Teamleader Office

Qabird; Leiden; On-site; EUR 41,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen ABP

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 3,8% - 12%

Job summary

Centre for Human Drug Research (CHDR) zoekt een Teamleader Office in Leiden. Je geeft leiding aan het secretariaat- en receptieteam en werkt zelf actief mee aan dagelijkse processen.

Je ontvangt een jaarcontract voor 32 uur per week met uitzicht op een vast contract, en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden waaronder pensioenopbouw bij ABP, 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van min 3,8% tot max 12%.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau in Office Management, Bedrijfsvoering of Secretarieel.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen secretariaat/receptie.
• Ervaring met aansturen van medewerkers en het plannen van roosters voor verschillende contractvormen.

Responsibilities

• Leidinggeven en coachen van het team, inclusief verzuimbegeleiding en functioneringsgesprekken.
• Plannen, verdelen en prioriteren van werkzaamheden; roostering en beheer van verschillende contractvormen.
• Organiseren en voorzitten van teamoverleggen.
• Agendabeheer voor management en Research Directors, en ondersteuning bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheer van e-mailboxen, intranetpagina’s, archief- en adresbeheer.
• Organisatie van interne en externe events en coördinatie van dienstreizen.
• Ondersteuning van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Skills

Leidinggeven

Planning

Coaching

Organisatie

Communicatie

Timemanagement

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht houdt in een dynamische omgeving en graag mensen en processen met elkaar verbindt? Vind je het leuk om leiding te geven én actief mee te werken, en wil je bijdragen aan een soepel lopende, professionele organisatie? Dan is de rol van Teamleader Office bij het Centre for Human Drug Research (CHDR) iets voor jou! Hier ben jij het kloppend hart van het secretariaat- en receptieteam, ondersteun je collega’s en draag je bij aan het succes van de organisatie binnen een innovatieve en professionele omgeving.

Hoe ziet de functie eruit?

Als Teamleader Office geef je leiding aan het team en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, terwijl je zelf ook actief meewerkt. Met jouw overzicht, organisatietalent en coachende stijl zorg je dat het team optimaal functioneert en interne processen soepel verlopen. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Leidinggeven en coachen van het team, inclusief verzuimbegeleiding en functioneringsgesprekken.
• Plannen, verdelen en prioriteren van werkzaamheden; roostering en beheer van verschillende contractvormen.
• Organiseren en voorzitten van team overleggen.
• Agendabeheer voor management en Research Directors, en ondersteuning bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheer van e-mailboxen, intranetpagina’s, archief- en adresbeheer.
• Organisatie van interne en externe events en coördinatie van dienstreizen.
• Ondersteuning van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Zo zorgt CHDR voor jou

Als Teamleader Office start je met een jaarcontract voor 32 uur per week (met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd). De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn (op basis van 40 uur):

• Regelmatige werktijden (maandag t/m vrijdag tussen 08:00 en 17:30 uur).
• Je ontvangt een passend salaris (start €3674,00 - €5381,00 op basis van expertise).
• Je bouwt een goed pensioen op bij pensioenfonds ABP, krijgt 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van minimaal 3,8% en maximaal 12%.
• 25 vakantiedagen per jaar + een Diversiteitsdag.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door trainingen of certificeringen, gefinancierd door CHDR.
• Het CHDR is goed bereikbaar, station Leiden centraal ligt op 10 minuten lopen. Je ov-kosten worden tot 100% vergoed en je kunt voordelig een (elektrische) fiets aanschaffen.

CHDR draagt ook bij aan een plezierige werkomgeving door wekelijkse vrijdagmiddagborrels en het organiseren van een jaarlijks kerstdiner en een uitstapje naar de Ardennen, wat de onderlinge band verder versterkt. Daarnaast biedt CHDR ook gratis toegang tot OpenUp, een online platform voor mentale gezondheid, veerkracht en persoonlijke ontwikkeling, met masterclasses, groepssessies en 1-op-1 gesprekken met coaches. Ook beschikbaar voor gezinsleden.

Dit breng je mee naar CHDR

Als Teamleader Office ben je een organisatorisch sterke en servicegerichte professional met een positieve en servicegerichte instelling. Je straalt plezier uit in je werk en weet dit over te brengen op je team en de mensen met wie je samenwerkt. Je plant en organiseert moeiteloos, stelt duidelijke prioriteiten en blijft flexibel en stressbestendig in een dynamische werkomgeving. Je geeft op een coachende manier leiding en communiceert helder, zorgvuldig en benaderbaar. Je bent organisatiesensitief en weet je op een natuurlijke manier te verhouden tot verschillende niveaus, waarbij je je communicatiestijl flexibel aanpast waar nodig. Daarnaast werk je nauwkeurig, ga je integer en discreet om met vertrouwelijke informatie en werk je prettig samen met collega’s. Digitale systemen maak je je snel eigen en je denkt proactief mee over het verbeteren van werkprocessen. Verder heb of ben je:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in Office Management, Bedrijfsvoering of Secretarieel.
• Aantoonbare ervaring van minimaal twee jaar in een vergelijkbare rol binnen secretariaat en/of receptie.
• Ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers en het plannen van roosters voor verschillende contractvormen.

Wie zijn wij?

Het Centre for Human Drug Research (CHDR) is een stichting die is gevestigd in het Leiden Bio Science Park. Sinds de oprichting in 1987 is het CHDR uitgegroeid tot een innovatief instituut op het gebied van klinische geneesmiddelontwikkeling. We doen hier jaarlijks tientallen onderzoeken bij gezonde vrijwilligers en patiënten. We werken nauw samen met universitaire medische centra, grote ziekenhuizen en met wetenschappers over de hele wereld. Dit doen we met in totaal zo’n 300 vaste collega's. Ook werken er meer dan 100 studenten om ons te helpen en werkervaring op te doen.

Enthousiast geworden?

Mocht je nog vragen hebben over de functie, dan kun je contact opnemen met Helma Nederend ([e-mail]).