Konsulent klinikkstab Kirurgisk klinikk

Snorre Manskow Sollid

Tromsø

On-site

NOK 600,000 - 800,000

Full time

5 days ago

Be an early applicant

Get a reply from this employer

Your resume and cover letter, tailored to exactly what they’re hiring for.

Get past ATS filters

Benefits offered by this job

Pensjons- og forsikringsordninger

Lønn i henhold til gjeldende overensom

Job summary

Universitetssykehuset Nord-Norge HF i Tromsø søker en strukturert og serviceinnstilt konsulent som skal bidra med administrativ støtte til klinikkledelsen. Stillingen innebærer planlegging av møter, saksbehandling og koordinering i en bred oppgaveportefølje.

Du jobber tett på klinikkledelsen, har erfaring med administrative systemer som Elements og personaleportaler, og bidrar til god flyt i prosesser og arkivering.

Qualifications

Minimum videregående utdanning innen kontor- og administrasjon.
Erfaring fra administrativt arbeid og saksbehandling.
God digital kompetanse og systemforståelse.
God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.

Responsibilities

Planlegge, koordinere og følge opp møter, ledermøter og ledersamlinger.
Utarbeide innkallinger, sakslister og møteunderlag, skrive referater og følge opp vedtak og tiltak.
Bistå klinikkledelsen med administrative oppgaver og enkel saksbehandling.
Koordinere saker til ledermøter og bidra til god struktur og flyt i administrative prosesser.
Håndtere post, dokumenter og arkivering i Elements.
Oppdatere og kvalitetssikre informasjon på klinikkens nettsider og intranett.
Vedlikeholde organisasjonskart og administrativ informasjon.
Utføre personaladministrative oppgaver for klinikkledelsen og klinikkstaben.
Bistå ledere med administrative oppgaver knyttet til fravær, tilganger og ansettelser.
Bistå med fakturahåndtering og andre løpende administrative oppgaver.
Være kontorfaglig kontaktperson og bidra med støtte og veiledning i administrative rutiner og systemer.
Følge opp ulike administrative systemer som benyttes i klinikken.

Skills

Strukturert

Systematisk

Nøyaktig

Serviceinnstilt

Samarbeid

Kommunikasjon

Ansvar

Selvstendig

Løsningsorientert

Initiativ

Prioritering

Profesjonell

Godt humør

Education

Videregående nivå / kontoradministrasjon

Tools

Elements

GAT

Personalportalen

BAS

Salto

Clockwork

Everbridge

Plania

Job description

Vil du ha en variert arbeidshverdag og en sentral rolle tett på ledelsen i en stor klinikk?

Kirurgisk klinikk ved Universitetssykehuset Nord-Norge søker en strukturert, serviceinnstilt og løsningsorientert konsulent som skal bidra med administrativ støtte til klinikkledelsen.

Kirurgisk klinikk ved Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) samler den kirurgiske virksomheten ved UNN Tromsø i én klinikk. Klinikken omfatter blant annet kirurgiske legetjenester, sengeposter, poliklinisk virksomhet, operasjon, anestesi og intensiv samt føde-barsel. Klinikken er inne i en spennende utviklingsfase med ny organisering og videreutvikling av arbeidsformer og pasientforløp.

Stillingen innebærer et bredt spekter av administrative og koordinerende oppgaver. Du vil arbeide tett med klinikkledelsen og være et viktig kontaktpunkt både internt i klinikken og mot andre deler av organisasjonen. Vi ser etter deg som trives med ansvar, liker å skape struktur og oversikt, og som evner å håndtere både planlagte oppgaver og de små og store problemstillingene som oppstår i en travel arbeidshverdag.

Arbeidsoppgaver

Som konsulent i klinikkens stab vil du blant annet

planlegge, koordinere og følge opp møter, ledermøter og ledersamlinger

utarbeide innkallinger, sakslister og møteunderlag, skrive referater og følge opp vedtak og tiltak

bistå klinikkledelsen med administrative oppgaver og enkel saksbehandling

koordinere saker til ledermøter og bidra til god struktur og flyt i administrative prosesser

håndtere post, dokumenter og arkivering i Elements

oppdatere og kvalitetssikre informasjon på klinikkens nettsider og intranett

vedlikeholde blant annet organisasjonskart og administrativ informasjon

utføre personaladministrative oppgaver for klinikkledelsen og klinikkstaben

bistå ledere med administrative oppgaver knyttet til blant annet fravær, tilganger og ansettelser

bidra med fakturahåndtering og andre løpende administrative oppgaver

være kontorfaglig kontaktperson og bidra med støtte og veiledning i administrative rutiner og systemer

følge opp ulike administrative systemer som benyttes i klinikken.

Stillingen har en bred oppgaveportefølje, og andre oppgaver kan tillegges ut fra klinikkens behov og den ansattes kompetanse.

Kvalifikasjoner

Vi søker deg som har

relevant utdanning på minimum videregående nivå, gjerne innen kontor- og administrasjonsfag

erfaring fra administrativt arbeid

erfaring med saksbehandling og/eller møteadministrasjon

god digital kompetanse og systemforståelse

god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Det er en fordel om du har

erfaring fra helsetjenesten

kjennskap til sykehusdrift og organisering

erfaring med administrative systemer som Elements, GAT og Personalportalen

Erfaring fra systemene BAS, Salto, Clockwork, Everbridge og Plania vil også være relevant for stillingen.

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som

arbeider strukturert, systematisk og nøyaktig

er serviceinnstilt og liker å hjelpe andre

samarbeider godt og kommuniserer tydelig

tar ansvar og arbeider selvstendig

er løsningsorientert og tar initiativ når det er behov

evner å prioritere og håndtere flere oppgaver samtidig

har god rolleforståelse og opptrer profesjonelt

godt humør

Stillingen innebærer kontakt med mange mennesker og ulike deler av organisasjonen. Vi vil derfor legge vekt på personlig egnethet.

Vi tilbyr

Hos oss får du en sentral og variert administrativ rolle tett på klinikkledelsen, med gode muligheter til å bidra til struktur, koordinering og videre utvikling av klinikken.
Du blir del av et arbeidsmiljø der samarbeid på tvers av fag og organisatoriske enheter er viktig, og hvor du får bruke både din administrative kompetanse, digitale forståelse og evne til å få ting til å fungere i praksis.