Vessel Administration Officer .

Van Oord; Rotterdam; Hybrid; EUR 38,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

32 vakantiedagen

Variabele bonus

Pensioenregeling

Collectieve zorgverzekering

Flexibel hybride werken

Leren en persoonlijke ontwikkeling

Young Van Oord & Van Oord Women

Sportieve en sociale activiteiten

Job summary

Van Oord zoekt een Vessel Administration Officer die verantwoordelijk is voor het beheer en de administratie van scheepscertificaten binnen de vloot. Je bewaakt geldigheid, registreert documenten en ondersteunt bij technische administratieve taken.

Je werkt in een internationale omgeving vanuit het kantoor in Rotterdam, onderhoudt relaties met interne afdelingen en externe partijen, en draagt bij aan de kwaliteit en naleving van regelgeving. Een proactieve houding en nauwkeurigheid zijn cruciaal.

Qualifications

• Een relevante mbo/hbo-opleiding in technische, administratieve of maritieme richting.
• Ervaring in een technisch administratieve functie of soortgelijke omgeving.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheer en onderhoud van technische en administratieve gegevens en documentatie.
• Controleren van informatie op juistheid, volledigheid en consistentie; afwijkingen opsporen en oplossen.
• Beantwoorden en verwerken van technische en administratieve vragen.
• Communiceren met interne stakeholders en externe partijen over documentatievereisten.
• Documenten voorbereiden en administratieve acties opvolgen.
• Blijven leren over relevante wet- en regelgeving en systemen.

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Servicegerichtheid

Communicatie

Taalvaardigheid NL/EN

Education

MBO/HBO-opleiding in technische/administratieve/maritieme richting

Tools

Administratieve systemen

Job description

DE POSITIE

Als Vessel Administration Officer ben je primair verantwoordelijk voor het beheer en de administratie van scheepscertificaten binnen de vloot van Van Oord. Je zorgt ervoor dat certificaten accuraat, volledig en up-to-date zijn en voldoen aan de geldende interne standaarden en externe regelgeving.

Je bewaakt de geldigheid en status van scheepscertificaten en zorgt ervoor dat de benodigde documentatie beschikbaar en correct geregistreerd is. Je controleert binnenkomende informatie op duidelijkheid, consistentie en volledigheid, volgt ontbrekende of onjuiste informatie op en zorgt ervoor dat technische dossiers goed worden beheerd en gearchiveerd.

Naast het beheer van certificaten ondersteun je bij andere technische en administratieve werkzaamheden, waaronder de registratie en administratie van schepen en bijbehorende gegevens. Je beantwoordt en verwerkt binnenkomende technische en administratieve vragen en communiceert proactief met interne afdelingen en, waar nodig, externe partijen over documentatievereisten en administratieve procedures.

Daarnaast kun je ondersteunen bij de coördinatie van vergaderingen, inspecties en logistieke werkzaamheden rondom technische activiteiten, waaronder het voorbereiden van documenten en het opvolgen van acties.

Het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van relevante wet- en regelgeving, interne procedures en systeemupdates. Je neemt deel aan trainingen en ontwikkelactiviteiten om ervoor te zorgen dat je werkzaamheden blijven aansluiten bij de standaarden van Van Oord.

YOUR WORKPLACE

Je maakt deel uit van de Ship Management Department van Van Oord en werkt nauw samen met collega’s uit verschillende afdelingen en disciplines. Je functie verbindt technische informatie, administratie en de operatie, waardoor je een breed beeld krijgt van wat er binnen de organisatie speelt.

Je werkt voornamelijk vanuit het kantoor van Van Oord in Rotterdam, in een professionele en internationale omgeving waarin collega’s samenwerken aan de ondersteuning van onze schepen en projecten over de hele wereld. Je hebt regelmatig contact met interne stakeholders en, waar nodig, externe partijen.

De combinatie van werken op kantoor, samenwerken met verschillende teams en de directe verbinding met de technische organisatie maakt dit een veelzijdige functie waarin jouw bijdrage direct bijdraagt aan het soepel verlopen van onze activiteiten.

JOUW IMPACT

Als Vessel Administration Officer zorg je ervoor dat collega’s binnen verschillende afdelingen beschikken over accurate en tijdige informatie en de juiste ondersteuning krijgen. Je

• Beheert en onderhoudt technische en administratieve gegevens en documentatie.
• Controleert informatie op juistheid, consistentie en volledigheid en lost waar nodig afwijkingen op.
• Beantwoordt en verwerkt technische en administratieve vragen.
• Communiceert waar nodig met interne stakeholders en externe partijen.
• Bereidt documenten voor en volgt administratieve acties op.
• Blijft op de hoogte van relevante wet- en regelgeving, interne procedures en ontwikkelingen binnen systemen.
• Draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit, efficiëntie en consistentie van technische administratieve processen.

Door sterke werkrelaties te onderhouden en servicegericht te werken, draag je bij aan een goed geïnformeerde, samenwerkende en professionele technische omgeving.

OVER JOU

Je bent georganiseerd, nauwkeurig en servicegericht. Je vindt het leuk om met informatie te werken en ervoor te zorgen dat gegevens en documentatie compleet en betrouwbaar zijn. Je communiceert gemakkelijk met verschillende stakeholders en bent proactief in het stellen van vragen wanneer informatie onduidelijk of onvolledig is.

Je kunt zelfstandig werken en houdt overzicht over verschillende administratieve processen. Tegelijkertijd weet je wanneer het nodig is om collega’s of andere stakeholders erbij te betrekken.

Daarnaast breng je mee

• Een relevante MBO/HBO-opleiding, bij voorkeur in een technische, administratieve of maritieme richting.
• Ervaring in een technisch administratieve functie of een vergelijkbare werkomgeving.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Affiniteit met technische documentatie, data en administratieve systemen.
• Een proactieve en servicegerichte houding.
• Het vermogen om met verschillende stakeholders en afdelingen samen te werken.
• De bereidheid om je kennis van technische processen, systemen en regelgeving verder te ontwikkelen.

WIJ BIEDEN

• Een marktconform salaris, afhankelijk van je ervaring en verantwoordelijkheden.
• 32 vakantiedagen.
• Variabele bonus.
• Pensioenregeling.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve zorgverzekering.
• Flexibel hybride werken.
• Uitgebreide mogelijkheden voor leren en persoonlijke ontwikkeling.
• Toegang tot communities zoals Young Van Oord en Van Oord Women.
• Deelname aan sportieve en sociale activiteiten.