Vertskaps- og arrangementskoordinator - vikariat

Drammens Museum For Kunst og Kulturhistorie Fylkesmuseum og Galleri For Buskerud; Drammen; On-site; NOK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Drammens Museum For Kunst og Kulturhistorie Fylkesmuseum og Galleri For Buskerud søker en vikarierende koordinator for vertskap, bemanning og arrangementer i Drammen. Du vil bistå i resepsjonen, håndtere billettsalg og informasjon til besøkende, og bidra til god informasjonsflyt mellom arenaene.

Stillingen inngår i turnus og krever fleksibilitet til kvelder og helger i sommersesongen og på ulike arenaer. Må være serviceinnstilt og trives i et dynamisk miljø i et viktig kulturtilbud.

Qualifications

• Erfaring fra resepsjon, administrasjon, vertskap, kundeservice, kultur eller reiseliv
• Gode norskkunnskaper, skriftlig og muntlig
• Digital kompetanse og evne til å sette seg inn i nye systemer
• Fleksibilitet til å jobbe turnus (kvelder, helger) og på ulike arenaer
• Et dynamisk arbeidsmiljø med ulike fagområder

Responsibilities

• Koordinere og følge opp museumsverter og annet publikumsrettet vertskap, herunder ansvar for rekruttering, opplæring, turnusplanlegging og bemanning på museets ulike arenaer ut fra åpningstider, sesong og aktiviteter
• Følge opp rutiner og arbeidsbeskrivelser og være et kontaktpunkt for vertene i det daglige
• Delta aktivt i den daglige driften av resepsjonen i 1. etasje, herunder betjening av resepsjon, sentralbord og billettsalg, mottak og veiledning av besøkende samt håndtering av henvendelser fra publikum og eksterne kontakter
• Koordinere museets arrangements- og aktivitetskalender og sikre god intern samhandling og ressursplanlegging på tvers av museets arenaer og aktiviteter
• Samkjøre arrangementer, bookinger og forespørsler med tilgjengelig vertskap og øvrige ressurser
• Ha ansvar for praktisk og logistisk oppfølging av publikumsaktivitet, møter, arrangementer og utstillingsåpninger, herunder påmeldinger, praktisk og teknisk tilrettelegging og koordinering med kolleger, samarbeidspartnere og eksterne aktører
• Delta aktivt i gjennomføringen av arrangementer og bidra til evaluering og videreutvikling av rutiner og tilbud
• Følge opp forespørsler, bookinger og samarbeidspartnere, herunder dialog, leieavtaler, praktisk og teknisk tilrettelegging og intern koordinering
• Stillingen har ansvar for post- og dokumenthåndtering, journalføring og digitalt dokumentarkiv, møteadministrasjon samt innhenting og sammenstilling av besøksstatistikk, pressearkiv, informasjon og relevante oversikter
• Stillingen ivaretar løpende kontordrift og intern koordinering, herunder møterom, fellesarealer og personalkjøkken, innkjøp og bestillinger samt oppfølging av renholdspersonale, leverandører, serviceavtaler, abonnementer, telefonsystem, kontormaskiner, teknisk utstyr og IKT-tjenester i samarbeid med relevante medarbeidere og eksterne leverandører
• Som del av den daglige museumsdriften inngår også oppfølging av rutiner for åpning og lukking, sikkerhet og klargjøring av publikumsarenaer samt håndtering og videreformidling av hendelser og avvik
• Har erfaring fra resepsjon, administrasjon, vertskap, kundeservice, kultur, reiseliv eller tilsvarende, og gjerne erfaring med eller interesse for turnus- og bemanningsplanlegging
• Du arbeider systematisk og nøyaktig, er god til å planlegge, koordinere og følge opp og håndterer både planlagte oppgaver og løpende henvendelser

Skills

Resepsjon og administrasjon

Norskkunnskaper

Digital kompetanse

Turnusfleksibilitet

Job description

Drammens Museum For Kunst og Kulturhistorie Fylkesmuseum og Galleri For Buskerud

Vikariat stilling ∙ Heltid ∙ Drammen

Koordinere museumsverter, bemanning og arrangementer, samt utføre resepsjonsarbeid og administrative oppgaver ved museets arenaer.

• Erfaring fra resepsjon, administrasjon, vertskap, kundeservice, kultur eller reiseliv
• Gode norskkunnskaper, skriftlig og muntlig
• Digital kompetanse og evne til å sette seg inn i nye systemer
• Fleksibilitet til å jobbe turnus (kvelder, helger) og på ulike arenaer
• Et dynamisk arbeidsmiljø med ulike fagområder

Som vertskaps- og arrangementskoordinator har du en sentral rolle i museets daglige koordinering av vertskapet, arrangementsoppfølging og forefallende administrative oppgaver og intern kontordrift.

Du vil være et viktig kontaktpunkt for publikum, museumsverter og kolleger og bidra til god informasjonsflyt og koordinering på tvers av museets virksomhet og arenaer.

Drammens Museums visjon er å være et sentralt møtested der alle kan oppleve historie, kultur og kunst i grønne omgivelser.

• Koordinere og følge opp museumsverter og annet publikumsrettet vertskap, herunder ansvar for rekruttering, opplæring, turnusplanlegging og bemanning på museets ulike arenaer ut fra åpningstider, sesong og aktiviteter.
• Følge opp rutiner og arbeidsbeskrivelser og være et kontaktpunkt for vertene i det daglige.
• Delta aktivt i den daglige driften av resepsjonen i 1. etasje, herunder betjening av resepsjon, sentralbord og billettsalg, mottak og veiledning av besøkende samt håndtering av henvendelser fra publikum og eksterne kontakter.

Arrangementsoppfølging

• Koordinere museets arrangements- og aktivitetskalender og sikre god intern samhandling og ressursplanlegging på tvers av museets arenaer og aktiviteter.
• Samkjøre arrangementer, bookinger og forespørsler med tilgjengelig vertskap og øvrige ressurser.
• Ha ansvar for praktisk og logistisk oppfølging av publikumsaktivitet, møter, arrangementer og utstillingsåpninger, herunder påmeldinger, praktisk og teknisk tilrettelegging og koordinering med kolleger, samarbeidspartnere og eksterne aktører.
• Delta aktivt i gjennomføringen av arrangementer og bidra til evaluering og videreutvikling av rutiner og tilbud.
• Følge opp forespørsler, bookinger og samarbeidspartnere, herunder dialog, leieavtaler, praktisk og teknisk tilrettelegging og intern koordinering.

Administrativ oppfølging og kontordrift

• Stillingen har ansvar for post- og dokumenthåndtering, journalføring og digitalt dokumentarkiv, møteadministrasjon samt innhenting og sammenstilling av besøksstatistikk, pressearkiv, informasjon og relevante oversikter.
• Stillingen ivaretar løpende kontordrift og intern koordinering, herunder møterom, fellesarealer og personalkjøkken, innkjøp og bestillinger samt oppfølging av renholdspersonale, leverandører, serviceavtaler, abonnementer, telefonsystem, kontormaskiner, teknisk utstyr og IKT-tjenester i samarbeid med relevante medarbeidere og eksterne leverandører.
• Som del av den daglige museumsdriften inngår også oppfølging av rutiner for åpning og lukking, sikkerhet og klargjøring av publikumsarenaer samt håndtering og videreformidling av hendelser og avvik.
• Har erfaring fra resepsjon, administrasjon, vertskap, kundeservice, kultur, reiseliv eller tilsvarende, og gjerne erfaring med eller interesse for turnus- og bemanningsplanlegging.
• Du arbeider systematisk og nøyaktig, er god til å planlegge, koordinere og følge opp og håndterer både planlagte oppgaver og løpende henvendelser.

Stillingen inngår i turnus tilpasset museets åpningstider, sesong og arrangementer, og det må påregnes arbeid på enkelte ettermiddager, kvelder og helger.

Museet har virksomhet på flere arenaer, og arbeidssted vil variere etter oppgaver og sesong.

Særlig i sommersesongen må det påregnes arbeid på Gulskogen og andre av museets arenaer.

En variert stilling som kombinerer vertskap, koordinering og administrative oppgaver, med mulighet til å bidra til gode publikumsopplevelser og oppfølging av museets arrangementer.

Du blir en del av et dynamisk arbeidsmiljø med ulike fagområder og samarbeidspartnere og får være med på å utvikle Drammens Museum som et sentralt møtested der alle kan oppleve historie, kultur og kunst i grønne omgivelser.

Stillingene er et tidsbegrenset vikariat, på to år.

• Dokumentasjonsforvaltning
• Innkjøp og logistikk

Drammens Museums visjon er å være et sentralt møtested der alle kan oppleve historie, kultur og kunst i grønne omgivelser.

vertskap, arrangementskoordinering, resepsjon, kundeservice