Hoofd Frontoffice

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een Hoofd Frontoffice die dagelijks leiding geeft aan een zelforganiserend team op meerdere locaties. Je zorgt voor een professionele, klantgerichte afhandeling van vragen, wensen en klachten via mail, telefoon en persoonlijk contact.

Je beheert de dienstverlening, verbetert processen en creëert een omgeving waar medewerkers gemotiveerd en actief verbeteren. Reizen tussen locaties en coördinatie met leveranciers zijn onderdeel van de functie.

Qualifications

• HBO-opleiding in Facility management of gelijkwaardig.
• Minimaal 3–5 jaar leidinggevende ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ruime ervaring met verandertrajecten, coaching van teams en continu verbeterprogramma’s.

Responsibilities

• Leidinggeven aan het Frontoffice-team op drie locaties en zorgen voor een uitstekende service richting interne klanten.
• Coachen, inspireren en stimuleren van eigenaarschap en continu verbeteren binnen het team.
• Zorgen voor afstemming met leveranciers en waarborgen van afspraken en kwaliteit.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Kwaliteitsbewustzijn

Teamspeler

Plannen en organiseren

Netwerken

Leergierigheid

Education

HBO-opleiding Facility management

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Vakgebied Facilitair / dienstverlening

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als Hoofd Frontoffice zorg jij ervoor dat het team elke dag het beste uit zichzelf haalt om interne klanten een optimale servicebeleving te bieden. Defensiecollega’s met uiteenlopende informatievragen, wensen, klachten en verzoeken kunnen rekenen op een professionele en klantgerichte afhandeling via mail, telefoon en persoonlijk contact op de kazerne.

Met jouw team zorg je ervoor dat de dienstverlening soepel verloopt en dat afspraken met leveranciers worden nagekomen. Jouw belangrijkste doel is dat klanten zich écht geholpen voelen en tevreden zijn met het eindresultaat. Tegelijkertijd heb je oog voor medewerkerstevredenheid; je krijgt de ruimte en het vertrouwen om hier op jouw manier invulling aan te geven.

Als functioneel leidinggevende coach en motiveer je een zelforganiserend team op locatie. Je weet mensen te inspireren, stimuleert eigenaarschap en creëert een werkomgeving waarin continu verbeteren vanzelfsprekend is. Veranderingen binnen het Servicepunt Defensie weet jij doelgericht te vertalen naar de praktijk, waarbij je het team meeneemt en betrokken houdt.

De frontoffice werkt op drie verschillende locaties, wat flexibiliteit en bereidheid tot reizen vraagt. Voor de locatie Plein Klavermarktcomplex is geen parkeergelegenheid en is reizen met het openbaar vervoer aan te bevelen; voor de overige locaties is het beschikken over een auto noodzakelijk. De dynamiek en ontwikkelfase van het team vragen om een ervaren leidinggevende die richting geeft, mensen weet te verbinden en het team verder ontwikkelt binnen een veranderende en groeiende organisatie.

Wie ben jij?

Als hoofd van een Servicepunt team breng je de volgende competenties mee:

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren;
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid;
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering;
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking;
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen;
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk;
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling.

Wat neem jij mee?

• een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management
• minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie.
• ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma’s.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.762,00 - €5.411,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.
Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevr. L.H. Caspers, Operationeel Manager SP
[e-mail]
0610540868

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevr. S. van Eijk e, P&O Adviseur
[e-mail]
0682084080