Senior Medewerker Bedrijfsbureau

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling ABP

Reiskostenvergoeding

OV-abonnement mogelijk

Individueel Keuzebudget

Studiefaciliteiten

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Senior Medewerker Bedrijfsbureau die de bedrijfsvoering soepel laat draaien. Je ondersteunt het lijnmanagement bij dagelijkse processen, coördineert werk en levert een belangrijke bijdrage aan plan- en verantwoordingscyclus.

Je werkt binnen de sector Informatiebeheer en levert deskundige bijdrage aan rapportages, procesbeschrijvingen en instructies. Een proactieve, communicatieve teamspeler met vakkennis in facilitair/ondersteunend werkveld krijgt hier ruimte

Qualifications

• MBO+/ HBO werk- en denkniveau vereist.
• Afgeronde opleiding in de richting van Bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• VKAM-opleiding of bereidheid deze te volgen.
• Ervaring met PIOFACH+, advisering en ondersteunende processen.
• Ervaring met opstellen van management- en voortgangsrapportages.

Responsibilities

• Ondersteunt lijnmanagement bij uitvoering bedrijfsvoeringsprocessen en coördinatie van werkzaamheden binnen het bureau.
• Draagt bij aan plan- en verantwoordingscyclus en bewaakt naleving van wet- en regelgeving.
• Verzamelt en analyseert managementinformatie; rapporteert bevindingen aan management.
• Maakt werkinstructies en procesbeschrijvingen up-to-date en ondersteunt medewerkers bij processen, systemen en tools.

Education

MBO+/ HBO-werk- en denkniveau

Bedrijfskunde

VKAM-opleiding

PIOFACH+

Management- en voortgangsrapportages

Tools

Processen & systemen

Job description

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 53 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 27 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

De Senior Medewerker Bedrijfsbureau ondersteunt medewerkers en het lijnmanagement bij de uitvoering van de bedrijfsvoeringsprocessen en coördineert de werkzaamheden binnen het bureau. Daarnaast levert de functionaris een bijdrage aan de plan- en verantwoordingscyclus.

Als Senior Medewerker Bedrijfsbureau ben jij de spil die de bedrijfsvoering soepel laat draaien. Je ondersteunt collega's en het lijnmanagement bij de uitvoering van de dagelijkse processen, coördineert het werk binnen het bureau en levert een belangrijke bijdrage aan de plan- en verantwoordingscyclus. Kortom: een veelzijdige rol waarin je écht het verschil maakt.

Binnen de afdeling ben je een belangrijk aanspreekpunt, zowel intern als extern. Je houdt de binnenkomende vragen scherp in de gaten, herkent patronen en vertaalt die naar concrete verbeteringen. Je plant en coördineert de processen in nauwe afstemming met je stakeholders, en bewaakt daarbij de kwaliteit en de naleving van wet- en regelgeving. Loopt iets niet lekker? Dan zie jij dat als eerste en kom je met een slim voorstel om het beter te maken. Je duikt in cijfers en rapportages om risico's en kansen op te sporen, rapporteert je bevindingen aan het management en adviseert collega's en leidinggevenden over de juiste werkwijze. Ook zorg je dat werkinstructies en procesbeschrijvingen up-to-date blijven en help je medewerkers op weg met de processen, systemen en tools.

Daarnaast speel je een sleutelrol in de plan- en verantwoordingscyclus. Je ondersteunt het lijnmanagement bij het opstellen van het uitvoeringsplan en de begroting, bewaakt de voortgang en stuurt bij waar dat nodig is. Je verzamelt en controleert managementinformatie, stemt af met interne afdelingen en ketenpartners, en zorgt dat rapportages en verantwoordingsproducten op tijd en foutloos worden opgeleverd. Met jouw oog voor trends, knelpunten en risico's til je de processen naar een hoger niveau.

Voor het bedrijfsbureau zoeken we een proactieve en vaardige collega die een deskundige bijdrage kan leveren aan de werkzaamheden van het bedrijfsbureau. We zoeken een collega met veel ervaring binnen het facilitaire of ondersteunende werkveld. De nadruk ligt daarbij op de besturende & ondersteunende processen en het opstellen van management- en voortgangsrapportages.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau
• Een afgeronde opleiding in de richting van Bedrijfskunde of een vergelijkbare opleiding
• Afgeronde opleiding met betrekking tot Veiligheid, Kwaliteit, Arbo en Milieu (VKAM) of de bereidheid deze te volgen
• Ervaring met PIOFACH+, advisering en ondersteunende processen
• Ervaring met het opstellen van management- en voortgangsrapportages

Je bent een spin in het web die goed het overzicht kan bewaren, maar ook oog voor detail heeft. Daarnaast ben je oplossingsgericht en kan je je makkelijk aanpassen. Ook beschik je over sterke sociale en communicatieve vaardigheden, werk je graag samen heb je overzicht. In contact staan met de klant is immers een groot onderdeel van jouw functie.

Meer over Commando Materieel en IT

Je gaat aan de slag bij de afdeling Informatiebeheer (IB) vallend onder het Joint IV Center (JIVC) van Defensie. JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs.
Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

Als Senior medewerker Bedrijfsbureau Informatiebeheer verricht je jouw werkzaamheden binnen de afdeling IB. Deze afdeling ontzorgt de defensieonderdelen met het beheer van de informatiehuishouding. IB is onder de verantwoordelijkheid van de Defensieonderdelen, belast met het voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen van informatie. Op strategisch / beleidsmatig niveau ondersteunt IB rechtstreeks de CIO Informatiehuishouding in haar rol van procesmodeleigenaar Informatiehuishouding en de decentrale CIO’s van de Defensieonderdelen.

De afdeling Informatiebeheer bestaat uit het Hoofd en de afdelingen Dynamisch Informatiebeheer (DIB), Semi-statisch Informatiebeheer (SIB), Advies, Instrumenten en Functioneel Beheer (AIF), Publicatie- en Documentatiebeheer (PDB) en het Bedrijfsbureau (BB). Het BB is een klein zelfstandige sectie met zeven collega’s en voor deze sectie zoeken wij een medewerker.

Jouw standplaats is de Kromhout Kazerne in Utrecht. Een aantal locaties van DIB en SIB bevinden zich elders in het land.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).