Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Sentior, Ltd.; Netherlands; Hybrid; EUR 83,000 - 138,000; Full time

Job summary

Sentior, Ltd. zoekt tijdelijk externe experts voor een krachtige versnellingsaanpak op informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. De opdrachten richten zich op praktische verbeterplan-ontwikkeling, uitvoerbare maatregelen en heldere advisering aan de organisatie.

De professional werkt nauw samen met interne auditors, ICT en management en draagt bij aan borging van wettelijke taken en duurzame toegankelijkheid van documenten.

Qualifications

• Minimaal HBO bachelor op het gebied van informatiebeheer/archiefbeheer of gelijkwaardig.
• Minimaal 3 jaar beleidsmatige en/of projectmatige ervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid of regionaal samenwerkingsverband.
• Kennis van Archiefwet/Archiefregeling en duurzame digitale toegankelijkheid.

Responsibilities

• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, eigenaar en planning.
• Uitvoeren van urgente verbetermaatregelen rond digitaal informatiebeheer en archiefvorming.
• Inzichtelijk maken van processen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties.
• Voorbereiden van vernietiging, migratie en metadata-schema's en advies over vervanging.

Skills

Informatiebeheer

Archiefbeheer

Beleidsmatig werken

Projectmanagement

Overheids-/samenwerkingsverbanden

Education

HBO-bachelor niveau

Tools

SharePoint

Netwerkschijven

Zaaksysteem

Job description

## De opdrachtOpdrachtBSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o.. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten. Daarbij komt ook het het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten.De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.WerkzaamhedenDe werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:- Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning;- Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;- Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s;- Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem;- Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering;- Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken;- Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen;- Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging;- Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen;- Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage;- Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn;- Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.Op te leveren resultatenAan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd:- Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken;- Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties;- Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer;- Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen;- Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR;- Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage;- Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.Vereisten / knock-outcriteria- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;- Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;- Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Licht dit duidelijk toe in de offerte;- Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)- Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten);- Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten);- Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten);- Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (15 punten);- Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar (10 punten);- Uurtarief maximaal € 100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én Benodigd aantal professionals1.Fee FlextenderFlextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. \\*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.WerkdagenDe opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.Is hybride werken mogelijk: Ja.PlanningDe gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.Overige informatie- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. - Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). - BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing. - Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 23 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 26 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure mag je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 30 oktober 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren.