Fakturakontroller / Invoice Controller

Store Norske; Longyearbyen; On-site; NOK 469,000 - 603,000; Full time

Benefits offered by this job

Hjelp til å finne bolig

Konkurransedyktige lønnsbetingelser

Sesongstilling 1. mai–31. august 2027

Job summary

Pole Position Logistics i Longyearbyen søker en engasjert fakturakontroller for sesongen 2027. Du vil arbeide tett med havneagenter for korrekt og tidsriktig fakturering til kunder som ekspedisjonscruiseskip, yachter og lasteskip rundt Svalbard.

Stillingen er sesongbasert 1. mai 2027 til slutten av august, med kontor i Longyearbyen. Vi tilbyr bolighjelp, konkurransedyktige lønnsbetingelser og et variert arbeid i Arktis.

Qualifications

• Har bachelorgrad eller relevant erfaring innen økonomi, regnskap eller finans.
• Har erfaring som fakturakontroller. Kunnskap om cruiseindustrien er en fordel.
• Har evne til å lære nye datasystemer raskt. Erfaring med MXP er en fordel.

Responsibilities

• Kontrollere og godkjenne leverandørfakturaer
• Utarbeide og utsende kundefakturaer
• Avstemme mellom leverte tjenester og mottatte fakturaer
• Oppfølgning av kunde- og leverandørhenvendelser
• Kvalitetssikre fakturagrunnlag og dokumentasjon
• Oppfølging av PDA-er (Proforma Disbursement Accounts)
• Utarbeide og følge opp SOA-er (Statements of Account)
• Håndtere forskuddsbetalinger og betalingsplaner
• Tett samarbeid med havneagenter, spedisjonsavdeling og distribusjonsavdeling

Skills

Engelskkunnskaper

Kommunikasjon

Detaljorientert

Proaktiv

Kundeservice

Education

Bachelorgrad innen økonomi/regnskap/finans

Tools

VISMA Business NXT

Advanced Workflow

MXP

Job description

Vi søker en engasjert og entusiastisk fakturakontroller for sesongen 2027 som ønsker å bidra til at Pole Position Logistics leverer førsteklasses tjenester til ekspedisjonscruiseskip, yachter, forskningsfartøy og lasteskip som opererer i farvannene rundt Svalbard.

Om Pole Position Logistics

Pole Position Logistics ble etablert i 2005 og holder til i Longyearbyen. I over 20 år har vi bistått våre partnere og kunder med å løse logistiske utfordringer i Arktis.

Selskapet har utviklet seg til å bli en bred logistikkleverandør med tjenester innen skipsagentur, spedisjon og lokal distribusjon.

Pole Position koordinerer majoriteten av alle skipsanløp i havnene i Longyearbyen, Ny-Ålesund og på Jan Mayen.

Din rolle som fakturakontroller

Som fakturakontroller arbeider du tett sammen med våre havneagenter for å sikre korrekt og tidsriktig fakturering av tjenestene vi leverer til våre kunder. Du har ansvar for oppfølging av leverandørfakturaer, kundefakturaer og tilhørende dokumentasjon, og sørger for at faktureringsprosessene gjennomføres nøyaktig og effektivt.

Arbeidshverdag og samarbeid

Gjennom sommersesongen organiserer våre havneagenter tjenester for ekspedisjonscruiseskip, forskningsfartøy, yachter og lasteskip som anløper Svalbard. Dette kan blant annet omfatte overnatting og transport for mannskap, proviantering, landarrangementer, los- og kaibestillinger, bagasjehåndtering, frakt, drivstoffleveranser og avfallshåndtering.

Alle disse tjenestene skal dokumenteres, avstemmes og faktureres, noe som gjør samarbeidet mellom havneagentene og fakturakontrollerne til en viktig del av den daglige driften.

Arbeidsoppgaver

• Kontroll og godkjenning av leverandørfakturaer
• Utarbeidelse og utsendelse av kundefakturaer
• Avstemming mellom leverte tjenester og mottatte fakturaer
• Oppfølging av kunde- og leverandørhenvendelser
• Kvalitetssikring av fakturagrunnlag og dokumentasjon
• Oppfølging av PDA-er (Proforma Disbursement Accounts)
• Utarbeidelse og oppfølging av SOA-er (Statements of Account)
• Håndtering av forskuddsbetalinger og betalingsplaner
• Tett samarbeid med havneagenter, spedisjonsavdeling og distribusjonsavdeling

Vi ser etter deg som:

• Har svært gode engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig. Engelsk er arbeidsspråket i kommunikasjon med våre kunder.
• Snakker norsk eller et annet skandinavisk språk
• Trives i et internasjonalt og flerkulturelt arbeidsmiljø
• Har bachelorgrad eller relevant erfaring innen økonomi, regnskap eller finans
• Har erfaring som fakturakontroller. Kunnskap om cruiseindustrien er en fordel.
• Har førerkort klasse B
• Har evne til å lære nye datasystemer raskt. Erfaring med MXP er en fordel
• Gjerne har erfaring med fakturabehandling i VISMA Business NXT, Advanced Workflow eller tilsvarende systemer
• Trives i et hektisk arbeidsmiljø med høyt tempo og behov for fleksibilitet
• Har en serviceinnstilling som en naturlig del av ditt «Yes, we fix»-DNA
• Har god forståelse for kundefordringer og prosesser knyttet til faktura fra mottak til betaling
• Kommuniserer godt med både kunder og leverandører
• Er detaljorientert og nøyaktig
• Har evne til raskt å sette deg inn i ulike kunders behov og krav
• Arbeider proaktivt og tar initiativ for å løse utfordringer

Vi tilbyr

• Sesongstilling fra 1. mai 2027 til slutten av august
• Arbeidssted ved vårt kontor i Longyearbyen, Svalbard
• Hjelp til å finne bolig
• Konkurransedyktige lønnsbetingelser
• En spennende og variert arbeidshverdag i hjertet av Arktis

Oppstart- og sluttdato kan justeres etter nærmere avtale.

Merk at det ikke vil være mulig å avvikle ferie i arbeidsperioden.