Assistant(e) de Direction - H/F - MANILLE - PHILIPPINES

Aefe Zoneafriquecentrale; Manila, Hinoba-an; On-site; PHP 335,000 - 391,000; Full time

Job summary

Lycée Français de Manila (LFM) recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assister le chef d’établissement et le DAF dans les missions administratives et RH, axées sur le secrétariat, la gestion des admissions, et l’accompagnement des familles et du personnel.

Le poste implique l’accueil, la gestion des agendas, le suivi des dossiers et la coordination des activités liées à l’éducation et aux événements de l’établissement.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et archivage.
• Bon relationnel et organisationnelle.

Responsibilities

• Accueillir et assurer le secrétariat de la direction; filtrage des appels et orientation des visiteurs.
• Gérer les agendas, calendriers et échéanciers en liaison avec la direction.
• Gérer courriers et emails, dossiers et archives, et suivre les dossiers confiés.
• Collaborer sur les tâches RH et les procédures liées aux admissions et à la scolarité.
• Organiser les élections internes, les réunions et les visites/excursions scolaires.

Job description

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Missions principales

Assister le chef d’établissement et le DAF dans les missionssuivantes :

• Secrétariatet gestion administrative liés au fonctionnement du LFM.
• Gestionadministrative de la scolarité, des admissions et des flux pour l’ensemble des élèvesdu LFM.
• Accueil,conseil et accompagnement des parents, des élèves et des personnels sur lesquestions liées à la scolarité.
• Assistela direction sur des missions spécifiques dans le cadre de la gestion desRessources Humaines.

L’assistant(e) de direction, pourra se voir confier des missions parmi lestâches et responsabilités suivantes :

Assure l’accueil et le secrétariat de la direction:

• Réception,transfert, filtrage des appels téléphoniques
• Accueille et oriente les visiteurs et organise les visites de l’établissement.
• Gestion des agendas (Rendez-vous, réunions, conférences téléphoniques…), des calendriers et des échéanciers LFM et EIS en liaison avec la direction

• Gestiondes courriers et e-mails (réception, réponse pour les domaines concernés,transmission, archivage).
• Suiviet gestion des dossiers confiés (présentations, rapports, comptes rendus,formalités, relances).

• Classement et archivage.
• Gestiondes fournitures, consommables et commandes de bureau pour le service.

Administratif

• Préparation,élaboration et suivi des dossiers d’inscription et de réinscription.
• Assurele suivi et la gestion des départs (Édition de certificats de scolarité,transmission de documents et de dossiers, assiste les familles lors de départsdéfinitifs).
• Gestionadministrative de la scolarité :

1. Elaboration,actualisation et diffusion des données suivantes : liste des élèves parannée et par classe, suivi des effectifs, coordonnées parentales, coordonnéesdes enseignants, liste de diffusion par classes, listes d’émargements desinstances.
2. Vérifieles dossiers administratifs des élèves.

• Préparation,organisation et suivi des élections internes.
• Suiviet organisation des instances (PV, Convocations, liste d’émargement, préparationdes salles et du matériel)
• Surdemande, prise de note et rédaction de comptes rendus et procès-verbaux.

Communication

• Organisel’accueil des nouveaux personnels en liaison avec la direction.
• Contribueà actualiser des informations sur les différents supports de communication(guide de l’élève, site internet, kit d’intégration enseignants et/ou famille,annuaire des parents…).
• Collaborationà la préparation, la mise en page et la relecture du « Yearbook » et desdifférentes newsletters.
• Miseà jour de la base documentaire administrative (évènements/fêtes, échéanciers,calendriers, comptes rendus, résultats des élections…).
• Elaborationet mise a jour du calendrier interne de l’établissement.
• Assistela direction dans la liaison avec l’Ambassade de France, l’Alliance Françaiseconcernant les activités culturelles, pédagogiques et sportives.
• Enlien avec les enseignants, préparation, gestion et suivi des sorties / voyages scolaires(Constitution des dossiers, recueil des autorisations diverses, réservations etgestion des transports).
• Peutêtre amené(e) à informer les parents en cas d’absence des enfants en classe.

Organisation des examens

• Assurel’inscription et le suivi des dossiers d’examens des élèves.
• Participeà l’organisation des examens se tenant au LFM (Elaboration des plannings, convocations,procès-verbaux, fiches d’émargement, préparation des salles et du matériel).
• Assurele suivi administratif des examens (Accueil et convocations des jurys, suivides indemnités d’examens)
• Diffuseles résultats et relevés de notes, crée les dossiers des élèves, édite lesdiplômes et participe à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes.

RessourcesHumaines

• Participeà la gestion administrative des ressources humaines (Constatation de servicesfaits, suivi des heures supplémentaires, contrats, absences, mémos…).
• Participeau recrutement des personnels.
• Surdemande de la direction, participe à l’organisation des formations desemployés.
• Participeà l’organisation des stages de formation continue organisés dansl’établissement et est associée à l’organisation des manifestations organiséesdans le cadre de la zone Asie-Pacifique pour laquelle le LFM estl’organisateur.
• Autresmissions de ressources humaines en lien avec la direction du LFM.

Collaborateur direct du chef d’établissement et du DAF, le rôle d’assistant(e)de direction est hautement stratégique et nécessite adaptabilité, dynamisme etproactivité.

Rattachement hiérarchique et/ou fonctionnel

Rattaché(e) au Chef d’Établissement.

Rattaché(e) au DAF pour les questions administratives et RH.