Office & Administration

KUPF; Osterreich; Hybrid; PEN 76,000 - 91,000; Full time

Benefits offered by this job

ICOM-Karte

Zentrales Büro im 7. Bezirk (sophie7)

Job summary

Die Österreichische Friedrich und Lillian Kiesler-Privatstiftung sucht eine engagierte Kraft zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie arbeiten im Office Management, übernehmen Verwaltungsaufgaben, koordinieren Veranstaltungen und betreuen Personalbelange sowie den Empfang.

Zusätzlich kümmern Sie sich um Buchhaltung, Budgetplanung, Fördermanagement und die Kommunikation über Newsletter, Social Media und Website. Eine langfristige Anstellung in einem zentralen Team ist vorgesehen.

Qualifications

• Verlässliche Softwarekenntnisse (Microsoft Office, macOS, WordPress, Newslettering, Social Media).
• Kompetenz in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Kunst- oder Kulturbereich bevorzugt.

Responsibilities

• Office Management: Koordination, Verwaltung, Eventorganisation, Personalverwaltung, Besuchsempfang.
• Finanzverwaltung: Buchhaltung, Kassaführung, Budget- und Fördermanagement, Abrechnung.

Skills

Deutsch & Englisch

Microsoft Office

Social Media

Education

Kunst- und Kulturmanagement Studium

Tools

macOS

WordPress

Job description

Die Österreichische Friedrich und Lillian Kiesler-Privatstiftung wurde 1997 mit dem Erwerb von Friedrich Kieslers Nachlass in Wien gegründet. Ihre Aufgabe ist es, das Erbe des Architekten und Künstlers (1890-1965) zu erforschen und der aktuellen Architektur- und Kunstproduktion einzuschreiben. Aus Friedrich Kieslers ganzheitlichem Denken und Handeln heraus entwickelt die Stiftung ihre interdisziplinären und transmedialen Aktivitäten – Forschungsprojekte, Symposien, Ausstellungen sowie die Organisation des Friedrich Kiesler-Preises für Architektur und Kunst.

Ihre Aufgaben

• Office Management: allg. Koordination und Verwaltung, Überblick zu Abläufen, laufende Datenpflege und Ablage, Unterstützung des Teams bei Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen, Personalverwaltung, Besuchsempfang
• Finanzverwaltung: Vorbereitende Buchhaltung, Kassaführung und Rechnungslegung, laufende Rechnungs- und Kostenkontrolle, Koordination mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Unterstützung der Direktion bei Erstellung des Jahresbudgets, des Jahresabschlusses und beim Fördermanagement (Überblick und Koordination, Erstellung und Abwicklung Förderansuchen und -abrechnungen, Korrespondenz mit Fördergeber:innen und externer Buchhaltung)
• Organisationsverwaltung: Koordination und Unterstützung der Direktion bei Stiftungsverwaltung (Vorstandssitzungen, Verwaltung der Vorstandsmandate, Aufbereitung von Unterlagen und Berichterstattung, Korrespondenz mit Stiftungsvorstand, Zeichnungs- und Vertragsabwicklung, Koordination mit Stiftungsprüfer)
• Kommunikation & Öffentlichkeit: Newsletter, laufende Betreuung der Social Media Accounts und der Website (Facebook, Instagram, WordPress), Schnittstelle zu externer Presseagentur und externer IT-Betreuung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Architektur-, Kunst- oder Kulturbereich
• Ausbildung oder Studium in Kunst- und Kulturmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltung oder einem vergleichbaren Feld von Vorteil
• Kooperations- und Teamfähigkeit, strukturiertes, selbstständiges Arbeiten und lösungsorientiertes Denken, Hands-On-Mentalität, Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägte Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Motivation und Bereitschaft, an den Aufgaben mitzuwachsen und die internen Prozesse der Stiftung langfristig weiterzuentwickeln und mitzugestalten
• Verlässliche Software Kenntnisse (Microsoft Office, macOS, WordPress, Newslettering, Social Media)
• Kommunikationssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Interesse und Freude am Kunst- und Kulturbetrieb
• Verfügbarkeit ab 7. Jänner 2026
• Ein vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung in einer national sowie international gut vernetzten Institution
• Eine langfristige Anstellung in einem kleinen, engagierten Team mit bestem Arbeitsklima
• Einen zentralen Arbeitsplatz im 7. Bezirk im neuen Stadtquartier sophie7, Nähe Westbahnhof mit guter öffentlicher Verkehrsanbindung (U3, U6, 5, 6, 9, 18, 52, 60)
• ICOM-Karte für freien bzw. ermäßigten Eintritt aller teilnehmenden Museen und Ausstellungshäuser weltweit
• Ein monatliches Gehalt von € 1.930,00 brutto/Monat (14 x jährlich) bei einem Beschäftigungsausmaß von 30h/Woche bei 4 bzw. 5 Arbeitstagen je nach Absprache.

Die Friedrich Kiesler Stiftung versteht sich als Arbeitgeberin, die Chancengleichheit und Diversität fördert.

Mehr zur Friedrich Kiesler Stiftung finden Sie unter: www.kiesler.org