Institutskoordinator*in am Institut für Politikwissenschaft

Univie; Osterreich; Hybrid; PEN 64,000 - 82,000; Part time

Benefits offered by this job

Remote-Arbeit möglich

Gute öffentliche Anbindung

Interne Weiterbildung

Job summary

Universität Wien sucht eine Institutskoordinatorin/ einen Institutskoordinator am Institut für Politikwissenschaft. Sie koordinieren zentrale administrativen Agenden, unterstützen die Institutsleitung und implementieren neue Prozesse auf Uni- und Verwaltungsebene.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturieren Abläufe und verbessern Kommunikationswege. Die Position ist eine Vertretung mit 20 Wochenstunden, möglicher Verlängerung ab März 2027, und bietet Weiterbildung sowie remote

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder relevante Berufserfahrung und nachgewiesene Kompetenzen in Koordination, Organisation, Projektmanagement, vorzugsweise im universitären Kontext
• Erfahrung mit Personal- und Budgetverwaltung
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
• Sehr gute IT-Anwender*innenkenntnisse (Microsoft 365, SAP, TYPO3)
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, routiniert in Teamarbeit und Abstimmungsprozessen

Responsibilities

• Sie übernehmen koordinative und organisatorische Aufgaben im Team der Instituts- und Forschungsverwaltung (z. B. Organisation, Vor- und Nachbereitung von institutszentralen Meetings auf Ebene der Verwaltung und der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, Koordination der als Pool organisierten Instituts- und Forschungsverwaltung und der Verwaltungsaufgaben)
• Sie bereiten Informationen auf und setzen Kommunikationsmaßnahmen für institutszentrale Agenden um (z. B. Erstellung/ Aktualisierung von Leitfäden, Aussendungen, Implementierung eines Intranetbereichs des Instituts)
• Gemeinsam mit Kolleg*innen planen, leiten und implementieren Sie neue Prozesse auf Instituts- und Verwaltungsebene und leisten somit einen wesentlichen Beitrag bei der Optimierung der Verwaltungsabläufe
• Sie unterstützen bei der Budgetplanung
• Sie unterstützen die Institutsleitung gemeinsam mit Kolleg*innen bei der strategischen Planung und Ausrichtung des Instituts im Rahmen der Institutskoordination (z. B. Aufgaben im Zusammenhang mit Zielvereinbarungen, Personalstrukturplanung, Evaluierungen, Retreats, Erstellung von personalrelevanten Dokumenten)
• Sie agieren als zusätzliche Schnittstelle bei der Kommunikation mit vorgesetzten Dienststellen und Dienstleistungseinrichtungen (z. B. Teilnahme an Vernetzungstreffen)
• Sie übernehmen Vertretungstätigkeiten im Team, speziell in der Koordination von Personal-, Budget- und Raumagenden sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts

Skills

Koordination

Organisation

Englisch

Deutsch

Kommunikation

Projektmanagement

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium

Tools

Microsoft 365

SAP

TYPO3

Job description

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Z.B. \"Organ*\" für Organisationsassistent*in oder \"Univ*\" für Universitätsassistent*in

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An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in am Institut für Politikwissenschaft

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab:01.11.2026 | Stundenausmaß:20,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIb

Befristung bis:28.02.2027

Stellen ID:6244

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Vertretungsstelle. Die Stelle ist für die Dauer und im Ausmaß der Stundenreduzierung des*der Stelleninhaber*in im Ausmaß von 20 Wochenstunden bis 28.02.2027 zu besetzen. Ab dem 01.03.2027 besteht gegebenenfalls die Möglichkeit einer befristeten Verlängerung, wobei sich das Stundenausmaß ab diesem Zeitpunkt verändern kann.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in am Institut für Politikwissenschaft, einer Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, führen Sie qualifizierte Tätigkeiten verantwortlich selbstständig aus: Sie behalten den Überblick bei den zentralen administrativen Institutsagenden und koordinieren diese, unterstützen die Institutsleitung, implementieren neue Prozesse auf Instituts- und Verwaltungsebene und agieren als zusätzliche Schnittstelle bei der Kommunikation mit vorgesetzten Dienststellen.

Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein freundlicher und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen koordinative und organisatorische Aufgaben im Team der Instituts- und Forschungsverwaltung (z. B. Organisation, Vor- und Nachbereitung von institutszentralen Meetings auf Ebene der Verwaltung und der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, Koordination der als Pool organisierten Instituts- und Forschungsverwaltung und der Verwaltungsaufgaben)
• Sie bereiten Informationen auf und setzen Kommunikationsmaßnahmen für institutszentrale Agenden um (z. B. Erstellung/ Aktualisierung von Leitfäden, Aussendungen, Implementierung eines Intranetbereichs des Instituts)
• Gemeinsam mit Kolleg*innen planen, leiten und implementieren Sie neue Prozesse auf Instituts- und Verwaltungsebene und leisten somit einen wesentlichen Beitrag bei der Optimierung der Verwaltungsabläufe
• Sie unterstützen bei der Budgetplanung
• Sie unterstützen die Institutsleitung gemeinsam mit Kolleg*innen bei der strategischen Planung und Ausrichtung des Instituts im Rahmen der Institutskoordination (z. B. Aufgaben im Zusammenhang mit Zielvereinbarungen, Personalstrukturplanung, Evaluierungen, Retreats, Erstellung von personalrelevanten Dokumenten)
• Sie agieren als zusätzliche Schnittstelle bei der Kommunikation mit vorgesetzten Dienststellen und Dienstleistungseinrichtungen (z. B. Teilnahme an Vernetzungstreffen)
• Sie übernehmen Vertretungstätigkeiten im Team, speziell in der Koordination von Personal-, Budget- und Raumagenden sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder relevante Berufserfahrung und nachgewiesene Kompetenzen in den Bereichen Koordination, Organisation, Projektmanagement, vorzugsweise im universitären Kontext
• Erfahrung mit Personal- und Budgetverwaltung
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
• Sehr gute IT-Anwender*innenkenntnisse (Microsoft 365, SAP, TYPO3)
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, routiniert in Teamarbeit und Abstimmungsprozessen

Ihr besonderer Arbeitsstil:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen
• Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine sehr hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Sie zeichnen sich durch Flexibilität, rasche Auffassungsgabe und eine proaktive, praxisnahe Arbeitsweise aus
• Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung : Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfrei in Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit , Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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