Vacature: Personal Assistant advocatuur

Osborne Clarke Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Dagelijks een gezonde lunch

Volledige pensioenbijdrage

Job summary

Osborne Clarke Amsterdam zoekt een proactieve Personal Assistant die de advocaten en partners ondersteunt op dagelijks gebied zoals agenda- en e-mailbeheer, vergadersupport en projectcoördinatie. Je werkt in een informele cultuur met korte lijnen en veel verantwoordelijkheid vanaf dag één.

De rol vereist een mbo- of hbo-opleiding, ervaring als secretaresse/PA binnen de advocatuur is een plus, en uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Qualifications

• Afgeronde mbo- of hbo‑opleiding, bij voorkeur in een secretariële/office‑richting.
• Enige relevante ervaring als (legal) secretaresse/PA; ervaring binnen de advocatuur is een plus.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Word – stijlen/track changes, PowerPoint en Outlook; Excel is een plus).
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en stressbestendig; je houdt overzicht en stelt prioriteiten.
• Proactief, oplossingsgericht en servicegericht; je denkt mee én vooruit.
• Zelfstandig kunnen werken én een echte teamspeler; representatief en communicatief sterk.
• Vertrouwd met professionele dienstverlening (advocatuur/notariaat/consultancy) is een pre.

Responsibilities

• Agenda- en e‑mailmanagement voor partners en advocaten; prioriteren en deadlines bewaken.
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, meetings en (internationale) reizen; logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen, redigeren van brieven en notities; kwaliteitscontrole.
• Notuleren en opvolgen van actiepunten tijdens vergaderingen.
• Klantcontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt, servicegericht.
• Ondersteunen bij declaraties, onkostennota’s, uren- en facturatieprocessen.
• Onboarding- en procesondersteuning; interne workflows en samenwerking met Finance/HR/BD/IT.
• CRM- en BD-support: lijsten updaten, presentaties/ proposals opmaken en versturen.
• Continu verbeteren: knelpunten signaleren en voorstellen doen om slimmer te werken.

Education

MBO/ HBO opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Word jij de proactieve rechterhand van onze advocaten en partners in Amsterdam? Als Personal Assistant bij Osborne Clarke zorg je dat alles op rolletjes loopt: je ontzorgt, denkt mee én vooruit. Je werkt in een informele, niet‑hiërarchische omgeving waar fun, respect en work‑life balance kernwaarden zijn, met slimme en toegankelijke collega’s die niet kunnen wachten op jouw komst. Standplaats: Amsterdam (rand Zuidas).

• Agenda- en e‑mailmanagement voor partners en advocaten; prioriteren, bewaken van deadlines en proactief signaleren.
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, meetings, calls en (internationale) reizen; kamers, catering en logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen, opmaken en redigeren van brieven, notities, presentaties en (juridische) documenten; versiebeheer en kwaliteitscontrole.
• Vergaderondersteuning: notuleren, actiepunten vastleggen en opvolgen.
• Cliëntcontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt, professioneel en servicegericht.
• Ondersteunen bij declaraties, onkostennota’s, uren- en facturatieprocessen.
• Onboarding- en procesondersteuning: checklists, formulieren en interne workflows (samenwerking met Finance/HR/BD/IT).
• CRM- en BD‑support: gegevens bijhouden, lijsten updaten, presentaties/proposals opmaken en versturen.
• Continu verbeteren: knelpunten signaleren en voorstellen doen om slimmer te werken.

Dit breng jij mee

• Afgeronde mbo- of hbo‑opleiding, bij voorkeur in een secretariële/office‑richting.
• Enige relevante ervaring als (legal) secretaresse/PA (stage of eerste baan); ervaring binnen de advocatuur is een plus.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Word – stijlen/track changes, PowerPoint en Outlook; Excel is een plus).
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en stressbestendig; je houdt overzicht en stelt prioriteiten.
• Proactief, oplossingsgericht en servicegericht; je denkt mee én vooruit.
• Zelfstandig kunnen werken én een echte teamspeler; representatief en communicatief sterk.
• Vertrouwd met professionele dienstverlening (advocatuur/notariaat/consultancy) is een pre.

Jouw ontwikkeling bij OC

• Grondige onboarding met buddy/collega’s en duidelijke verwachtingen.
• Trainingen in tools, documentstandaarden en effectief samenwerken met (inter)nationale teams.
• Ruimte en vertrouwen om initiatieven te nemen en processen te verbeteren.
• Werkcultuur zonder onnodige hiërarchie, met korte lijnen, humor en collegialiteit.
• Focus op werkplezier en gezonde work‑life balance; iedereen heeft een stem en draagt bij.

Over het team

Je gaat als PA aan de slag voor het Employment, Pensions & Incentives ‑ team. Dit team wordt aangestuurd door twee partners en bestaat verder uit drie senior medewerkers, drie advocaat medewerkers en twee advocaat ‑ stagiaires.

Het Employment ‑ team adviseert over algemeen arbeidsrecht, fusies & overnames en arbeidsrechtelijke procedures, waaronder arbeidsvoorwaarden, cao’s, ontslagrecht, zieke werknemers en reorganisaties. Daarnaast heeft het team een toonaangevende sportrechtpraktijk: zij begeleiden transfers en adviseren profvoetballers, clubs, agenten en voetbalorganisaties over contracten en (internationale) voetbalreglementen. Je werkt mee aan uitdagende zaken voor innovatieve (internationale) cliënten, in nauwe samenwerking met collega’s uit andere disciplines, waarbij je vanaf dag één veel verantwoordelijkheid krijgt binnen onze internationale en multidisciplinaire praktijk.

Osborne Clarke is een internationaal advocatenkantoor met 26 kantoren in 13 landen en meer dan 1500 professionals. Ons Amsterdamse kantoor werkt op topniveau voor toonaangevende en innovatieve cliënten, in een informele cultuur waarin teamwork, respect en plezier centraal staan.

Enthousiast over deze rol als Personal Assistant? Solliciteer via de knop met je cv en korte motivatie. We nemen snel contact met je op over het vervolg.

Dagelijks een gezonde lunch

Volledige pensioenbijdrage

Heb je een vraag over
deze vacature?

Ik help je graag verder, neem gerust contact op.