Vacature: Backoffice medewerker & Projectadministratie

Vitaen; Den Haag; Hybrid; EUR 28,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

13e maand

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Contract 16-24 uur

Afwisselende functie

Ontwikkeling

Informele werksfeer

Job summary

Vitaen en Cocoon Risk Management zoeken samen een Backoffice medewerker & Projectadministratie voor de regio Den Haag. Je vormt de spil in de dagelijkse bedrijfsvoering en zorgt voor een soepele projectflow van offerte tot factuur.

Je bewaakt budgetten, urenregistratie en maakt planningen en rapportages voor klanten. Daarnaast ondersteun je directie en HR-gerelateerde taken en verzorg je facilitaire processen.

Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een projectteam.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Woonachtig in de regio Den Haag.
• Proactief en communicatief vaardig.
• Nauwkeurig en gestructureerd.
• Zelfstandig, leergierig en ontwikkelgericht.

Responsibilities

• Beheren van projectbudgetten en vertalen offertes naar projecten.
• Communiceren met consultants over inhoud van hun werkzaamheden.
• Bewaken van urenregistratie en bijwerken van uren- en budgetsystemen.
• Opstellen van planningen voor consultants.
• Samenstellen, controleren en verzenden van rapportages aan klanten.

Skills

Nederlands taalvaardig

Proactief

Communicatief

Zelfstandig

Education

MBO+ of HBO niveau

Job description

Vacature: Backoffice medewerker & Projectadministratie

Vitaen en Cocoon Risk Management zijn twee samenwerkende organisaties in de security-sector. Vitaen richt zich op preventief beveiligingsadvies en compliance, terwijl Cocoon Risk Management gespecialiseerd is in vulnerability assessments en offensive security testing. Samen werken we voor uiteenlopende opdrachtgevers, van gemeenten tot kritieke infrastructuur.

De functie

Als Backoffice medewerker & Projectadministratie vorm je de spil in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Je ondersteunt beide organisaties en zorgt ervoor dat projecten soepel verlopen van offerte tot factuur.

Jouw werkzaamheden

• Bijhouden van projectbudgetten en vertalen van offertes naar projecten
• Communiceren met consultants over de inhoud van hun werkzaamheden
• Bewaken van urenregistratie en het bijwerken van uren- en budgetsystemen
• Opstellen van planningen voor consultants
• Samenstellen, controleren en verzenden van rapportages aan klanten

Financiële administratie

• Controleren van facturen en bijhouden van uren van zzp’ers
• Afstemmen met opdrachtgevers over opdrachtorders en factuurgegevens
• Uploaden en verzenden van facturen

Directieondersteuning

• Ondersteuning van de directie met analyses, rapportages en presentaties
• Opstellen van correspondentie

Facilitair & algemeen

• Verzorgen van facilitaire zaken en bestellingen
• HR-ondersteuning en algemene administratieve taken

Wat vragen wij?

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een projectteam
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Woonachtig in de regio Den Haag
• Proactief en communicatief vaardig
• Nauwkeurig en gestructureerd
• Zelfstandig, leergierig en ontwikkelgericht

Wat bieden wij?

• Een bruto maandsalaris van €2.500 tot €3.750 op basis van een fulltime dienstverband, afgestemd op jouw kennis en ervaring
• 13e maand op basis van behaalde resultaten
• Onkostenvergoeding woon-werkverkeer
• Startend een jaarcontract voor 16-24 uur per week, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren
• Een afwisselende functie in een dynamisch team
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Een informele werksfeer waarin je je snel thuis voelt

Een screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.