skills and ability to collaborate with external accounting partners and internal teams.
• Openness to work from the office when needed (remote work possible up to 3 days a week).
• Fluent command of written and spoken Polish (at a native level).
• Ability to communicate confidently in English (min. B1 level).

Responsibilities

• Wystawianie faktur sprzedażowych zgodnie z wewnętrznymi procedurami
• Monitorowanie płatności i wysyłanie przypomnień w razie potrzeby
• Przetwarzanie faktur kosztowych, zapewnienie ich poprawności i właściwego alokowania kosztów
• Przygotowywanie i księgowanie płatności w systemie bankowym
• Aktualizowanie przepływów finansowych zgodnie z aktualizacjami procesów
• Dostarczanie brakujących informacji i wyjaśnień z zewnętrznym biurem księgowym
• Wspieranie zamknięcia miesiąca poprzez dostarczanie prawidłowych danych na czas
• Identyfikowanie nieefektywności w przepływach finansowych i proponowanie usprawnień lub automatyzacji
• Wsparcie w zadaniach finansowych i operacyjnych w razie potrzeby

Skills

Finance knowledge

ERP / workflow platforms

Excel / Google Sheets

Analytical skills

Organizational skills

Communication

Polish native

English (B1)

Tools

ERP system

Online banking

Job description

• Issuing sales invoices according to internal procedures
• Monitoring payments and sending reminders when necessary
• Processing cost invoices, ensuring their accuracy and correct cost allocation
• Preparing and entering payments into the banking system
• Keeping financial workflows updated and aligned with changes in processes
• Providing missing information and clarification to the external accounting office
• Supporting month-end closing by delivering correct data on time
• Identifying inefficiencies in financial workflows and proposing improvements or automation opportunities
• Supporting ad-hoc financial and operational tasks as needed

Kogo poszukujemy?

Key requirements:

• At least 2+ years of experience in finance, accounting or other financial administrative roles
• Good understanding of accounting principles (invoices, payments, AP/AR)
• Experience working with financial systems / ERP / workflow platforms and online banking
• Solid knowledge of Excel or Google Sheets (formulas, filters, pivot tables)
• Outstanding organizational & analytical skills with great attention to detail
• Proactive approach, strong ownership and willingness to improve processes
• Good communication skills and ability to collaborate with external accounting partners and internal teams
• Openness to work from the office when needed (remote work possible up to 3 days a week)
• Fluent command of written and spoken Polish (at a native level)
• Ability to communicate confidently in English (min. B1 level)

Nice to have:

• Previous experience in an IT environment
• Familiarity with automation tools or financial process digitalization
• Experience with budgeting or cost-control processes