AP & AR Supervisor

Ingersoll Rand Careers; Gliwice; On-site; PLN 145,000 - 206,000; Full time

Job summary

Ingersoll Rand Inc. poszukuje doświadczonego lidera zespołu AP/AR w Polsce, aby zapewnić terminową realizację procesów zobowiązań i należności oraz bieżące zarządzanie zespołem w Gliwicach.

Rola obejmuje organizację pracy, rozwój kompetencji, monitorowanie KPI oraz stosowanie kontroli wewnętrznych. Wymagane jest co najmniej 5 lat doświadczenia w AP/AR, umiejętność zarządzania zespołem, a także biegła znajomość Excela i ERP.

Qualifications

• Co najmniej 5 lat doświadczenia w AP/AR i księgowości operacyjnej lub SSC.
• Koordynacja pracy zespołu, szkolenie i wsparcie pracowników.
• Znajomość uzgodnień kont, wiekowania sald i zamknięcia miesiąca; analiza rozbieżności.
• Bardzo dobra znajomość Excela i obsługa narzędzi biurowych.
• Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego; komunikacja biznesowa.

Responsibilities

• Zarządzanie pracą i rozwojem zespołu AP/AR; priorytetyzacja zadań i monitorowanie terminów.
• Nadzór nad przetwarzaniem faktur, dekretacją, płatnościami oraz rozliczeniami dostawców.
• Nadzorowanie fakturowania, windykacji, uzgadniania kont klientów i raportowania KPI.
• Zamknięcie okresu: rozliczenia międzyokresowe, zestawienia, dokumentacja transakcji.
• Współpraca z dostawcami, klientami i partnerami; utrzymywanie dokumentacji i eskalacja problemów.

Skills

Zarządzanie zespołem AP/AR

Analiza rozbieżności

Excel

ERP systemy

Język polski i angielski

Education

Wykształcenie wyższe (finanse/rachunkowość)

Tools

ERP system

Job description

Cel utworzenia stanowiska

Zapewnienie terminowej i prawidłowej realizacji procesów zobowiązań (Accounts Payable, AP) i należności (Accounts Receivable, AR) oraz bieżące zarządzanie pracą zespołu w Polsce.

Rola obejmuje organizację pracy, rozwój kompetencji zespołu, monitorowanie wyników operacyjnych i jakościowych oraz stosowanie kontroli wewnętrznych w przydzielonym zakresie.
Stanowisko ma charakter operacyjno-kierowniczy.

Kluczowe odpowiedzialności

• 1. Zarządzanie pracą i rozwój zespołu
  • Organizowanie codziennej pracy zespołu AP i AR, ustalanie priorytetów, przydzielanie zadań oraz monitorowanie terminów, jakości i obciążenia pracą.
  • Wyjaśnianie złożonych spraw i eskalowanie istotnych ryzyk, problemów kontrolnych oraz ograniczeń zasobowych wraz z propozycjami działań. Decyzje personalne są podejmowane w granicach nadanych uprawnień.
• 2. Zobowiązania (AP)
  • Nadzorowanie i operacyjne wspieranie przetwarzania, dekretacji i obiegu akceptacji faktur oraz przygotowywania płatności zgodnie z obowiązującymi uprawnieniami.
  • Rozwiązywanie rozbieżności, blokad i sporów z dostawcami, identyfikowanie duplikatów oraz współpraca z działami Zakupów, Operacji, Logistyki i Finansów przy uzupełnianiu dokumentacji.
  • Nadzorowanie poprawności danych dostawców oraz zapewnienie, że ich tworzenie i zmiany podlegają wymaganym akceptacjom, kontroli dostępu i rozdziałowi obowiązków.
• 3. Należności (AR)
  • Nadzorowanie i operacyjne wspieranie fakturowania, rozliczania wpływów, windykacji oraz uzgodnień kont klientów.
  • Wyjaśnianie potrąceń, niedopłat, nierozliczonych wpływów i sporów; prowadzenie kontaktów z klientami oraz monitorowanie deklaracji zapłaty.
  • Przegląd wiekowania należności, wspieranie oceny ryzyka kredytowego oraz rekomendowanie korekt, not uznaniowych i blokad kredytowych zgodnie z zasadami akceptacji.
• 4. Zamknięcie okresu, kontrole i raportowanie
  • Koordynowanie i wykonywanie przydzielonych zadań AP i AR podczas zamknięcia miesiąca i roku, w tym uzgodnień kont, rozliczeń międzyokresowych oraz przygotowania wymaganych zestawień.
  • Weryfikowanie poprawności i kompletności dokumentacji transakcji; stosowanie polityk firmy, wymogów podatkowych właściwych dla procesu oraz kontroli wewnętrznych. Wątpliwości wymagające interpretacji są kierowane do właściwych zespołów Finansów lub Podatków.
  • Przygotowywanie i analizowanie uzgodnionych KPI, w szczególności terminowości i jakości przetwarzania faktur, wiekowania sald, rozliczania wpływów, skuteczności windykacji, DSO i otwartych sporów; rekomendowanie działań korygujących.
  • Zapewnianie dokumentacji i wyjaśnień na potrzeby audytów oraz monitorowanie realizacji działań naprawczych w przydzielonym zakresie.
• 5. Współpraca i ciągłość operacyjna
  • Zapewnianie rzeczowej i terminowej komunikacji z dostawcami, klientami oraz lokalnymi i globalnymi partnerami biznesowymi.
  • Utrzymywanie aktualnej dokumentacji procesów, zasad eskalacji i zastępstw oraz uzgadnianie priorytetów z przełożonym w przypadku konfliktu terminów lub ograniczeń zasobowych.

Kwalifikacje i kompetencje

Wymagane

• Co najmniej 5 lat doświadczenia w AP, AR, księgowości operacyjnej lub centrum usług wspólnych, obejmującego praktyczną znajomość procesów zobowiązań i należności.
• Doświadczenie w zarządzaniu lub koordynowaniu pracy zespołu, przydzielaniu zadań, szkoleniu i wspieraniu pracowników.
• Znajomość uzgodnień kont, wiekowania sald, zamknięcia miesiąca i kontroli wewnętrznych; umiejętność analizy rozbieżności i ustalania priorytetów.
• Doświadczenie w pracy z systemem ERP oraz bardzo dobra znajomość Excela i sprawna obsługa narzędzi biurowych.
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego, umożliwiająca samodzielną komunikację biznesową w mowie i piśmie.
• Dokładność, dobra organizacja pracy, umiejętność rozwiązywania problemów oraz gotowość do łączenia nadzoru nad zespołem z pracą operacyjną.

Mile widziane

• Wykształcenie wyższe w obszarze finansów, rachunkowości lub pokrewnym; odpowiednie doświadczenie zawodowe może zastąpić wykształcenie kierunkowe.

Oferowane wynagrodzenie:

Wynagrodzenie miesięczne od 13.000 zł do 18.500 zł (brutto) - wynagrodzenie zależne od doświadczenia