Management Ondersteuner

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Part time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een georganiseerde secretariële medewerker die samen met een collega het management op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak ondersteunt. Je zorgt voor overzicht, documentatie en tijdige communicatie, met reizen naar verschillende regio's.

Je hebt een MBO-niveau en bij voorkeur een secretariële opleiding, plus uitstekende MS-Office vaardigheden en een servicegerichte instelling.

Qualifications

• Afgeronde MBO werk- en denkniveau; bij voorkeur secretari?le opleiding.
• Vaardigheid in de beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Affiniteit met centrale en decentrale overheden.
• Secretarieel (administratief) beheer en dienstverlening vereisten.

Responsibilities

• Je voert samen met een collega secretariële en administratieve werkzaamheden uit op basis van duidelijke afspraken en richtlijnen.
• Je handelt dagelijkse vragen, verzoeken en gesprekken zelfstandig af.
• Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en signaleert wanneer actie nodig is.
• Je zorgt voor verslaglegging en correcte documentatie.
• Je stelt routinematige stukken op en verzorgt standaard correspondentie.
• Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning.

Skills

Organisatie

Secretarieel werk

Prioriteiten stellen

Servicegericht

Education

MBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Facilitair / dienstverlening

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij degene die overzicht bewaart, vooruitdenkt en het management optimaal laat functioneren?
In deze functie ondersteun je samen met een collega het management op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Jullie zorgen ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Hou jij ervan om overzicht te creëren, zaken soepel te laten verlopen en anderen te ontzorgen? Krijg je energie van plannen, regelen en schakelen tussen verschillende taken? Dan zij wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

• Je voert samen met een collega secretariële en administratieve werkzaamheden uit op basis van duidelijke afspraken en richtlijnen;
• Je handelt dagelijkse vragen, verzoeken en gesprekken zelfstandig af;
• Je bewaakt de voorgang van werkzaamheden en signaleer je wanneer actie nodig is;
• Je zorgt voor verslaglegging en correcte documentatie;
• Je stelt routinematige stukken op en je verzorgt standaard correspondentie;
• Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning;

Je legt verantwoording af aan de manager Operatie FBD.
Je verricht werkzaamheden voor drie districtsmanagers die landelijk actief zijn. Dit betekent dat je ook aan het reizen bent.

Wie ben jij?

• Je bent georganiseerd, zorgvuldig en servicegericht.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en schakelt makkelijk.
• Je houdt van structuur, maar blijft flexibel als dat nodig is.

Functie-eisen
Afgeronde MBO werk- en denkniveau; bij voorkeur secretariële opleiding.

• Vaardigheid in de beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint.
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer.
• Affiniteit met centrale en decentrale overheden.

Bijzonderheden

• Veel zelfstandigheid en flexibiliteit
• Een prettige werkomgeving

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 12 maanden

Maximaal aantal uren per week 19

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.
Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van faciliteiten tot inkoop, van HR en medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevr. E.W.G. Traa, Hoofd Interne Ondersteuning
[e-mail]
0644129279

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: