Senior Management Ondersteuning

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 32,564 - 42,932; Full time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket

Ruimte voor persoonlijke groei

Bijdrage aan veiligheid van Nederland

Job summary

Een overheidsorganisatie in Utrecht zoekt een ervaren Senior Management Ondersteuning. De rol omvat het beheren van agenda's, onderhouden van contacten en coördineren van projecten. Vereisten zijn een MBO 4 diploma in secretariële richting en ervaring in een dynamische omgeving. Dit biedt een dynamische werkplek met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket inclusief salaris tussen €2.918,00 en €3.847,00 per maand.

Qualifications

• Ervaring als secretaresse of medewerker managementondersteuning.
• Bekendheid met administratieve processen.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

Responsibilities

• Beheren van agenda's van de commandant en MT-leden.
• Onderhouden van contacten met interne en externe partijen.
• Coördineren van kortdurende projecten.

Skills

Communicatievaardigheden

Organisatievermogen

Proactief werken

Multitasking

Education

MBO 4 diploma in secretariële richting

Job description

Senior Management Ondersteuning

Organisatie: Ministerie van Defensie – www.defensie.nl

Locatie: Utrecht

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren managementondersteuner die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten? Vind je het leuk om een cruciale rol te spelen in het ondersteunen van de commandant en het managementteam van de Defensie Beveiligings- en Bewakingsorganisatie (DBBO), in een dynamische omgeving die bijdraagt aan de veiligheid van Nederland? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!

• Het beheren en bijhouden van de agenda’s van de commandant DBBO en MT-leden, inclusief controle op het nakomen van afspraken.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen en fungeren als eerste aanspreekpunt voor de commandant DBBO.
• Het inschatten van de belangrijkheid en urgentie van binnengekomen correspondentie, het registreren en distribueren van de post en het initiëren van aanvullende informatie waar nodig.
• Het coördineren van kortdurende projecten (bijv. cursussen en bijeenkomsten), waaronder het versturen van uitnodigingen, het verzenden van stukken, het organiseren van facilitaire ondersteuning en het coördineren van administratieve werkzaamheden rond inschrijving en betaling.

Functie-eisen

• MBO 4 diploma in secretariële richting (MEAO).
• Ervaring als secretaresse of medewerker managementondersteuning en comfort in een dynamische omgeving.
• Bekendheid met administratieve processen, goed georganiseerd en in staat meerdere taken tegelijk te beheren.
• Goede communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands.
• Klanten gericht, proactief en met een flexibele werkhouding.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en dynamische werkplek in een maatschappelijk relevante organisatie.
• De kans om samen te werken met een professioneel team en een belangrijke bijdrage te leveren aan de beveiliging van Nederland.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
• Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, inclusief een goed salaris (IBBAD schaal 6) en pensioenregeling.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 24 maanden

Uren per week: 38 uur

Salaris: Maandsalaris €2.918,00 – €3.847,00

Overige arbeidsvoorwaarden

• Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers vakantiegeld en eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB bedraagt 16,33 % van het salaris.
• Het IKB kan gebruikt worden voor onder andere: het benaderen van woon-werkverkeer, een fiets voor persoonlijk gebruik, een computer of computerverzekering, accu/elektrische onderdelen voor een fiets, en de betaling van vakbondscontributie.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie; daarom zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan het binnen Defensie te vergroten.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze vacature:

JHT Moerbeek, MEd, Chef Staf DBBO/Plv C-DBBO
[e-mail]
0623823089

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

N. van der Stap, P&O Adviseur
[e-mail]
0623731541