Secretaris Stedelijk Museum Fonds

Stedelijk Museum Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 47,000 - 63,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris €4.255–€5.681 bruto/maand

8% vakantietoeslag

3,4% eindejaarsuitkering

ABP pensioen

Reiskosten OV vanaf 5km enkelreis

Gratis museumkaart

36-urige werkweek

Contract voor 1 jaar met intentie tot延

Job summary

Het Stedelijk Museum Amsterdam zoekt een Secretaris met notariële of juridische kennis voor 24 uur per week. Je verzorgt secretariële taken, plant vergaderingen, stelt jaarverslagen op en bewaakt notuleren en archiefwerk. Daarnaast voer je achtergrondcontroles uit en stel je overeenkomsten op in samenspraak met het juridische team.

Je beheerst Nederlands en Engels en werkt met MS Office. Een HBO-opleiding met relevante juridische ervaring is vereist.

Qualifications

• Minimaal HBO-niveau, bij voorkeur rechten.
• Relevante juridische kennis en ervaring.
• Affiniteit met fiscaliteit en financiën.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Secretariële taken voor het bestuur van het SMF plannen en voorbereiden, inclusief notulen en jaarverslagen.
• Uitvoeren en controleren van background checks op (internationale) schenkingen.
• Opstellen van standaard en niet-standaard overeenkomsten en coördineren met notaris / externe deskundige.
• Afwikkelen buitenlandse en interne schenkingen in overleg met betrokkenen en juristische afdeling.
• Coördineren van bijeenkomsten, voorbereiden benodigde stukken en archiefwerking.
• Administratieve verwerking van gegevens van begunstigers van het SMF.

Skills

Secretariële vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels

Education

HBO-niveau (bijv. rechten)

Tools

Microsoft Word

Microsoft Outlook

Microsoft Excel

Job description

Het Stedelijk Museum Amsterdam is dé plek voor moderne en hedendaagse kunst en vormgeving in Nederland. Met bekende namen in de collectie en spraakmakende tentoonstellingen zijn we al 130 jaar één van de best bezochte musea in Nederland.

Het Stedelijk Museum heeft een onafhankelijke steunstichting, het Stedelijk Museum Fonds (SMF), waarmee mensen die het museum voor de lange termijn willen ondersteunen zich aan het Stedelijk kunnen verbinden. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van periodieke schenkingen, geoormerkte schenkingen, fondsen op naam en nalatenschappen. Het Stedelijk Museum Fonds heeft een onafhankelijk en onbezoldigd bestuur. Het bestuur besluit hoe deze fondsen verdeeld worden. Het doel van de fondsen zijn aankopen, restauraties, onderzoek, educatieve projecten en het mogelijk maken van tentoonstellingen.

Het Stedelijk Museum zoekt ter ondersteuning van het Stedelijk Museum Fonds een:

SECRETARIS met notariële of juridische kennis

24 uur per week

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van secretariële taken, bijvoorbeeld voor bijeenkomsten van het bestuur van het SMF. Je plant de vergaderingen en bereidt de stukken voor, zoals bestuursrapportages en notulen. Je stelt jaarverslagen op en coördineert allerhande organisatorische, secretariële en administratieve zaken voor het SMF.

Daarnaast controleer je of (internationale) schenkingen legitiem zijn door middel van achtergrondchecks. Je stelt overeenkomsten op en handelt notariële aktes af, waarbij je de afwikkeling, ondertekening, verwerking en archivering bewaakt. Dit alles in rechtstreeks contact met de begunstigers en waar nodig in afstemming met de afdeling juridische zaken van het museum. Mocht er in ons beleid omtrent schenkingen een update nodig zijn, dan bedenk jij nieuwe strategieën en handelswijzen.

Concreet verricht je de volgende werkzaamheden:

• Uitvoeren, monitoren en actualiseren van ons schenkingsbeleid
• Achtergrondcontroles uitvoeren
• Opstellen van standaard overeenkomsten, niet standaard overeenkomsten en samenwerking met notaris en/of externe deskundige bij het opstellen van notariële aktes incl. afwikkeling, ondertekening, verwerking, archivering; dit in rechtstreeks contact met de begunstigers
• Afwikkelen internationale schenkingen met organisaties waarmee wordt samengewerkt
• Verzorgen van secretariële/administratieve taken t.b.v. bijeenkomsten van het bestuur van het SMF, planning bijeenkomsten, voorbereiden van benodigde stukken, waaronder bestuur rapportages en notulen
• Opstellen jaarverslagen
• Coördineren van overige organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het SMF
• Administratieve verwerking van alle relevante gegevens van de bestaande, potentiële en nieuwe particuliere begunstigers van het SMF

We zoeken een ervaren secretaris met een relevante opleiding op (minimaal) hbo-niveau, bijvoorbeeld rechten. Je hebt relevante juridische kennis en ervaring, affiniteit met fiscaliteit en financiën en je bent eager om de actuele juridische ontwikkelingen en fiscaliteit met betrekking tot kunst en musea te volgen en toe te passen. Ten behoeve van een soepele besluitvorming weet je, waar nodig, betrokkenen diplomatiek maar ook beslist aan te spreken. Je bent gewend eigen verantwoordelijkheid te nemen en zelfstandig een secretariaat te voeren.

Je beheerst het Nederlands en Engels goed en werkt vaardig met Microsoft Office-programma's, met name Word, Outlook en Excel.

• Een aanstelling voor een jaar met de intentie om deze te verlengen
• Een mooi salaris van min. € 4.255 en max. € 5.681 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 11 conform de Museum CAO)
• Een vakantietoeslag van 8%
• Een eindejaarsuitkering van 3,4%
• Een gratis museumkaart met onbeperkte toegang tot 450 collega musea in Nederland
• Een goede pensioenregeling bij het ABP
• Volledige OV- reiskostenvergoeding vanaf 5km enkele reis
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in een fijne werkomgeving

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Kyra Wessels, Directeur Stedelijk Museum Fonds, via [e-mail].

Wij nodigen je van harte uit om uiterlijk 27 november 2026 via de sollicitatieknop te solliciteren. Na de sluitingsdatum zullen wij alle sollicitanten zorgvuldig en objectief beoordelen.

Sollicitaties die per mail binnenkomen worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.